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提升工作效率，6款文档协作工具横评
来源：商刻
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简介：为了提升工作效率，文档协作工具也到了开始普及的阶段。不过很多人可能对文档协作工具的选择和使用感到很棘手，商刻为你分享的这篇文章，从五个纬度对6种工具进行测评归纳，供大家参考。
　　目前信息爆炸，不少人都面临着信息过载及交流不便的问题，越来越多的企业和个人开始选择文档协作工具进行信息管理。效率总是越来越高的，正如我们一开始淘汰纸笔而选用电脑记事，文档协作工具也到了开始普及的阶段。
　　普及文档协作的理由？效率更高，逻辑更清晰，收集更简单，让我们在信息的汪洋大海总有一处容身之所。
　　不过很多人可能对文档协作工具的使用感到很棘手，商刻为你分享的这篇文章是截止到2016年3月为止，对几种工具进行的测评归纳，供大家参考。同时，需要指出的是，市面上的文档协作工具还有很多，本文只挑选其中6款进行对比分析，如对新产品有所疏漏，还请见谅。
共通路线：
　　1、如果你用了什么乱七八糟的小公司的文档协作，最好把它卸了。
　　2、你需要先学习一些基本的知识管理知识
　　3、先选取目前的知识，尝试整理，日后再不断迭代。
　HAPPY END：Quip
　　Quip是唯一一款可以对每一行文本建立聊天流的工具，并且Quip可以方便地记载任何人在任何地方的更改并可随意回退。我司之前用的就是Quip，后来由于网络性能实在过差，甚至无法上传图片和同步，不得已迁移。
　　评测：
　　整理：多级目录分类，但权限管理是按照子文件夹细分，导致混乱。
　　编辑：网络性能极差，有时不能流畅输入，图片和附件上传失败率超过50%；编辑器与其他文档软件不兼容，复制粘贴格式错乱。
　　协作：最好的协作方式，做的每一个修改都会显示在左侧边栏可随时撤回，可以对选中的每一行文本进行讨论，还可以@任何一位成员，支持同时多人编辑。
　　分享：在多级文件夹结构下，可以对任意一个文件夹进行权限管理，造成的结果是，使用起来的成本很低，但后续对权限几乎无法管理&&我可能拥有好几个不同的细分子文件夹权限，但他们完全不成体系，每个人的权限都支离破碎。
　　客户端：移动端没有做中文适配，PC端性能极差，同步困难并有时无法流畅输入。
　　GOOD END 1：Office 365
　　Office365是一系列办公套件，其中的文档协同编辑功能，即可以线上编辑，又可以直接调用office进行编辑，可惜在实现同等功能的情况下，office365性能实在太差，不得已放弃。
　　评测：
　　分类：多级目录分类，搜索较为方便。
　　编辑：可以跳转到桌面版office编辑，也可以用office onlion编辑，官方编辑器。
　　协作：协同编辑与google doc不相上下，但同样网络性能差，office365要甚于google。
　　分享：如果使用office365的邮件服务，那么可以非常便捷地进行分享，并可设置权限群组。
　　客户端：几乎只有Web端。
　　GOOD END 2：Google Docs
　　Google Docs是世界上最好用的协同excel编辑器，如果几个同事希望就一个项目进行统计，或就一个客户名单进行更新，用这个工具再好不过了。Google Docs是唯一可以实现运算、排序、筛选的在线表格工具。
　　评测：
　　分类：多级目录分类，搜索较为方便。
　　编辑：编辑较为方便，与一般笔记软件自建笔记不同的是，可以一键上传office文档并在线编辑。
　　协作：几乎是协同excel编辑的唯一选择，excel竟然可以多人编辑还带运算功能，简直黑科技。
　　分享：google账户协作非常方便，可以配合邮件组管理，但要求对方也有gmail。
　　客户端：几乎只有Web端。
　　NORMAL END 1：为知笔记
　　为知笔记给人的感觉就是简单可依赖，和文件夹一样的多级目录，每个文档都作为单独文件保存可打开，编辑器可以容纳一切格式的文本。直到今天，为知笔记都是我在使用的知识管理工具。
　　评测：
　　整理：多级目录分类，逻辑清晰。
　　编辑：全html编辑模式，优点是支持一切制式，缺点是很难将精力聚焦到内容。
　　协作：不可多人同时编辑，也无法看到可视化的编辑历史，只能依靠时间版本恢复；可以在单独的笔记纬度开启群聊。
　　分享：无法权限管理。
　　客户端：全客户端支持。
　　NORMAL END 2：印象笔记
　　对印象笔记真是爱恨交织，由于信任印象笔记的大牌，并进行过体验，于是在Quip面临巨大问题时推荐公司使用印象笔记。然而，印象笔记的个人版虽然好用，但企业版的分享功能却有诸多问题：第一是无法设置权限组，而是需要对每个员工挨个输入邮箱进行笔记本分享，非常辛苦；第二是协作时的聊天功能坑爹，无法修改群聊昵称，所以总是一堆邮箱开头的群聊让人眼花缭乱；第三是对早期mac适配不好，早期mac同步经常失败。
　　评测：
　　整理：只能使用一级目录分类，无多级标题；但搜索强大可搜到图片中的文字，mac上可用spotlisht搜索。
　　编辑：网络性能最优秀，上传附件图片很方便；可一键简化格式，便于梳理逻辑。
　　协作：不可多人同时编辑，也无法看到可视化的编辑历史，只能依靠时间版本恢复；无法以笔记为纬度开启群聊，而是需要在单独的群聊模块中分享笔记，并且这个群聊还无法设置昵称，只能输入邮箱邀请。
　　分享：在企业笔记中，无法设置不同的权限组，只能对每一个人进行笔记本权限的分享设置，这太痛苦了。
　　客户端：拥有各种客户端，并且有各种小工具便于使用导入，包括悦读（网页摘录）、墨笔（ipad手写笔记）、圈点（截图工具）等。
　　DEAD END：石墨
　　石墨不适合知识管理，也不适合一群人进行表格协作。但如果你需要和一个同事以外的人进行协作，石墨或许是一个选择。扫码即可登录，简单可依赖的在线协同编辑，优秀的设计UI。反正我经常给人交稿，都是用石墨写了，发给对方一个Word和石墨链接，便于一起协作编辑。
　　整理：多级目录分类，但权限管理是按照子文件夹细分，导致混乱。
　　编辑：要求在线才能编辑，整体编辑器较为方便，拥有大中小标题功能。
　　协作：可以方便地多人协同编辑，并可方便地分享链接给他人。
　　分享：没有明确的用户权限管理，但可以方便地添加用户权限和分享链接。不适合大公司做文档管理，但适合新媒体团队做协作或是一些个人需求。（比如交稿）
　　客户端：移动端、微信端全适配，但无PC端。
　　想了解印象笔记个人版相关功能，推荐学习：
　　作者/黄席盛，文章为作者独立观点。
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南开大学毕业，产品经理
零基础学产品，BAT产品总监带，2天线下集训+1年在线课程，全面掌握优秀产品经理必备技能。
每个团队都有协作办公的需求，对协作类工具的需求也比较强烈。为满足这一需求，国内外陆续涌现了很多协作类工具，涵盖文档协作、项目协作和企业内即时通讯等各个方面。现在就给大家介绍几款目前国内外最实用的团队协作工具，这些工具对提高团队协作工作效率非常有益。
一、文档协作工具
文档协作是很多公司都会有的一个需求，通过文档协作，可以有效提高团队方案讨论、协作撰稿和校稿等工作的效率。
是一款富有设计内涵的在线协作文档，简洁、轻便是它给人的第一印象。
石墨文档支持多人协作编辑一个文档。在多人同时编辑同一个文档时，你可以通过浮动的头像实时看到其他人的编辑过程。细节评论功能是石墨文档的另一个特色功能，你可以对文档的细节内容进行评论，大家可以一起参与讨论，这非常适合产品和运营团队用来讨论方案和撰写周报等。
所有文档都是实时保存在云端的，你可以随时随地查看、编辑和分享文档，也可以查看文档的编辑历史。此外，石墨文档还支持将文档导出为Word、JPG和PDF格式的文件。石墨文档目前同时拥有Web端和微信端。
Google Docs
是一套在线办公软件，包括在线文档、表格和演示文稿。
Google Docs允许多人同时在线编辑和更新同一个文件。协作编辑时，也可以实时看到其他成员编辑的内容。系统会自动保存每次编辑修改的内容，这样你就可以查看谁在什么时候做了什么修改。
Google Docs的编辑功能也非常便捷，只需点击工具栏里的按钮，即可快速完成文字加粗、加下划线、缩进、更改字体和单元格背景颜色等操作。此外，你还可以将文件轻松导入和导出Google Docs。
作为一款老牌在线办公软件，Google Docs的功能较为齐全，用户群体也非常广泛，用户数超3亿。
是一款国外的支持团队协作的文档处理工具，允许多人同时在一个文档里编辑。和其它文档公交相比，Quip有两大特色功能，一是它有即时通讯功能，在多人协作编辑时如果有问题需要沟通，可以直接与其他协作者在线交流；二是支持离线编辑，连网之后内容会自动同步。
Quip支持从Dropbox、Google Docs和Evernote等平台导入文档，也允许将文档导出为Word、Excel和PDF格式的文件。Quip目前拥有网页端、iOS和Android应用。Quip的基础功能免费，高级功能需要付费。
二、项目协作类工具
是一款轻量级的协同办公工具，团队成员可以用它来创建和分配任务，并跟踪任务进展情况。
Trello由三个基本元素构成：看板（Board）、任务列表（List）和任务卡片（Card）。所有任务列表都展示在看板上，代表每项具体任务的任务卡片都展示在任务列表里。你可以根据需要创建不同的任务列表，也可以根据每个任务的完成情况将任务卡片挪到不同的任务列表里。
每项任务都可设置由哪位或是哪几位成员来完成，确保每个成员都分工明确。在所有协作类工具中，Trello应该是最早使用“看板”的。Trello定位在水平化，服务人群比较广泛，既适合用作中小团队的办公协作工具，也可以用作个人的任务管理工具。
是一款团队任务管理工具。正如Asana的slogan “Teamwork without email”所说的一样，Asana的目标是将自己打造成可替代邮箱的更为高效的团队任务协作工具。
在Asana里，你可以直接创建任务，并为任务添加协作者，确保分工明确。大家可以直接在任务下面评论或者添加附件，关注任务的其他成员能实时看到，无需再通过邮件反复沟通，提高了任务沟通的效率。为确保任务按时完成，你可以任务设置的deadline，任务完成后直接勾选。
在Asana里，你关注的所有项目和任务的最新动态都会自动显示在收件箱里。每条信息在读完之后可以通过标记的方式自动归档。你创建的所有任务及任务沟通历史都可以轻松搜索到。Asana目前有网页端和iOS/Android应用。
Teambition
是一款基于云服务的项目协作工具。创建一个项目后，你可以通过“任务板”、“分享墙”和“文件库”等功能模块来管理项目。
在任务板上，你可以创建任务并和团队成员一起推动任务进展，还可以根据任务进展来拖拽任务。在“分享墙”里，你可以和团队成员分享和沟通想法。通过“文件库”，你可以将文件共享给大家。如果你是项目负责人，可以利用“回顾”功能快速了解每一个成员的工作进展。一旦你参与的项目有新进展，你能自动收到消息通知。所有这一切，都有效提高了团队项目协作的效率。
Teambition目前既有网页端，也有Mac/Windows客户端和iOS/Android应用。
是一款主要面向中小团队的协同办公工具。它的核心是以任务看板的方式来展现团队内部的信息以及任务分工安排，从而有效解决团队之间项目协作效率低下的问题。
你可以从列表、标签、时间、成员等不同维度来管理项目。通过日历视图，你可以轻松查看任务进展；团队成员也可以在worktile里轻松共享文件资料和进行在线讨论。
Worktile同时拥有网页端、iOS和Android应用，服务完全免费，而且不限团队人数和存储空间。
三、团队内部沟通工具
应该是今年最火爆的企业内部沟通协作工具了。Slack刚成立一年多，今年4月刚融资1.6亿美元，估值高达28亿美元。
Slack 的目标是：将公司内部所有沟通方式整合到一个地方。
Slack有即时通讯功能，你可以和团队成员直接沟通。此外，Slack还整合了80多款工具产品，包括邮件、
IM、Asana和Github等，将这些工具收到的信息整合到Slack，这样公司内部的所有沟通都能在此完成。此外，Slack还整合了文件分享系统，公司内所有的共享文件，包括共享在Slack、Google Docs和Dropbox里的文件，都能通过内置搜索工具搜索到。
Slack既有网页端也有移动端，可以跨平台使用。
是一款团队协作沟通工具。公司可以通过瀑布IM的频道和分组功能将公司部门分组原封不动的搬到瀑布IM上，使用门槛比较低。
除了具有普通IM工具拥有的即时通讯功能外，瀑布IM最显著的特点在于它整合了很多第三方工具，包括Tower、Asana、Worktile、Teambition和Evernote等40多款工具，帮助用户在这一个地方就能完成所有的沟通，不需要在各种IM工具中往返切换，提高了团队沟通的效率。
此外，用户还可以在瀑布IM里共享文件、置顶频道、添加链接、标注需要注意的重要事项等。
四、文件储存和共享工具
Dropbox是一款在线云储存工具，主要专注于文件的储存、同步与共享。
将文件放入Dropbox里的文件夹后，文件会被自动同步到云端，你在任意设备上登陆Dropbox都可以访问和编辑这些文件。如果在一台设备的Dropbox里修改文件，文件在所有设备的Dropbox里都能实时更新。此外，你还可以将Dropbox文件夹里的文件与其他用户分享。公司和团队内部可以用它来共享文件资料。
Dropbox提供2G免费储存空间，要想获得更多空间，有两种选择，一是通过邀请他人使用来免费获取更多储存空间；二是付费购买。
是一款云端的文件储存和共享工具，支持文件的同步、备份和共享。安装快盘后，你可以将文件放进指定文件夹，文件会被自动同步到你所有装有快盘的设备中。如果文件内容有变动，文件在所有设备的快盘里都能实时更新。所有文件都是实时储存在云端的。
你可以将快盘里的文件轻松共享给其他团队成员，并可以设置文件权限。文件内容一旦有改动，其他成员能立即看到，而且文件的所有修改历史都可以轻松查看。金山快盘比较适合用来在团队内部共享资料和协同办公。金山快盘提供100G的免费空间，扩容则需要付费。
上面分享的协作类工具所提供的服务都是基于云端的，方便大家随时随地与团队成员协作办公，有效地提高了团队协作的效率。
本文由 @springfield 原创发布于人人都是产品经理 ，未经许可，禁止转载。
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