如何写好公文？&———《公文写作培训讲座》
公文写作专题讲座（一）
一．公文的基本涵义
公文,是指法定的社会组织或法人处理公务使用的具有法定效力和规范体式的公务书。它是国家所有机构从事管理和处理事务的一种重要工具。
&& 各行各业、各级部门要做到上情下达、下情上达、政令畅通,实现有序高效的全面管理,都离不开公文。公文的质量反映出管理的水平，并直接影响到管理的成效。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》中,规定的行政公文有13种,即命(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，规定的党内机关公文有14种：（一）决议（二）决定（三）指示（四）意见（五）通知（六）通报（七）公报（八）报告（九）请示（十）批复（十一）条例（十二）规定（十三）函（十四）会议纪要。
&& 除这些由国务院和党中央发文规定的公文之外,还有不少通用的普通公文如办法、制度、方案、总结、计划、领导讲话、调查报告、简报等。公文不同于任何文学作品和一般文章,它的作者、文体规格、所涉内容和语言表达方式都是特定的,具有法定性、强制性和约束性。要写出规范的公文,发挥公文应有的作用,就应当了解公文的有关问题。
&& 怎样才能写好公文,我的体会主要是:
熟悉政策精神,明确领导意图,切合工作实际,
符合文体要求。
二．公文的格式内容和撰写
规定公文的文面格式一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附注、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关及印发时间、印发份数等组成，这些内容分属于公文的眉首、主体和版记三部分。明确它们各自的具体内容和位置，安排公文的格式和撰写其内容就不难了。
（一）眉首部分的格式安排和撰写
&& 眉首，也称版头、文头。内容包括发文机关标识、发文字号、文件份号、签发人、秘密等级、缓急程度等。
１、发文机关标识。即发文机关的名称加上“文件”两字，如“国务院办公厅文件”、“成都市西汇城市建设有限公司文件”, 就是文件标识，其位置在版头居中。联合行文，主办机关排列在前。
2. 发文字号。
&& 发文字号由机关代字、发文年份、发文序号组成，如“国办发〔２００8〕１８号”。“国办发”就是国务院办公厅发文的代字 ,“〔２００8〕”就是年号 ,“18 号”就是当年发文的顺序号。发文字号的位置在文件名称之下，版头反线之上居中。联合发文，只标明主办机关发文字号。
3. 文件份号。
&& 是指发出同一公文份数的顺序编号。一般用于有密级或需要回收的公文，其位置在版头的左上角。
4. 签发人。
《国家行政机关公文处理办法》规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名”。如请示、报告等上行文就应写上签发人，其位置在发文字号右边。请示还应当在附注处注明联系人的姓名及电话。
5.秘密等级。
&& 公文密级分为绝密、机密、秘密三等，标明密级的位置在版头右上角。如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
6．紧急程度。
&& 紧急程度是对公文传递和办理时间提出的要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明
“特急”、 “急件”。其中电报应当分别标明
“特提”、 “特急”、 “加急”、 “平急”。紧急程度在文件版头右上方标明。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
（二）主体部分的格式安排和撰写
主体部分的格式内容：包括公文标题、主送机关、正文、附注、附件、发文机关、发文时间、印章等。
1.公文标题。
&& 在版头红色反线下居中位置。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。它由发文机关名称、事由、文种三部分组成。如《XXX公司关于执行2008年党风廉政建设责任制情况的自查报告》，发文机关名称为“XXX公司”，事由为“2008年党风廉政建设责任制情况自查”，文种是“报告”。批转性公文的标题是由批转机关名称、被批准文件的名称和文种组成，如《国务院批转财政部等部〈关于完善省以下财政管理体制有关问题意见〉的通知》。转发性公文的标题是由转发机关名称、被转发文件的名称和文种组成，如《XX公司转发XX市质量技术监督局〈关于在全市企业开展质量技术检查月活动的通知〉的通知》。
2.主送机关。
&& 主送机关也称受文机关，其名称的位置在标题之下，正文之上，从左顶格书写。下行文中的普通文件，主送机关往往较多，一般不写各下级机关的全称，而写统称。上行文一般只有一个主送机关，多头主送会造成责任不明、互相推辞。
&& 这部分是公文的主体，集中表达公文内容之所在。正文的内容一般包括说明行文的依据和目的，阐述具体问题和提出具体要求或解决办法。其结构形式一般为条款式和篇章式。
&& 公文如有附注(需要说明的其它事项)，应当加括号标注。居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。
&& 附件是指附属于主件的文件或相关资料。公文不一定都有附件。如有附件，应在紧接正文的左下方注明附件的名称、数量和顺序。
6. 成文时间。
&& 成文时间以领导人签发的日期为准，联合发文以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报文件以发出日为准。成文时间一般书写在发文机关名称下面
但有些特殊的公文可将成文时间写在公文标题的下面，如会议纪要、决议等。成文时间用小写汉字书写。
7. 加盖印章。
&& 公文除会议纪要外，都应加盖印章。几个机关联合发文，将主办机关排在前面。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文 2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(三)版记部分的格式
&& 版记的格式内容主要包括主题词，抄送机关和印制单位，印制时间和份数。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
1.主题词。
&& 规定公文均应标注主题词。主题词是揭示文件主要内容的规范词，由反映文件的主题概念和规范化名词、词组和文种组成。主题词的作用是便于机关文件的立卷归档和计算机检索文件。例如，《国务院办公厅关于暂停撤乡设镇工作的通知》，其主题词为“体改、暂停、撤乡、设镇、通知”。国务院办公厅在1988年12月公布了主题词表，将主题词分为15类：（1）计划、经济、体改；(2) 公交、能源；(3) 城乡建设；(4) 农业、林业、水利；(5) 财政、金融；(6) 商业、外贸；(7) 外交、外事；(8) 公安、司法；(9) 民政、劳动人事；(10) 科技、文教、卫生；(11)军事、国防；(12) 秘书、行 政；(13) 综合、党团；(14) 区域；(15) 世界各国及地区。每个类别列词若干个，总词数为786个。向国务院报送公文时，应严格使用国务院公文主题词表所列主题词。其他各级机关上报公文时，也要在上级机关制定的主题词范围内标引。&&
抄送机关。
抄送机关是公文涉及的需要了解公文内容或协助处理公文内容的有关机关，名称列在主题词下边的位置。
印制包括文件制发(翻印) 单位名称、制发(翻印)日期和印刷份数。制发(翻印)单位名称写于文件末页下端反线下左边，印发时间写在右边，印数写在制发时间下边。
&& 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm&297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
公文的语言要求
&& 制发公文的目的是为了解决公务中的各种实际问题，公文发挥的是其实用和实效作用。因此，公文的语言要符合其文体特性，体现出准确、简明、朴实、得体的语体风格。
&& (一)准确&&
&& 所谓准确，就是客观地表述问题，恰如其分地遣词造句，做到辞意相符。公文语言若出现语焉不详、模棱两可或辞不达意的问题，就易产生歧义，造成不良后果。撰写公文时，既要在语言上符合语法规范，更要注意表意的针对性和分寸感。
&& (二)简明
&& 所谓简明，就是简明扼要。写公文应开门见山，直接了当，言简意赅，不穿靴戴帽，不繁冗杂芜。这样才便于受文者接受和执行。要做到简洁，就必须摒弃空话、套话，力戒浮词冗言，善于突出问题的关键，集中表述当说的问题，可说可不说的尽量免去，不必说的则一句不要。
所谓朴实，是指公文语言的朴实无华、深入浅出、平易通俗。刻意渲染和藻饰于公文的实际作用无补，反而会削弱公文的庄重性。要体现朴实，撰写公文时应以直陈的叙述方式为主，兼用说明、议论，不宜用描写和抒情方式。所用词语平实，不用夸张、拟人等艺术修辞的方式。
(四)得体&&&
&& 所谓得体，是指公文语言应符合文种体裁、行文关系和行文目的的需要。公文种类各异，均有自己的文体特点、行文对象和不同的作用，故行文时语调、语气也各不相同。下行文多具权威性、指令性、规定性，上行文多具汇报性、请示性，平行文多具协商性、交流性。行文的地位和需求不同，其语言必须得体。否则，上、下及平行的公务关系就难以协调，直接影响到公文的效率。
常用公文写作
&& 主要讲常用的决定、通知、通报、请示、报告、函、工作总结的写作方法和要求。
（一）决定
&& 1．决定的概念
决定是对重要事项或重大行动作出决策和安排的一种公文。决定可用以颁布重要的政策或规定、安排重大的工作或活动、告知重要的问题和宣布重要的奖惩措施。国家领导机关及地方中、基层领导机关都可以使用这种公文。
&& 2．决定的写作
决定正文的结构一般由前言、主体、结语三部分组成。
写这部分应开门见山地概括决定制作的原由和根据，简明扼要地讲清为什么行文、根据什么行文，指出行文的目的。
这部分是全文的实际内容所在，务必写明决定的具体内容。决定涉及的问题大多重大，范围较广，相关的政策、规定和举措较多。因此，写这些内容时，应紧紧围绕决定的主要命题，按照决定内容的主次作用和逻辑关系来谋篇布局，划分层次段落。内容较多、篇幅较长的决定，宜用条款式行文或序号标题分述式行文这样才会使决定内容井然有序，重点突出，层次分明，看起来一目了然。
这部分不是所有的决定都需要写。有的决定正文将有关的条款写完就结束全文，有的决定则在正文后针对决定的内容提出贯彻决定的要求和希望，或对规定作简要说明。需要写结语的决定则写，并要注意简短，以免画蛇添足。
（二）通知
1．通知的概念
通知是用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行事项、任免和聘用人员的一种公文。通知的用途很广，使用频率很高。
按通知内容要求和作用的不同，可分为法规性通知、工作性通知、批转性通知、转发性通知、知照性通知等、会议性通知。
下面重点讲工作性通知。
工作性通知的写作
工作性通知，就是上级机关要求下级机关办理和需要周知或共同执行的工作任务的通知。
写工作性通知，关键是把握住它的规定性这一特点，即针对要求下级机关办理的某一件事，作出明确的规定，以期达到预定的目的。下级机关明确了该做什么、怎么去做、达到什么要求的问题，就会按上级的意图开展工作。工作性通知的正文一般由缘由、事项、结语等部分组成。
（1）缘由。
无论是上级机关对下级机关布置某方面工作的通知，还是要求执行某项任务、办理某件事的通知，正文的开头部分都应先写明原缘，即为什么要下级完成某事的理由或依据。
（2）事项。
事项是事项性通知的主体和核心部分。这部分要完整、具体地体现出上级机关下达事项的意图，写作时不能笼统、抽象或事无巨细、杂乱无序地表达。事项多的可以分项说明。各项之间有内在联系的，应按关系或逻辑关系来安排先后顺序；没有内在联系的，则按主次轻重或区别性质来并列安排，总的布局要合理。
（3）结语。
不是所有的工作性通知都有单独的结语部分。结语的内容一般为“以上通知事项，望认真执行”、“以上通知的各项任务，请按时完成，并将完成情况书面报告我们”之类的常用语。有些工作性通知在事项部分末句写上了这类用语，就不必专门写这样的结语了。
（二）通报
.通报的概念
通报是用来表彰先进、批评错误，传达上级的重要精神或有关重要情况的公文。表彰性、批评性通报主要用于宣传、教育，从正、反两方面为人们提供认识的典型；情况性通报主要用于上级精神，重大问题、重要情况的普遍告知。
表彰性通报的写法
表彰性通报的正文一般分为三个部分。第一部分写被表彰机关或人物的事迹，这部分的内容是行文机关写通报的依据，是通报全文的基础，体现着被表彰事实本身的价值和意义。因此，应将这部分写得具体实在，既扼要侧重又清楚明了。写作时，采用记叙的方式，将基本事实包括的单位或个人、时间、地点及事件的发生、经过和结果归纳性地表达出来，突出关键事实和重要情节，略写不必要的过程和次要细节，做到线索清楚，主次分明，详略得当。第二部分对表彰的事迹的意义影响进行结论性的简明归纳，语言要概括、准确。第三部分提出表彰决定和学习的号召。有的公文将这部分的内容分为两部分来写，表彰决定为一部分，学习号召为另一部分，成为递进的两个层次。这样的结构安排也是合理的。表彰决定的内容往往不止一项，有精神鼓励的、有物质奖励的、有晋级记功的，要根据具体情况，将表彰的内容如实写出。“学习号召”这部分不能写成空洞的口号，也不应机械地“就事论事”号召大家学习。如通报表彰的是奋不顾身、勇救落水儿童的英雄，就去号召大家争做这种英雄，这是不切实际的，应该号召大家学习和发扬英雄见义勇为、无私奉献的精神，在平凡的工作中为本单位的发展，为国家的振兴作出应有的贡献。
批评性通报的写法
批评性和表彰性通报的性质截然相反，但它们的行文结构方式是基本一样的。批评性通报的正文一般也分为三个部分。第一部分写被批评的错误事实，这部分不能一笔带过或虚写，应写出错误的经过、结果和不良影响。第二部分概括性地指出问题的性质、严重性和造成事故的原因。第三部分提出处理决定和防止类似错误发生的办法，或提出警告性和儆戒性的普遍希望。
以上表彰性和批评性通报的写法都属于直叙式的写法。如写转述式的表彰或批评通报，则应注意:
转述式通报因通报的事实要作为附件一并发下，故正文第一部分只简略地写出事实，不再复述经过、结果和影响，而让受文单位从附件中去了解具体情况；第二部分、第三部分则按直叙式表彰通报或批评通报的写法处理。
4．情况通报的写法
情况通报主要用于重大、重要情况的通报，其正文一般由两部分组成:
第一部分集中介绍有关情况的现状和影响；第二部分为分析结论或处理建议，这部分要体现出行文机关对所介绍情况的态度、意见或如何对待的具体措施。不是所有的情况通报都要写这些内容，有的只写上级的态度、意见，另文写具体的对待措施。怎么写，需要根据行文机关的意图和实施步骤来定。
写通报应该注意的问题
（1）通报具有表彰、儆戒和传达重要情况的作用，故拟写通报的事实应抱着实事求是的态度，不允许虚构和歪曲。
（2）叙述事实经过，应抓住能够定性的事实来写，不必写非本质的细枝未节，忌内容繁杂、语言罗嗦。
（3）无论表扬、批评，还是传达重要情况，对问题的分析都必须客观中肯，结论要公允正确、恰如其分，浮夸美饰和有失偏颇都会造成不良后果与影响。
（4）表彰的决定、批评的处理措施和对重要情况的处理意见都要写得明白无误，不能含糊其词，更不能模棱两可，否则就难以发挥表彰、儆戒和解决问题的作用。
（三）报告
报告的概念
报告是用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。在上行文中，报告最能体现出“下情上达”，上级机关对这种公文是特别重视的。报告是陈述性公文，在中、下级机关中普遍使用。
报告的作用
报告的作用是向上级机关汇报工作、反映情况，提出对进一步开展工作的设想和意见，使上级机关及时了解、掌握情况，在指导下级机关的工作时有所依据和参考。报告还用于回答上级机关的询问和报送文件与物件。
报告的写法
报告的标题由三部分组成: 发文机关、事由、文种。
报告的正文一般由前言、主体、结尾三部分内容组成。前言部分往往是说明写此报告的原因、根据或报告内容的中心问题和梗概。主体部分展开报告的具体内容，即对某一工作或情况进行回顾总结，说明其目前的状态，肯定成绩，指出存在的问题。结尾部分针对现状、存在的问题，提出对今后工作的设想、意见及具体措施。
报告正文结束后，要写上结语“特此报告”、“以上报告妥否，请批示”、“以上报告如无不妥，请批转各地”等。如果上级不作批示、转发，该报告只是供上级机关掌握情况参考。如果上级领导机关批准转发，则成为上级机关文件的内容，具有法规性、规定性或约束力。如，《&&省物价局、财政厅关于第三批取消或降低标准的行政事业性收费项目的报告》，一经&&省政府批转，该报告就成了通知的组成部分，并具有文件的规定性，各受文单位必须按该报告里的有关规定执行。报告落款处写上发文日期。
4.写报告的基本要求
(1)坚持实事求是的原则，反对报喜不报忧。向上级汇报工作，有成绩写成绩，有错误写错误，有问题反映问题，不能文过饰非，夸大成绩，减少错误或隐瞒不报。反映问题并提出建议的报告也要符合客观实际和工作需要，不能以偏概全或搞形式主义，要向上级提供真实可靠、有决策参考价值、能推动全局工作的情况和建议。
(2)报告的内容要突出事实。主要让事实来反映是非优劣，不能空洞抽象地写做了什么工作，写问题也要具体准确，反映出实质，不能只写表面现象和印象。失误、存在问题的主观原因是什么，新的措施和对策、建议是什么，都应有条理、符合逻辑关系地安排和撰写。
(3)报告中不应夹带请示事项。
（四）请示
1．请示的概念
请示，是下级机关向上级机关提出要求，请上级机关给予指示或批准的公文。下级机关一般需要请示的问题有:
对有关方针、政策、指示、法令中不了解的问题；工作中发生重大问题和原无规定难以处理的问题；由于本单位、本地区的特殊情况而造成的难以处理或需要变通处理的问题；不在本单位权限范围内，须经上级批准后方可决定的问题等。对以上问题，下级机关应以请示的文种向上级机关行文，但在不少地区的机关中，特别是一些基层机关，常用报告代替请示或将两种文体混淆使用。例如，
&&区人民政府《关于追加扶贫经费的报告》。再如，XX公司《关于修建员工活动中心的请示报告》，该文名称出现的“请示报告”混淆了文种界限，按公文管理的办法，这是不允许的。
请示的写法
请示由标题、正文和落款构成，其写法如下：
请示的标题由发文机关、事由、文种组成。如《成都市西汇城市建设有限公司关于打造郫县家居装饰建材商业圈的请示》
请示的正文一般由请示理由(问题)和请示事项两部分构成。
请示问题的理由。这部分写明请示的问题并陈述理由。请示的要求一般从标题上就能反映出来，如《&&省人民政府关于民族贸易继续给予扶持和照顾的请示》，上级机关一看就知道请示的要求是对民族贸易继续给予扶持和照顾。但请示的要求是根据什么问题提出的、其理由是什么，这必须在请示的正文里先作具体地陈述。只有让上级了解到请示的问题轻重如何、属于什么性质、是否非解决不可，才能为上级提供指示或是否批准的依据。写这部分一定要做到问题明确，理由充分。
&& 请示批准的事项。请示的问题明确，理由充分，要求解决的事项就能得到上级的认可和批准。在请示批准事项的这部分，要针对前面的问题及理由，向上级提出具体的请示事项。内容多可分条列出，内容少可集中陈述。向上级机关提出请求，既要从请示机关的实际问题和需要出发，又要考虑到上级机关的批准权限和解决问题的能力。任意提高解决问题的要求，或不考虑上级机关是否能解决，都不利于实现请示的目的。因此，在写请示批准的事项时，要抱着客观实际的态度，向上级机关提出合理可行的请求。
写作请示要抓住两个要点:
一是陈述理由要充分；二是提出解决方案要具体，切实可行。结语写上“以上请示妥否，请批复”
、“当否，请批示”之类的结束语。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
&&3.写请示应遵守的基本原则
（1）请示应一文一示。如有多项问题或事项，要分别行文请示。
（2）不搞多头请示，以免互相推诿，贻误工作。主送一上级主管机关，其他有关的上级机关采取抄报形式处理。
（3）要按隶属关系逐级请示，除特殊情况外，一般不得越级请示；必须越级请示的，要抄送越过的直接上级领导机关。
（4）该用“请示”的不可用“报告”，因报告不一定要求上级机关复文，而请示一定要由上级复文。
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新格式能写20127月1起执行《党政机关公文处理工作条例》（办发〔 2012〕14号）现行1996 5月3共央办公厅发布《共产党机关公文处理条例》 20008月24务院发布《家行政机关公文处理办》停止执行根据《党政机关公文处理工作条例》现行公文要素已取消主题词允许标识主题词
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作者：市环保局&&&&文章来源：市环保局&&&&点击数：1478&&&&更新时间：
遂环发〔2013〕17号
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4.Times New Roman
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（三）向同级机关行文规则
收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。
（一）签收
（二）登记
（三）初审
（四）承办
收文可分为阅知性公文和批办性公文两大类。
（五）传阅（运转、送批、送阅）
（六）催办
（七）答复
五、发文办理及要求
（一）起草
应在发文时限至少2个工作日前将文稿送局办公室，给文件运转及领导审核、审批留出时间。紧急公文特殊办理。
（二）初审
要求：起草部门负责人对文稿的政策、内容、正确、文字进行把关。
（三）复审
要求：局办公室对文稿的文字、行文、格式和准确进行把关。
（四）签发
要求：按行文规则，签发分为主要负责人签发和分管负责人签发。由主要负责人签发的公文，由分管负责人审核后，再送主要负责人。由分管负责人签发的公文，直接送分管负责人。
（五）复核
要求：已经签批的公文，局办公室在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（六）登记
要求：对复核后的公文，应当确定详细记载发文登记的内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期和印制份数等。
（七）印制
要求：公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。印制的公文必须以经过机关负责人签发的定稿为依据，不得修改。非涉密公文在文印室统一印制，涉密公文由局办公室安排印制。
（八）核发
要求：公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。由起草人或起草部门安排人员对成品文件进行校对，并在发文稿纸上签字。送局办公室用印后，准确及时分发成品文件。纸质送达、邮寄的公文由局办公室统一安排。传真、电子档报送的公文由起草部门负责。涉密公文通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要手法人员进行传递。起草部门应当留存成品文件的电子档，对照学习公文处理有关要求，提升公文处理水平（涉密公文除外）。
七、注意事项
（四）对质量不高的文稿，局办公室应当退回起草部门修改完善，并予以记载纳入考核（考核办法制定后另行通知）。
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