Ⅴ- PAGE 1 第五部分：主要经济业务内部控制 一、采购业务处理循环控制程序 采购业务包括商品、材料、行政事务用品等物资的订购、验收、入库、结算、付 款等工作 采购业务嘚内部控制，包括整个订货、取得、结算循环 一个有效的采购制度由以下几个方面组成 1-1 仓储部门编制请购单，经存货控制部门核准后倉储或存货控制部门编制核准 请购单，将请购单送至采购部门请购单连续编号并将副本归档，与采购部门编制 的订购单、仓库的验收单進行核对 1-2 采购部门收到请购单后，将确定应订购的项目、选择适当的供应商以及货物的品质和价格然后签发一份连续编号的订购单以訂购货物，并将订购单副本送仓储、验收和财务部门 1-3 验收部门应独立于采购部门，收到货物时与订购单进行核对清点及检查货物 （在這一过程中应有质量检验），所有收到的货物皆应编制验收单这些文件必须编号并及时将副本送至财务、采购和仓储部门。 1-4 财务部门收箌验收单应与订购单、供应商发票等进行数量、价格、折扣等核 对，从而确定应付款项等据此登记入帐。 1-5 仓储部门收到验收单后对貨物进行归类放置与整理，登记货物吊卡、明细帐 财务定期与之进行帐实核对。 2.采购环节的控制要点 2-1 申购阶段 　　 仓储部门在编制采购申请时应结合库存货物满足生产需求的程度以及合理的 库存量，即最佳经济订货量来编制非生产用物品的申购应结合费用考核的办法鉯 获得批准。 2-2 订购阶段 从申购到订购采购部门应对所要订购的项目，选择适当的供应商对其信用、 价格、质量、交货期、货款结算方式等内容进行评定然后签定合同（即订购单），登记备查簿对这一过程的指定审批人是指在特定金额范围内指定的人员，超过特定金额嘚采购必须经特殊授权 2-3 验收阶段 　　 验收过程中应核对订购单，审核所收货物是否系所订购货物以及到货数量是 否相符，并与质量检驗部门相配合确定到货质量是否合符标准。 2-4 结算付款阶段 此阶段要审核发票、验收单、订购单三种单证列示的货物数量及订购单与发 票所列示价格、折扣、运输条件，防止多付货款发票的验证和款项的支付功能要 分离，核签过的发票和相关文件应标记防止重复付款。按照供应商名录建立明细 帐及时准确地进行会计记录，并定期与供应商对帐单进行核对 3.采购程序 3-1 仓储部门开出请购单给采购部门 原材料或零配件的需求，首先是生产部门（或其他使用部门）根据生产计划（或 其他使用计划）提出的并以需求清单的形式送至仓储部门，仓储部门物料管理人员收到需求清单时应将库存数量与生产或其他部门需要的数量进行比较（在这里最简便的方法是将材料吊卡上记录嘚数量与之比较）当库存数量低于生产使用的数量与仓储所需后备数量之和时，应开出请购单、并报部门主管审批 请购项目数量的多尐以满足生产经营的需求及最佳库存量要求为准。 3-2 决定购买数量 采购部门接到请购单后首先应审查该项请购是否有重复提出及其他不合悝请 数量；其次审查每一份请购单中提出的请购数量是否在控制限额范围内；对需大量采购的物料，必须作出各种采购数量对成本影响的荿本分析（如采用经济批量法等）最后，根据公司财务安排及成本分析结果决定购买数量 3-3 决定物料供应来源 向外发出货物订单时，必須向不同的供应商索取物品的价格、质量指标、折扣、 付款条件以及交货时间等资料将这些资料归档保存并比较不同供应商资料、选择朂有利于企业生产经营和成本最低的供应商，通过询价、报价、议价决定有利价格3-4 决定最佳时机发出定单 在这里主要控制措施是通过分析最低存货点来进行，MRPⅡ的运行能简便解决 这一问题 3-5 与适当的供应商签约并开立订购单 与适当的供应商就物品订购单价、数量、折扣、付款条件、交货时间等条款进 行协商、达成共识后开立订购单（代合同）。 订购单的控制： 3-5A 订购单必须连续编号； 3-5B 订购单发出前必须由专囚检查是否有授权人签字； 3-5C 安排专人复查订购单编制的准确性、正确性； 3-5D 订购单副本应交请购部门、验收部门、财务部门 3-6 监管供应商准時交货 3-

防护性控制与前二种控制不同湔两种控制都是在被控制过程外附加一个调节器， 用来计量扰动信息或反馈信息以帮助形成控制信号，产生控制作用防护性控制一般昰在过程内部设置约束机制，以防止差错的发生要在事先对可能产生的差错原因进行缜密的分析，找出导致差错的种种根源设计出相應的防止这些差错的控制措施，然后将控制措施融合到日常业务活动的处理程序之去使之成为程序的组成部分。 本制度是以防护性控制類型为主与反馈控制、前馈控制相结合的互补结构。

3．内部会计控制制度基本内容

组织机构控制是指对公司组织机构设置的合理性和有效性进行控制 本制度所采用的主要方法是：

采用合理的组织方案和组织结构形式。组织方案是划分组织成员间的权力、责任以明确公司各职能部门的职权和责任。组织结构是对组织内的层次、部门和职权进行合理的划分并以文字和图表等形式予以确定。

建立公司组织管理系统图公司组织管理系统图反映公司内部各部门之间垂直领导和横向协作关系。也反映公司内部各系统、部、科所处地位及相互关系使之各司其职，各负其责