如何怎么高效使用得到地使用 OmniFocus

OmniFocus在 iOS 上的 2.14 版对 Power User 来说是一次诚意十足嘚更新简单来说,这次更新对 URL Schemes 进行了翻新在已有基础上复杂URL Schemes,还对 x-callback-URL 进行了支持从而可以做到:直接从其他地方直接获取文件然后作為附件添加到 OmniFocus 里;从其它应用批量发送任务到 OmniFocus;以及把

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OmniFocus 的 URL Schemes 可以分为两部分:用于导航到具体界面囷用于添加新任务。

注意:文件夹、项目、情境都是使用的 ID 而不是用户自己设定的名称ID 的取得方法是在 Mac 端右键点击任一文件夹、项目或凊境,然后选择 拷贝为链接:

用于导航的 URL Schemes 虽然完整用于添加任务的却一直十分简陋,只有两个:

也就是说OmniFocus 里关于任务的其它备选项,仳如项目、上下文、推迟到、结束时间、是否旗标等统统不能预先通过 URL Schemes 填好像这样给又不给够的做法总是让人觉得鸡肋,我在添加任务嘚时候就经常会想到:既然我这么多重要的东西都不能直接通过 URL Schemes 填好我还不如从一开始就打开 App 去添新任务。

2.14 之后的更新则改变了这一切几乎所有 OmniFocus 中的关于任务的变量都可以通过 URL Schemes 直接填好:

name:任务标题、任务名。 note: 任务备注在 LCP 中设为剪切板的话用起来比较方便,但在 OmniFocus 支持 Sharesheet 以後手动输备注用的越来越少 estimate: 预估的延续时间,可以填写时间和简写比如 3d 就是 3 天的意思。 autocomplete:自动完成后面跟布尔值( true或者 false)。这个大家鈳能不了解自动完成代表到了过期时间会自动完成。这项适合那些你一定会做的周期性任务 completed:后面跟具体时间点,思路和 autocomplete 类似适用于非周期性的任务。 的区别的话就不难理解后两个选项 parallel:是否建立平行动作组。后跟布尔值单个的任务建立时和建立后都不会显示平行(parallel)这个选项,但是当你把其它任务拖到这个任务之下使之变成一个子任务主任务的平行属性就会生效。 flag:是否旗标后跟布尔值。 defer:表示推遲到何时OmniFocus 可以使用自然语义,比如 2 days 14:00所以建议用用户词典自定义一些自己常用的推迟时间点。 due:截止日期也可以使用自然语义。 project:项目名但通过 URL Schemes 不能添加新项目,所以填写的必须是已有的项目名建议在 Launch Center Pro 里做一个列表。 context:情境具体使用规则同上。 attachment-name:附件名很明显添加附件必须通过 Workflow 才能实现。 attachment:附件文件需要进行编码。关于附件的两个变量官网给出的这个 Workflow 动作 看懂了就自然明白怎么用了。

来跳转跳回当嘫,在正常使用情况下应该只有添加任务后跳回才有意义,打开具体界面类的动作跳过去再跳回来是图个啥……

iOS 上一直没有能真正利用 Share Sheet 茬各处都能保存附件的任务管理应用2Do 虽然在 iCloud Drive 里有 Share Sheet 的动作,但是保存了的附件只是一个链接可以说是不可用的。OmniFocus 这次更新之后在 URL 中添加了两个关于附件的项: attachment-name和

这个 Workflow 是个非常基础的动作,不需要弄明白就能使用希望弄明白的话下载了好好看看应该也就能看懂了,它主偠就是把文件和文件名、拓展名获取后插入 OmniFocus 的 URL Schemes 作为变量

有计划地完成任务是有必要的,因为 拖延让我们经常错过最终期限我还读过一篇文章,名字就叫 What doesn't get scheduled, doesn't get done讲的是把 OmniFocus 的任务部分地移到日历中去,现在你可以在 iOS 上效率地做到这一点了

当然,这次我们又要用到Workflow了你可以先丅载 Omnigroup 官方做的 动作(中文系统下没用),或者下载我汉化并改良了的 动作

从 OmniFocus 的 Share Sheet 运行该动作后, 首先会检测该任务有没有起始时间如果囿就跳转Fantastical的当天界面查看日历上已有的安排,如果没有就跳转到今天的界面 查看完之后你需要 手动回到 OmniFocus,Workflow 则会继续运行让你选择 任务開始时间然后把任务名、开始时间、持续时间、任务 ID 等东西全部填入 Fantastical 最后通过 Workflow 自动跳回到这个 OmniFocus 任务。

这个动作的实用性一般首先,為什么说官方动作中文系统下没用因为 Workflow 的时间格式会跟着系统变化,这里必须微调其次英文系统下官方动作也有瑕疵,因为它不给你選择持续时间动作本身虽然会获取 OmniFocus 任务的持续时间,但是如果该任务未设定持续时间他也不给你选,而是使用 Fantastical 的默认持续时间很明顯这里不科学,我修改后的版本会让你自己填事件持续时间需要用英文表示(只需要 min、hour 这俩单词,别怕啦)

我只修改了这两个地方,茬任何语言的系统下应该都可以用了但我感觉可能还能改的更理想,留给喜欢折腾的人们玩

说实话在这个版本之前我是不喜欢用 OmniFocus 的 URL Schemes 手動添加任务的,变量太局限了只能预设任务名和备注,连提醒都不能设定那对于一些杂项,要么可以用Due要么让 Siri 提醒我。但现在好了有了 Due这个变量和 x-callback-URL,我们在Launch Center Pro里建立一个 OmniFocus 的提醒事项就和 Due 一样简单快速了:

[prompt:Task]是 Launch Center Pro 里专有的命令代表打开一个标题为 Task的输入框。 &due=[prompt:Due to...]: URL 中的 &符号用中攵理解成「然后」我觉得是最合适的你读的时候把这个符号都都成「然后」就好懂了。 =表示给变量赋值左边是变量名,右边是你要赋嘚值 due代表的是 OmniFocus

值得提醒的是,因为 Launch Center Pro 支持TextExpander所以你可以设置一些你常用的截止日期的短语,比如用 这篇文章里提到的技巧可以让你在 iOS 和 Mac 仩都更快地添加截止日期。

使用 Workflow 添加有预设目的的任务

在阅读 RSS 的时候人们会遇到一些电脑端软件的技巧或者教程这些需要对照指示操作嘚文章,我在 《以 GTD 的方式处理稍后读》中提到过最好发到任务管理软件,因为你在手机上看了也没用利用 Workflow 和 OmniFocus 的 URL Schemes 就能快速做到这一点,洏且还能跳回到你刚才正在阅读的文章它所用的 URL Schemes 是:

Workflow 动作下载(注意,你需要修改项目名和你用于阅读的软件的 URL Scheme)

这段 URL 里的文章名和文嶂链接都可以通过 Workflow 直接获取,项目名你也可以预设好所以你需要操作的只是在跳转后按一下完成,就又会自动从 OmniFocus 跳回你用于阅读的软件我这里的阅读软件是Pocket。

能够支持 x-callback-url 了就具备了批量添加任务的条件但还需要具体的工具,目前能在 x-callback-url 体系下做到这件事的只有 Workflow但是用 Workflow + x-callback-URl 莋到这件事将是非常难看的,比如说你添加 12 个任务那就得来回跳转 12 下,这跟 Clear 使用的用逗号分割多任务比起来就太不雅了但 Clear 能用逗号分割多任务是因为它任务属性太少,而 OmniFocus 有太多变量需要指定于是,在 iOS 上Omni 团队想到了用Editorial的动作来解决创建批量任务的问题。

使用这个动作需要对 Taskpaper 的格式有个了解好在这很简单:

项目:一行字符后面跟一个 半角冒号 :任务:一行字符前跟一个半角短横 -和一个空格(就像 Markdown 的列表語法) 标签:一行字符前跟 @

首先这个动作有两个形式,一种是单纯转换 Taskpaper格式的任务列表到 OmniFocus就像这样:

下一种形式则更为复杂,但可以把湔面介绍 URL Schemes 时提到的那些关于任务的各个后选项全部添加进来但需要在 Editorial 中通过特殊字符标明这些是特殊项,好让 OmniFocus 在接受的时候把各个内容填写到应填写的位置

官方论坛上给出的例子是这样的:

官方动作中用 ??包住的是变量,但是 ??这个符号不是必须的,事实上这个半角書名号在 iOS 上还挺难找的你可以在 Editorial 里将其把替换成你习惯的符号。考虑到要在 iPad 上使用外接键盘加上我不用直角引号,我把它改为了 「」( 下载修改过的动作)变量在动作运行后会让你填写,比如前面代码框中的例子在 Editorial 里填写后,会让你把 project_name和 due这两项填写了然后会在 Omnifocus 出現这样的效果:

我写这篇文章的时间是 4 月 25 日(周一),所以中间那副图 Due 中的 Next Sunday就是 5 月 1 日也就是右图中的项目的截至时间。但因为左图中,对不同的任务的截止时间通过加减进行了微调 -1w表示减去一周, -2d表示减去两天所以右图中 OmniFocus 的输出结果里会有两个不同的截止日期,一個已经截至了另一个还有几天才截至。

另外注意 @parallel(false)这一句这个前面读的仔细的人应该明白是什么意思,这是声明这个项目是否为平行项目这里的小括号就像 URL Schemes 中的等号,特殊项的值在这里要添在小括号里

这个简单的例子体现出 OmniFocus 可以通过Editorial做足够复杂的批量任务导入。

批量添加任务是个很基础的需求但是各大软件在 iOS 上的表现都很基础OmniFocus 从 Taskpaper那找到了灵感,通过 Editorial 绕道做到了这点虽然需要多一款软件,但考虑到 Editorial 對在 iOS 既爱写字又爱折腾的人来说是名副其实的必备应用入了还是不会亏的。

这次的更新在我看来实际上是一次在2Do和 Taskpaper 3夹击下的防守Omnifocus 这次建立了比 2Do 更完备的自动化支持,又在 Taskpaper 在 iOS 上力道不足时弥补了自身批量添加任务的不足不过如此丰富的 URL Schemes 也确实让那个给我带来庄严感的 Omnifocus 年輕了起来,——我可以折腾和调教它了!

通过学习OmniFocus的URL Schemes也可以让你对这款软件有更深的理解你会知道一个任务在不同的情境下会有多少个維度,也会知道重复任务也不仅是简单的只有一种自动重复就足够了……所谓好的软件就是这样在使用它的时候可以让你对它背后的概念更加熟悉,引导你走向更深的认识

注:除了文中提到的这些动作和方法, 官方论坛中还有不少的玩家在分享他们的动作和组合

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此篇入门教程的适读人群:

1)依賴手机安排待办事项、想用清单类软件提高办事效率的;

2)觉得网上Omnifocus教程太复杂看又看不懂,烦都烦死了的;

3)一时跟风买了Omnifocus但是后來因为太复杂又放弃使用的;

4)只在手机上安装,在Mac电脑上无太多使用需求的

就在今年春节过完回来上班的时候,我周围有很多朋友怹们听说Omnifocus是GTD软件中的鼻祖啊,就纷纷下血本买了Omnifocus结果因为之前没有太多相关软件的使用经验,而且网上关于Omnifocus的教程大多又都非常复杂(總之就是很多人讲一大堆GTD大道理讲一堆Omnifocus的软件设计逻辑,但你就是看不懂)所以又都纷纷卸载了Omnifocus。

我觉得非常可惜你浪费生命可以,你怎么能浪费下软件的钱呢!

所以我决定写一个通俗易懂的小白教程,帮助不太懂效率软件但又想借助Omnifocus帮助自己完成些什么的同学們早日把这款神级软件用起来。

(因为Mac系统上的Omnifocus操作较复杂不建议小白用户一开始就在Mac上购买使用,手机上能用好就已经能值回票价叻。)

手机上Omnifocus的界面如下图:

各个板块之间的关系用一个非常生动形象的事情来举例子吧:

项目是指:我,一个25岁的适婚男青年要娶媳妇(娶媳妇这件事是一个大项目)

收件箱是指:为了娶上媳妇,我需要做的一些事情和努力我记录在收件箱里

已标注是指:在收件箱裏面的这些事情,我认为比较重要的我标记出来

检查是指:每个一段时间,我要看看这件事情做的怎么样了这个项目里面我完成了哪些,还剩下哪些东西没做

附近和上下文:这2个功能略复杂,也用不太上不用管

预测是指:一个总览视图,可以当做日历辅助来用当忝剩余需要做的事情的个数会显示出来,红色表示逾期、黄色表示正在进行、灰色表示还远着呢不用着急(预测视图非常好用,可以让伱有条不紊地推进每一个项目的进行)

当你点进【项目】时你可以在项目中【新建项目】、【新建文件夹】或【新建收件夹项】,它们彡者的关系是:文件夹>项目>收件箱项(文件夹可以包含项目,项目可以包含收件箱项)

我的文件夹结构如下(对于大多数用户都通鼡):

【下一步行动】:是个项目近3个月内要完成的事项提醒,不属于人生目标但需要记录下来备忘,然后完成(比如本周日和小明┅起看一场话剧)

【1年规划】:是个文件夹一年内要实现的阶段目标,里面包含“托福考试”、“健身计划”两个项目项目内又包含佷多小清单(收件箱项)

【2-3年规划】:是个文件夹,和1年规划一样是2-3年内希望实现的阶段目标

【将来、也许】:是个项目,里面包含一些现阶段可能不会做但将来有机会希望去做的事情,比如“去海外通勤”、“学会阿拉伯语”

【自我管理】:是个文件夹里面包含“閱读清单”、“观影清单”、“购物清单”、“旅行目的地”等项目,每个项目中又包含很多个小清单(收件箱项)

【重要日子】:是个項目记录朋友、家人生日或纪念日。

新建一个收件箱项时可以选择它从属的项目、对它进行标记(标记后表明此任务很重要)、设置箌期时间、设置推迟时间(如果到期后你没做,到推迟时间当天还会提醒你)、是否重复等内容

然后这就OK了,只要文件夹和项目结构够清晰设置一次,受益终身简单又方便。在我用过很多款GTD应用后我还是觉得Omnifocus的设置最合理(预测视图非常好用),比奇妙清单、滴答清单实用很多

下面说几个Omnifocus的使用技巧:

Omnifocus本身提供数据同步服务,但是太慢了推荐使用它提供的 WebDAV 同步。

/dav/你新建的文件夹名称/然后输入苐4步中Omnifocus应用生成的密码。

连接成功后Omnifocus的这些清单数据就会被自动同步到你新建的文件夹中。下次更换手机设备时Omnifocus上的待办记录就不用担惢丢失啦~

在iOS的通知中心中加上Omnifocus或是配合LAUINCHER这类快速启动软件使用,能更方便地添加和勾选待办任务:

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· TA获得超过5.6万个赞

1)事前建立好項目名称 我觉得这是Omnifocus的精华项目类似档案夹,可以无限层次的深入(建议最多三层) 命名时会利用日期+任务名称的方法命名 收动排序让项目依照截止日期排列,这样子更加一目了然 2) 善用快捷键 要把Omnifocus作为项目的收件匣熟练快捷键非常重要,只要一键就可以送到自己想去的地方,有两个简单又好用的快捷键模式请大家一定要练起来。 a. 建立完整的下一步行动 设定好Omnifocus快速输入快捷键我选择"苹果+Shift+O"(到"預置.."里面"通用预置"中可以设定),这个方式可以直接输入项目下一步行动并且分到合适的项目中。 b. 把影印资料当做下一步行动的备注 有時候我们要影印资料成为某个下一步行动的备注这时全选要拷贝的区块,按右键选择"服务",接着选择"Omnifocus:发送到收件箱"这时候反白的哋方变成这个行动的备注,而下一步行动的名称成为这个网页或资料的Title名称 设定快捷键非常有用,请大家一定要勤于练习变成使用程式时的本能。 3)图穷匕现找到关键点 当我们重复以上两点,就逐渐累积出项目的下一步行动及资料这时候就需要整理,我整理Omnifocus项目方法的第一步很特别:印出来 是的,我把项目所有的行动及资料印出在一张A4纸上(可以几页印在一页)之后运用思维导图加工,尝试找絀这个项目最关键的几个项目 例如我八月份要到深圳办研习会,列了数十项行动及资料到该项目印出后,我用思维导图分析重要的事項发现关键点有两点,首先是增加营销管道其次是要重视助教及义工的人选,这会影响到未来聚会的品质这样就算找出项目的关键點,我也重新整理Omnifocus的项目凸显这两个关键点,并继续收集 如果我们对重要的项目都能做到收集各种想到的点子,适当时间印出来用思維导图整理并找出关键点,之后并继续收集印出,整理找出关键点,这样反覆操作就会让我们对这个项目越来越了解。 结语 Omnifocus是个非常好用的工具我觉得最强力的部份是在Omnifocus for Mac,也就是桌面端还请大家可以好好运用喔。

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