陈崖枫老师谈商贸公司如何应对结款难题---从顺利结款到梳理财务制度
结款！结款！！作为商贸公司日常经营中最末一环，却是诸多老板最为头疼的难题。可以说，结款一直伴随着食品商贸公司发展的各个阶段。面对强硬的中大型卖场，他们无法找到破解之匙。为什么一些大中型卖场能够延长账期？为什么在结款时账目会出现差错？卖场会用什么手段获取不该得到的利益？商贸公司如何应对种种刁难？请看本期陈崖枫老师做客《赢在终端》
从顺利结款到梳理财务制度
一、实销实结：有现金流，更有风险
案例重现：
2003年，一个冬天的傍晚，北方某省会城市。
旭日商贸公司总经理陈旭，拿着业务员刚刚从当地超市“家家乐”带回的结款单，忽然觉得阵阵寒意不断袭来：自己的公司上个月为家家乐提供了20万元的货物，但是今天结款却收到19万元，这1万元的差额到哪去了？难道自己和家家乐签订的实销实结合同是个错误的选择？这样的事情已经连续三个月出现，双方的结款差额越来越大，问题究竟出在哪里？
陈旭经营旭日商贸已有5年，代理产品多为饼干、糖果、豆干、牛肉干等休闲食品，后来逐渐补充了方便面、泡椒凤爪等品类，经营渠道也从大流通市场逐渐向现代渠道延伸。2003年，陈旭终于下定决心进军大型商超。经过多方了解，他选择和是本地一家连锁超市家家乐达成了合作意向。之前陈旭听说超市经常以账期拖欠供应商资金，所以此次合作，他特意跟
家家乐商定，货款实销实结，概不拖欠。
没想到，第一个月结款就出了问题。当月，旭日商贸进行了饼干品牌A和糖果品牌B的促销活动，零售价格比平时下降了10%。促销期间，A饼干和B糖果销量急剧上升，家家乐再次给旭日商贸下了订单进行补货。按照旭日商贸业务员的计算，A和B产品销售额相加达到了惊人的30万元，让陈旭乐的合不拢嘴，但是结账时，家家乐仅支付27万元。在家家乐提供的销售清单上，陈旭找到了问题所在：A饼干和B糖果促销前供货价格分别是100元/件和150元/件，而家家乐二次进货时，“主动”将进货价格视为降至90元/件和135元/件，自然跟己方计算的数额有了3万元的差距。他们找到家家乐的采购孙经理协商，对方振振有词：“促销期间进货，由于零售价格下降10%，你们的供货价格自然要下降10%，难道要让我们承担损失吗？”陈旭哑口无言。
第二个月旭日商贸没有做促销，但结款时双方依然存在差额。家家乐不仅提供了销售清单，还提供了一张退货清单，上面开列了旭日的供货中破损的数量，其数目让陈旭难以接受，因为家家乐平时从未提起过退货，为什么偏偏在这个时候提出？另外，业务员小马告诉陈旭，他们怀疑家家乐提供的销售清单有问题，尤其是单品的销售量，不可能比自己在库房中登记的少了近一百件。陈旭马上向对方提出核对每日的销售量，家家乐却以5家分店的数额同时统计，工作量太大而断然拒绝。为了日后的合作，陈旭只得作罢。
进入第三个月，多位大区经理突然告诉陈旭，产品可能马上要提价，需要赶紧整理库存，以应对大量压货。陈旭这才发现，自己平时根本没有关注库存的问题，只能赶紧让员工马上清查家家乐各家分店的库存。没想到，压货数量大大超出了自己的想象，并且占用了公司大量资金。同时，为了核实公司月销量的具体数据，以便计划下一阶段的进货量，在月底结款时，陈旭向家家乐提出希望对方能够将库存完全、仔细核查一遍。家家乐虽然答应了这一要求，但是核对工作极为简单、草率，与旭日商贸自查的数据仍有不小的差额，陈旭非常生气，坚决要求重新进行，但对方态度更为蛮横：工作量太大，无法配合，并且支付货款再次出现差额，也就是案例开头的一幕。
解惑环节：
&&&&问题一：从案例来看，实销实结存在哪些弊病？
陈老师：实销实结是商超根据一段时间内（一般按月计算）门店实际销售商品的数量作为依据与经销商对账结款。结算价格一种是商超按经销商供价（商超销售价格在供价基础上按比例加价）计算；另一种结算价格是在经销商供价基础上扣除商超的加价比例（经销商直接制订商品的销售价格）计算。由于实行实销实结的商超是按实际销售数量来结算，与经销商的送货量之间存在着数量上的差异，这个差异包含商品库存以及商品破损、丢失。从结算方式上，实销实结的结算方式虽然存在着账期短的优势，但弊病显而易见，商超不管经销商商品的库存、破损、丢失，无形中加大经销商的销售成本，影响经销商的判断，送货量不代表实际销售量，在后期结款出现差异，库存值越大，差异值越大；不仅仅是数量方面，还存在着由于商超管理不善所造成的破损、丢失。尤其是如果商超对不同经销商采取不同的结算方式，所造成的后果越严重。如商超对强势品牌采取经销方式，而对弱势品牌采取实销实结的方式，更会造成门店加大弱势品牌的差异，弥补强势品牌的损耗，给经销商带来损失。
&问题二：针对案例中旭日商贸出现的库存积压、商超系统分店较多而导致退货，最终使结款时受到较大损失，您认为有哪些应对措施？
陈老师：针对采取实销实结的商超，经销商最应关注的是门店的库存，应像对待管理自己的库房一样，加大盘点的频率，不压货。对业务员的考核不是送货数量而是门店实际销售量及门店库存差异值。制订出安全库存量；一旦发现门店库存量大，立即安排及时退货，避免资金占压；制订合理的差异比例，根据盘点的结果，一旦发现差异值超标，及时处理；与门店人员建立紧密联系，避免实销实结造成的门店员工对经销商的商品重视不够。
&问题三：旭日商贸进行的促销活动看上去很成功，但结款时却和超市发生了较大误差，这种情况是不是实销实结制度下必然出现的情况？如何避免？
陈老师：作为结算方式实销实结的经销商要研究与商超签署的合作协议，读懂合作条款。有的商超不管经销商促销价格，只是单纯保证固定的返点比例，如条款规定，结款按实际销售扣除15%；即使经销商按促销商品供价，商超也要保证15%的固定扣点，这无形中降低了经销商的利润空间。旭日商贸公司在制订商品促销活动中，没有考虑到家家乐超市的操作方式，造成在后期结款方面产生差异，归根到底还是没有研究透商超的合作条款。为避免上述问题的不断出现，旭日商贸在后续的促销方面应改变方式，可以采取商品买赠、捆绑、特殊陈列等形式提高商品销量；即使不得不安排让利促销，也应制订合理供价，考虑商超的固定返点，留出适当的足够的利润空间，避免损失。
问题四：对于刚刚起步，或者操作商超时间不长的商贸公司来说，实销实结的结算制度相对于其他制度最为合适？如果不是，商贸公司在起步阶段如何与商超达成更加完善的账期合同？
陈老师：针对像旭日商贸公司这样刚刚起步的商贸公司，由于代理品牌的局限以及操作经验的不足，在与下游商超的合作条款上，较难达成对本公司有利的合作协议。更由于资金方面的积累不足，单纯的经销结算方式由于结算周期长，对资金的占压更为严重。实销实结的突出优势是结算周期短，资金占压相对较小，对刚起步的商贸公司也不失为一种操作方式。实销实结考量的是卖场门店的管理能力；要求的是商贸公司的操作经验，对商贸公司的业务人员也是一种锻炼，在选择实销实结的合作方式上，经销商首先要了解商超门店的管理水平，由于管理能力不足会造成商品严重的差异；其次要根据自己经销的产品特性，针对易丢失、破损、单价值高的商品尽量避免采用实销实结的结算方式；最后，还要根据门店的特点来选择，对于门店数量多的连锁系统，也要尽量避免采用实销实结的方式结算，这样会给经销商造成大量的工作，在人员方面投入增加，更为后期的对账结款造成困扰。
二、购销：逐步规范，仍有磕绊
案例重现：
尽管路途坎坷，陈旭和旭日商贸还是坚强的走了过来，逐渐成为当地主流的食品代理商。为了扩大业务，陈旭和外资卖场“爱购”签订了合作协议，希望通过爱购规范的管理，进一步提升公司影响力和销量。由于有家家乐的经验，进入爱购的过程非常顺畅，同时陈旭得知，爱购和供应商结算货款，采用的是“购销”制，比起实销实结降低了很多风险，但也给他增加了不少烦恼。
按照双方的合同约定，账期为45天。为了顺利拿到货款，旭日商贸表现的非常积极，爱购系统的3家单店都做了促销活动，不仅投入了较大的财力、人力，对爱购提出的其他要求也是尽力满足，比如退换货，陈旭特意叮嘱业务员一定不能让采购为难。但是没想到，这是因为退换货，使得结款时双方出现较大差额。
业务员小马拿到爱购打出的借款单，看到退换货部分的数字，脑袋顿时大了一圈。他冲到爱购孙主管面前，大声质问对方：“C牌牛肉干你们的进货价明明是500元/件，为什么退货时变成了450元/件？而且你们才退了20件，可是上面的数量怎么是30件，那10件货呢？还有扣税两千多元，这是怎么出来的？这就是你们的正规管理吗？”
孙经理微微一笑，像小马这样的业务员他见得多了。他点燃一支烟，吸了一口之后慢慢说道：“这个产品实在促销活动期间进货的，所以退货自然要按照当时的价格退货，合同里也是这么写的。那10件货也是要退掉的，早就通知你们拉走，可你们嘴上答应，一直没有行动，超过7天，只好我们自行处理。这一点合同里也有。另外，我刚才发现，你拿过来的单据不全，物流配送费用的发票呢？如果没有，我们不能结款。”
小马闻听此言，心里彻底凉了，他赶忙打电话给财务小雯，两个人在电话里差点吵起来，都说是地方弄丢了那张发票。幸亏后来物流公司的人把遗失在货车上的发票送了回来，挽回了一定损失。
解惑环节：
问题一：案例中，旭日商贸的业务员对对方退换货制度缺乏了解，使得结账无法顺利完成，出现该情况，陈旭应如何应对，减少失误造成的损失？
陈老师：实销实结固然会给经销商带来结算差异，但买断经销同样也会存在各种问题。实销实结要求业务员要关注门店、关注库存，了解合同各项条款。买断经销不是一了百了，同样操作不当也会带来种种风险。作为旭日商贸的业务员不了解爱购超市的操作流程，造成后期对账的困扰。首先，采取买断经销的商超由于经营风险的加大（根据经销商进货量结算，包含商品库存，差异也由卖场承担）所以对商品退货时限、退货价格都有严格的规定，一般规定经销商在接到退货通知单内若干天拉走退货，否则丢失概不负责。对于此类退货作为经销商的业务员应给以足够的重视，及时联系本公司储运部在规定的时间内退回商品，否则会造成不必要的损失。另外，合作方式即使是买断经销，经销商同样应关注门店的库存、实际销售，尤其是针对促销商品，由于价格存在差异，更容易为商超利用，为后期结算留下隐患。首先，针对促销商品，经销商安排合理送货，不要压货，避免商超利用商品差价，在促销期间大量囤货，在促销品恢复正常供价后不订货，长期享受促销折扣；其次，要掌握卖场库存，要想针对实销实结客户一样，定期盘点门店库存，尤其是促销结束后，针对库存量过大的商品，立即安排退货，因为在此期间退货执行的是促销价，而在后期退货，有可能商超以正常价退促销商品，形成“高退低入”，无形中经销商造成结款差异，带来损失。案例中，旭日商贸正是由于对合同条款研究不透，门店问题没有及时处理，给爱购超市带来可乘之机，怪不得商超，还是自身管理出现问题。
问题二：细节决定成败，由于业务员和财务人员配合失误，导致票据不全，使账款没有按照自己的意愿结清。另外，他们对合同的细节把握也存在问题，比如“扣税”，也让结款变得不顺利。针对这种情况，在日后的工作中，旭日商贸需要采取哪些的措施改进？
陈老师：作为商贸公司的业务员首先应练好内功，提高自身业务水平，这要求对合作的卖场门店从合同条款到操作流程了如指掌，及时应对；其次，有的商贸公司业务人员兼对账工作，要求更加严格，不但要了解商超对账流程，更要了解商品供价、促销档期等等细节，更要细心缜密做好票据保管整理工作，送货单据作为与商超的结算凭据，有时是唯一的凭证，保管不善，会给商贸公司造成重大损失，商贸公司更应针对票据管理建立相应的流程及监管制度，对票据统一管理专人负责，在送货单据的传递方面也应有严格规定，相应奖罚，减少不必要的损失。
&问题三：购销制度对供应商提出了更高的要求，从旭日商贸的情况来看，他们是不是已经达到了做购销的要求？如果没有达到，旭日商贸应和爱购等超市建立怎样的对账合作？
陈老师：从案例上分析，旭日商贸公司无论从业务人员还是储运人员，都没有达到账期经销对商贸公司的要求。首先，相关业务人员不了解合作条款；在退货价格、时限方面给公司造成损失；其次，业务员缺乏相应的财务知识，对增值税率等缺乏起码的了解；最后，旭日商贸在票据传递方面也存在一定的问题，缺乏流程化、监督机制，由于票据管理出现问题，险些给公司造成账款无法收回的危险。鉴于此，旭日商贸首先应检讨自身的问题，针对业务员经验不足，财务知识缺乏，安排相应的培训；针对票据管理、传递中存在的问题，制订相应的流程、规定。对责任心不强的相关人员制订奖罚措施，根据存在的各种问题，必要时，有财务人员直接介入对账环节，与商超财务人员直接对接，使销售过程流畅。
三、走向正规化：全面梳理财务制度
和爱购超市的合作让陈旭体会到结款不仅仅是财务交接，更是对商贸公司财务和对账制度的全方位检验。痛定思痛，他开始广泛学习同行经验，并请来一位注册会计师，希望建立一套完整的财务和对账制度。在这一过程中，他需要注意哪些问题呢？
问题一：通过前边的案例，我们发现旭日商贸的对账工作由业务员完成，这样很容易出现疏漏，是否应该设置专门的对账人员？如果需要，这名员工应具备怎么样的业务能力？
陈老师：旭日商贸由于刚刚起步，业务人员缺乏相应的经验，在工作中各种疏漏难以避免，而且业务人员的培养是一个过程，需要时间。在培养期，各项工作难免顾此失彼，鉴于此，旭日商贸公司应设立专门的对账人员，与重点商超直接对接，这样，业务员专注于销售，与对账人员密切配合，避免结款出现问题，而且，设立专门的对账人员，可以使业务能力强而细致工作不够的业务员更加专注，发挥长处，是公司运作流畅。对专职对账人员最好采取内部招聘的方式选拔，由于内部人员了解公司各项流程，对各部门熟悉，上手快，沟通顺畅。对人员素质要求应具备一定的财务知识，对商超对账、结款流程熟悉，对合同条款明晰，对门店操作各个环节也应了解，工作细心踏实，受销售部直接管理。财务部监督。如内部人员不具备上述素质要求，也可采取外聘的方式，优先选择由超市财务工作经验的人员录用，也能发挥效果。
问题二：从案例中看，旭日商贸缺乏对超市结款制度的了解，并且缺乏对己方库存关注，那么商贸公司应该如何及时掌握最新的财务信息，在合作中做到知己知彼呢？
陈老师：商超的对账、结款不是孤立的，与销售息息相关。实销实结、买断经销各有优劣，操作得当，需要商贸公司各部门协调配合，考量的是商贸公司整体运营水平。尤其是现如今，在零售业态快速发展的时期，商超在不断调整销售方式，为加强竞争力，各超市之间，在结款方式方面，也在不断调整，作为与之合作的经销商应不断调整，加强自身管理能力，增强适应性，不断收集商超的各种信息，调整各部门的设置，与商超密切对接，紧密配合。
问题三：虽然对账、结款要完全履行制度，但良好的客情关系可以让工作更加顺畅，旭日商贸的对账人员在与超市的财务人员对接时应该从哪几个方面入手，和对方逐渐建立良好的关系？
陈老师：良好客情关系的建立基础是对对方工作的了解、支持、配合。商贸公司的对账人员由于具备相应的财务知识，在与超市财务人员的合作中更具有沟通的基础，与之合作，不但是仅仅对账、送票据，更可以从中了解超市的变化，合作顺畅，有时甚至能获得结款方面的特殊政策，弥补前期业务工作存在的问题。良好的客情关系首先需要密切的沟通，平时电话的联系必不可少；其次，工作中不出现疏漏，避免由于工作失误所造成的票据开错、送单延误、单据不全等，给商超结算人员提供工作上的便利，应得对方人员的好感，给对方留下专业的印象；遇到问题不推诿、回避，对对方的不合理之处据理力争，同样能换取对方的尊重；最后，在年节适当的客情投入，也能起到锦上添花的作用。
问题四：对于一个已经具备一定规模的商贸公司来说，现阶段在账期方面还有哪些问题需要重点关注和解决？
陈老师：商贸公司应根据自身所处的阶段，自身资金的实力、代理产牌的强弱、产品的特性、以及管理水平的情况，并结合各个超市卖场的特点，针对性地选择合适的合作条件，针对连锁超市、大卖场易选择买断经销的方式；针对单店可选择实销实结；对于产品优势明显的代理商，甚至可采取货到付款的结算方式，无论采取何种的合作方式，结款的及时、差异的避免都要放在首位，无论是有业务员对账结款，还是设立专门的对账小组，依据是如何更能减少环节；使工作更顺畅，考虑的是各部门的衔接配合，追求的是最终的效果，而不仅仅是表面的文章，目的是企业的发展和进步。
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