对应收账款控制的深入思考_内部审计
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对应收账款控制的深入思考
发布时间：日　来源:应届生会计考证网　作者:编辑组
对应收账款控制的深入思考　[摘要]：应收帐款的管理对于一个企业来说是至关重要的，它关系到企业的资金是不是能顺畅流通。本文主要探讨了目前应收帐款管理中存在的一些问题，并就如何加强应收帐款提出了自己的建议。
　　资金是一个企业的血液，如果企业缺少血液，轻则“营养不良”，重则“奄奄一息”，随时都有死亡的可能。现实中很多企业正是因为资金周转不良而破产，倒闭。所以如何加强应收帐款的管理就成了企业生存和发展的关键。
　　一、应收帐款管理中存在的问题：
　　在我们对部分企业进行审计的时候，发现应收帐款的管理十分混乱，内部控制相当薄弱，主要表现在以下几个方面：
　　1、企业并没有树立正确的应收帐款管理目标，片面追求利润最大化，而忽视了企业的现金流量，这其中一个很重要的原因就是对企业领导人的考核时过于强调利润指标，而并没有设置“应收帐款回收率”这样的指标。
　　2、没有应收账款管理的责任部门。不少企业有大量的应收账款对不上，收不回，一个主要原因是没有明确由哪个部门来管理应收账款，没有建立起相应的管理办法，缺少必要的内部控制，导致对损失的应收帐款无法追究责任。
　　3、对应收帐款的会计监督相当薄弱。
　　没有建立应收账款台账管理制度，没有对应收账款进行辅助管理或者仅按账龄进行辅助管理。许多企业仅仅是在其资产负债表的补充资料中按账龄对应收账款的数额进行简单的分类，平时则没有对应收账款进行辅助管理。在企业回款好的情况下，基本能满足需要，但在企业回款不畅的情况下就不能满足管理的需要。
　　没有建立应收账款定期清查制度，长期不对账。由于交易过程中货物与资金流动在时间和空间上的差异以及票据传递、记录等都有发生误差的可能，所以债权债务的双方就经济往来中的未了事项进行定期对账，可以明晰双方的权利和义务。而现实中有的企业长期不对账，有的即便是对了账，但并没有形成合法有效的对账依据，只是口头上的承诺，起不到应有的作用。
　　未建立坏账核销管理制度。有些企业对没有收回的应收帐款长期挂帐，帐龄甚至多达10余年，而这部分资产其实早已经收不回了。
　　4、企业未对应收账款按风险程度进行信用管理。目前大多数企业都不对应收账款进行风险评价，没有建立一套完善的赊销制度，对形成的逾期应收账款能否收回、收回多少没有底数。针对以上存在的种种问题，笔者提出了自己的对策：加强和改善应收帐款管理，首先要解决目标问题。利润最大化不是应收帐款管理的目标，如果以利润最大化作为目标，可能会导致对风险的忽视和企业长远利益的牺牲。应收帐款管理的总目标应该树立企业价值最大化的理念，不能忽视资金的良好周转。
　　第一 要事先制定合理的应收帐款余额，实行应收帐款的计划管理。
　　在每一年的年度计划中应该明确应收帐款的年末余额，并设定一个相对积极的平均收款期，允许每年的平均收帐期在该指标上下浮动，作为考核业绩的依据，设定应收帐款占流动资产总额的比例，实施弹性控制，在产品走俏时，赊销规模从紧；产品疲软时，从宽；资金紧张时，从严。当赊削规模接近警界线时，应断然采取措施，暂停赊帐业务。
　　第二 应实行应收帐款的责任管理，作到每一笔应收帐款都有人负责。
　　建立赊销审批制度。从源头上采取避免遭受损失的措施，实行“谁审批，谁负责”，对每一笔应收帐款业务的发生都有明确的责任人，以便于应收帐款的及时回收以及减少坏帐损失。当然企业可根据自身特点和管理方便，赋予不同级别的人员不同金额的审批权限，各经办人员只能在各自的权限内办理审批，超过限额的，必须请示上一级领导同意后方可批准，金额特别巨大的，需报请企业最高领导批准。同时，责任制必须落到实处，各经办人员经办的业务应自己负责，并与其经济利益挂钩，并要求其对自己经办的每笔业务进行事后监督，直至收回资金为止。
　　建立销售责任制，引入激励机制，实施奖惩措施。企业可以将贷款回笼作为考核销售部门及销售人员业绩的主要依据，并建立指标考核体系，包括销售收入总额，贷款回收率，应收帐款周转率等，根据实际回收情况与清欠人员的工资挂钩。
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3秒自动关闭窗口【本期专题】D物流公司应收账款内部控制的问题分析与改进建议
D公司是一家中型国有控股物流企业，主要从事集装箱码头运输业务，其主要客户为各船运公司及船舶代理公司。从提供服务完成到客户付款，D公司的收款一般要经过一系列流程（见图1）。图1显示，D公司目前在财务部下单独设置商务组，由专门的收款人员负责应收账款管理。虽然目前D公司应收账款余额控制较为稳定，且坏账损失也不高，但还存在如下问题：①没有信用风险管理组织，没有具体的内部控制标准，无法进行系统化的内部控制管理；②从实际工作来看，在事前的判断上，由于信用风险意识相对淡薄，信用风险信息收集不全面，缺少必要的信用分析技巧，以致没有明确规定不同客户的具体信用额度及信用等级；③在事中管理上，缺乏适当的控制活动（如有效的财务指标分析和有力的信息系统支持），信息沟通不畅；④在事后管理中缺乏有力的监控措施，例如，对逾期的应收账款没有明确的处理原则和基本对策，而激励机制的不健全则难以调动客户的付款热情和收款人员清欠的积极性。
一、原因分析
（一）D公司应收账款控制环境方面的问题
1．组织结构问题。D公司应收账款控制环境上存在组织结构不完善、员工执业能力水平有限等问题。D公司的管理组织结构设置如下：第一级为董事会；第二级为总经理（下设副总经理）；第三级为各职能部门，主要为操作部、业务发展部、财务部、综合管理部、安全部；第四级为各职能部门下划分的各组。如图1所示，D公司负责应收账款管理的是财务部下的商务法律组和会计组，商务法律组的工作主要包括商务信息维护、收款及应收账款的日常管理；会计组主要负责应收账款的账务处理。目前没有设置专门的信用管理机构对应收账款进行管理。
2．人员素质问题。①业务能力。D公司收款人员没有从事过船舶计费工作，对每项费收情况不能做到熟练掌握，在审核作业单据时，对一些可能存在争议的费收不能很好地进行判断。②业务素质。D公司对收款人员仅根据年终其负责客户应收账款的余额
及应收账款的账龄情况进行考核，平时每月没有具体的考核指标。收款人员为了年终的指标，通常会与客户协商，放松对平时应收账款的管理。③岗位培训问题。D公司目前主要有3位收款人员分管不同的客户，岗位职责也仅仅是对收款人员的整体工作进行介绍，并没有细致到对每家客户的管理，一旦收款人员发生变动，工作的交接往往不能很好地衔接。此外，D公司也没有进行过诚信和风险方面的教育，缺乏催款技巧的培训和对有关书面文字的法律有效性的了解，欠缺与客户沟通交流的商务礼仪培训等。
（二）风险意识薄弱，风险评估水平不高
D公司尚未建立完整的风险评估体系，对逾期的应收账款能否收回以及收回多少没有具体的把握，风险识别能力欠缺，对风险严重性估计不足。根据以往经验，客户拖欠的危险信号分为以下几种：一是若某一客户的经营业务发生重大变更，如进行重大运力调整，或是运费大幅降价，造成该客户面临危机。二是客户在一定期间多次以其付款流程为借口拖延付款，如某客户多次以领导出差尚未在请款单上签字为由拒绝向D公司支付欠款。三是客户改变付款习惯，如某客户通常每周五安排一次付款，突然提出当月月底一次性付款，此种付款习惯的改变传递的信号一般为客户资金周转情况不能保证每周的付款进度，通常在月底一次性付清当月欠款的可能性不会很大。
（三）控制活动不力
1．财务稽核不到位。一是应收账款的账龄分析仅限于每月末，收款人员只有在月末看到账龄分析表时才意识到客户有逾期欠款，不能在月中及时、动态掌握每笔逾期欠款。二是没有确定最佳应收账款持有水平。三是对应收账款分析不全面。
2．信息系统控制不到位。
（1）系统流程复杂。D公司的财务信息系统与计费系统为两个不同的系统，正常的业务流程如图2所示，计费系统中的数据上传至财务系统，审核后进行账务处理。由于两套系统不能实现无缝衔接，有可能在数据上传过程中出现时间滞后或数据不一致的情况。为保证应收账款数据的准确性，D公司需要在计费系统中进行复核，然后上传至财务系统；数据上传后，在财务系统中仍需审核，以确保与计费系统中的数据一致。多重的审核工作会造成应收账款传递时间的延误。此外，由于审核的过程主要为人工核对，也会出现审核不准确的情况。
（2）财务系统是基于BS架构使用JAVA平台建立的网络化会计核算系统，在提供网络化数据共享服务的同时也会带来较大的安全隐患。在数据存储端，相应的管理制度还不够完善，缺乏有效的灾备机制，还不能很好地规避地震、火灾、病毒、人为破坏等风险；在数据的传输端，数据采用明码，在被人恶意侵入专用传输线路、获知网段的情况下容易造成数据泄露；在数据的应用端，财务系统的安全性基于使用者的情况以及信息系统本身。
3．激励机制不健全。港口企业很少应用现金折扣的信用手段，其实对于长期固定拖欠的大中型客户，可考虑采用这一方式激励其早日还款，降低其应收账款余额。
4．现有客户信用评价方法不完善：①没有合理地开展客户信用调查；②客户资料不完整；③信用调查方式单一；④对客户的信用评价停留在表面；⑤没有重视客户信息反馈。
（四）信息沟通不畅
1．内部信息资源未实现共享。根据D公司的操作流程，目前最大的问题是数据不准确造成信息传递效果不理想。例如，当跨港区的中转箱未按原计划出口时，此信息操作人员未及时传递给计费人员，会造成计费人员出具的账单不准确。同样，计费人员也未将有关信息及时传递给操作人员。
2．与客户间的信息传递不及时。计费人员只是消极地等待客户的分舱数据，既未在接到操作部门提供的现场作业数据后立即与客户联系以获得分舱数据的相关信息，也未及时核对客户提供的分舱信息以避免出现争议。
3．各码头公司间的信息流通不畅。主要表现在相关跨港区中转的数据核对不准确、不及时，造成提供给客户的账单与实际情况不符合，影响应收账款的收款进度。
4．与其他港口间的信息沟通存在可提升的空间。各港口可以在不用泄漏各自费率、信用额度、信用期限等商业秘密的前提下，将在本港口信用记录较差、长期拖欠欠款的客户名单及客户联系人方式及其他欠款信息反馈给有需要的港口，由各港口自主确定该类客户的信用。对各港口集中反映的信用不佳的客户或经办人员，港口协会应发布必要的信息，提醒港口企业注意。
（五）监管力度不够
目前D公司管理层在一定程度上加大了对应收账款的考核，但在某些方面仍未实施有效监控，如在信用控
制上，操作部、业务发展部和财务部各部门经理及相关负责人没有对每月应收账款的发生额、周转期等进行梳理并对客户资信情况进行跟踪管理，也没有专门的应收账款审计制度。
二、改进建议
1．增设信用风险管理小组。由于操作部门和业务发展部门过多注重业务量，往往会忽视信用风险，而财务部门为控制财务风险，又往往比较保守，因此信用风险管理小组应独立于各职能部门。该小组由操作部门、业务发展部门和财务部门负责人及其他相关人员组成，主要职责包括：制定一套适合D公司实际状况的信用风险管理制度，监督和协调与应收账款管理有关的工作，完成客户资信的调查及客户档案的整理等。
2．加强相关人员业务素质训练。①从业务能力方面看，由于对单据审核重视程度不够，很容易造成一些应审核出来的错误单据没有及时返回计费组而是直接送交客户处了。送交客户的单据一旦存在问题，就会重新经过流程中的每一个环节，时间上会有所延误，势必会成为客户拖延付款的借口。因此，应该要求收款人员对客户的付款流程进行必要的了解。由于D公司应收账款客户较多，每家客户付款程序和付款方式不尽相同，收款人员需全面掌握每家客户的付款流程。②从业务素质方面看，应该让相关人员了解完整的应收账款成本概念。应收账款的逾期而带来的投资成本、管理成本和短缺成本是比单纯的坏账损失大很多的风险损失。英国信用管理专家爱德华总结出的拖欠损失与坏帐损失的比例为10:1。③岗位培训方面，应加强收款人员进行客户管理的意识，建立客户档案，完善收款计划。在日常工作中，应给收款人员制定周全的收款计划，了解每月何时应收取哪笔款项，若
款项未按计划收回，会滚动到下期收取，并进行细致的原因分析。
3．加强信息系统安全，运用信息系统控制客户信用水平，提高企业财务管理水平。①针对管理需要，发现信息系统风险，改善其物理安全与逻辑安全性，改变D公司信息系统当前使用者中存在的管理松散、安全意识淡薄的现象。②控制信用额度，根据客户信用等级确定信用额度，对不同等级的客户给予不同额度。必须将累计额度严格控制在企业所能接受的风险范围内，同时严格监控每家客户是否有超过信用额度的情况。为便于管理，应利用财务信息系统将每个客户设定好的信用额度维护在应收账款明细账上，作为资金余额控制的警戒线。对超过信用额度的情况，可以10%或5%作为控制信用额度变动的幅度，一旦有客户的应收账款超过其授予信用额度的10%或5%，系统应做出提示，并立即启用其他控制流程。对信誉较好、实力较强的客户可进入临时信用额度调整流程，由客户向信用风险管理小组提出申请，并确认相关欠款付款时间，经审核批准后，可临时为客户调整信用额度。对信誉一般、付款存在一定问题的客户，一旦出现超过信用额度的情况，经信用风险管理小组确认后，立即停止为其作业，并进入催款流程。
4．将应收账款管理纳入考核体系。可对应收账款实行分类考核，对期限越长的应收账款考核奖惩力度越大。注意将年度考核与月度考核相结合，避免出现年底应收账款余额降低而年度中间应收账款余额过大的现象。实行应收账款责任人制度，明确规定相关人员的责任，对责任人名下的应收账款发生坏账的，无论责任人是否调离岗位，都要追究责任。
［注：本文为辽宁省教育厅基金项目（）、辽宁省社会科学规划基金项目（L09DJY092）和辽宁省社科联基金项目（2010lslktglx-15）阶段研究成果之一］
(作者单位：东北财经大学会计学院)
责任编辑&李斐然
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