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公文写作中语言运用的基本要求
　　列宁指出：&语言是人类最重要的交际工具。&（《论民族自决权》）公文作为反映公务活动的工具，自然也离不开语言，它是在提炼口头语言的基础上形成的，合乎语法、修辞和逻辑规范的书面语言。
　　公文的语言，是公文写作中一个极其重要的问题。可以说，一篇公文，无论其主旨如何正确、鲜明、深刻，材料如何充分、详细、具体，结构如何巧妙、合理、得体，但是，如果没有完美规范的语言作为载体，也不会取得令人满意的效果。因而，语言运用得好坏，直接关系到公文的质量。读者对文件内容的理解和掌握，直至付诸实施，都是通过语言这个中间媒介来实现的。所以，在写作中，我们必须审慎仔细，下一番&爬罗剔抉，刮垢磨光&的功夫，认真学习和掌握公文的语言特点及其运用规律，写出合乎规范、质量较高的文书来，以适应工作需要。
　　公文是用来处理公务的文书，它在国家机关、社会团体和企事业单位的公务活动中发挥联系、传达或向社会宣布周知的作用。公文的实用性很强，其内容直接与社会生活的各个领域，与社会各阶层人们的工作、学习和生活紧密相连，并能产生直接的甚至是立竿见影的影响，这就决定了公文存在着与文艺作品及政论文章等有所区别的语言特点。因此，对于公文写作来说，在语言运用上必须达到如下几方面的要求。
　　（一）真实准确无假话
　　真实准确是公文的生命。真实准确无假话，这是优良文风的一个最基本要求，也是最重要的要求。
　　真实指的是确有其事。写进公文中的材料必须来自公务活动和社会主义市场经济建设的实际，来自人民群众的生活实践，不允许虚构和编造；准确指的是在表述时不夸大，不缩小，既不添油加醋，褒贬失当，更不文过饰非。只有内容真实、准确，才能具有说服力。因此，无论撰写何种公文，我们都应该做到&三不写&，即内容不真实的不写，材料没有落实的不写，没有了解清楚的不写。为此，在写作中必须做到：
　　(1)避免产生歧义。某个说法或某一段话，可以这样理解，也可以那样理解，这就叫做歧义。例如某单位发放奖金的规定，其中有一条是：&病假、事假三天以上者，扣发当月奖金。&这句话既可以理解为病事假三天不扣发奖金，也可以理解为病事假三天就要扣发奖金。因为公文内容没有对&三天以上&这一基数进行限定，&三天以上&究竟包含不包含&三天&，令人费解。因此，理解与执行也就不同了。
　　(2)防止褒贬失当。赞扬或贬损某一行为，所用词语超出或者没达到应有的程度，叫做褒贬失当。例如，某人在困难的条件下完成了一项具体任务，如果通报表扬时说成是取得了很大成就，就属于评价过高；反之，如果把我国第一次发射航天载人飞船试验成功，仅仅写成是社会主义现代化建设中的一个不小的成绩，则属于对它的意义估计不足。又如把&错误&说成&罪行&，就是混淆了问题性质；而&错误极其严重，应当进行批评&之类的行文，则属于错误程度与采取措施不相称，处置不当。这样类似的语言表述都属于分寸不适，褒贬失当。
　　(3)排除疏忽错漏。公文中的错漏现象多种多样，概括说来，可以分为两类：一类是粗心所致。例如起草公文过程中，前面说&下边分四点来说&，可实际上只说了三点，或者出现了第五点；前面说&一方面&，后文缺少&另一方面&。有时失之毫厘，差之千里，例如漏掉一个&不&字，意思就截然相反；引用数字时多写一个&零&或少写一个&零&，一差就是十倍；如果把&十万&错成&十&，则是万倍之差。属于粗心造成的错漏，经过认真检查，不难发现并且加以纠正。还有一类错漏是由于思考不严密、分析不细所致，比如有结论而缺少必要的情况和应有的分析，或者列举了情况、数字而没有接着加以论证等。
　　(4)注意措词得体。措词要得体，就是指用语要与所写的公文文种体例相符。颁布政府法令应庄重严肃，报喜祝捷要热烈欢快，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。报请性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多使用&望&、&请&、&给予指示&等等，以表示下级对上级的尊重；而意见体公文，则要严谨、周密、明确，不能使用乞求式的语气；命令体公文，其用语则必须斩钉截铁，毫不含混，避免出现依违两可的毛病；等等。
　　（二）严谨庄重无虚话
　　所谓严谨，是指公文中宣事说理要严密周全，交代清楚，合乎逻辑，前后不能自相矛盾，语言含义要确切。这是由公文的实用性和权威性所决定的。任何一份公文，如果写得语言虚浮，说话前后矛盾，不能自圆其说，这样，不仅不能体现机关工作严谨周密的作风，更主要的是会给工作带来损失。例如用以传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规的公文，在语言表达方面若稍有疏漏，就可能被那些以&上有政策、下有对策&为能事的人钻空子。因此公文语言要力求达到天衣无缝，令人无懈可击。同样地，处理其他公务的公文，也应力求行文严谨，以避免造成差错。
　　与严谨直接有关的是公文的语言必须庄重。所谓庄重，就是端庄持重，格调郑重严肃。只有用语庄重，无虚词浮句，无文学气息，所写的公文才更显得严谨。
　　语言严谨，首先是个思想认识问题，认识深邃，思维严谨，才能保证语言表达的严谨；其次还有一个语言修养问题。专业功底深厚，用词准确恰切，也能够保证语言的严谨。因此，在写作过程中，对所选用的词语该限制时必须限制，不该限制时一定不要随便限制，避免节外生枝，出现纰漏。例如&要勤俭节约，避免不必要的浪费&一语，这里的&不必要&就是多余的，因为&浪费&皆为&不必要&，刻意限制，节外生枝，反而出现漏洞。对一些关键性词语的界定也要注意做到严谨周密，防止出现歧义。如&会计员是经济管理人员&，即属定义过宽，应为&会计员是具有一般财务会计专业知识、能担负一般会计工作的人员&，这样定义，内涵更准确，也更严谨。
　　在长期的写作实践中，公文语言业已逐渐形成了具有特色的庄重语系，主要表现在：一是沿用文言词汇。诸如&兹&、&兹因&、&值此&、&惊悉&等词语，在公文中使用十分普遍，显得文雅庄重。二是专用词汇。诸如&任免&、&免职&、&呈报&、&审核&等，除了公文中使用外，其他语体基本不用，带有一种较为浓厚的庄重色彩。三是大量运用偶数音节词语，如&破坏&、&隐瞒&、&通报&、&表扬&等合成词和词组，在公文中使用显得整齐匀称；而违法乱纪、不务正业、助人为乐、克己奉公、为政清廉、大快人心等四字格成语在公文中的运用也显得庄重文雅。四是较多使用对偶句和排比句的修辞手法。例如&转变工作作风，提高办事效率&；&有的&&，有的&&，有的&&&等，显得句式整齐，音节匀称，庄重严谨。五是多用介词结构。通常使用的介词主要有&为了&、&根据&、&关于&、&通过&、&除了&、&对&等等，恰当地运用，能使行文语气庄重严肃，内容表达清楚。
　　（三）简明扼要无废话
　　由于公文是用来反映公务活动情况，解决公务活动中的实际问题的，是发文机关行使职权实施管理的重要工具，因而要尽量写得言之有物，简而不空。简明扼要是指公文使用的语言要精当不繁，忌冗长空泛，又不苟简，即服从行文目的和表现主旨的需要，当详则详，当略则略，力求以最少的文字表达最为丰富的内容。为此，应该注意以下三个方面：
　　(1)认识明确，抓住实质；陈述事实，抓住关键；阐明观点，提出意见和办法，要抓住中心，切合公务实际。公文文字的简要，是与作者认识明确、内容简要联系在一起的。&始于意格，成于句字&，如果公文作者对所要反映事物的了解失之片面、肤浅，写出的公文必然是言不称物，文不逮意。
　　(2)善于概括，抓住事物特征。当今世界已经进入&信息时代&，面对大量信息，公文写作人员必须善于概括、提炼，准确地抓住事物特征，这样才能切中肯綮。尤其一些反映大事、要事的公文，更需要概括。
　　(3)删繁就简，用最经济的文字，精当地表达尽可能多的实际内容。删繁就简的方法很多，诸如删除多余的字、词、句、段，做到&篇无累句，句无累字&；灵活地运用各种专门用语，例如&你局&、&该厂&、&本厂&等（称谓用语），&经&、&业经&、&兹经&等（经办用语），&近接&、&悉&等（引叙用语），&希望遵照&、&拟请&等（期望用语），&照办&、&可行&、&不可&、&不同意&、&同意&等（表态用语），&当否&、&是否可行&、&可行&、&是否同意&等（征询用语），&请批示&、&请审核&、&请回复&、&请指示&等（期复用语），&为此&、&对此&（综述过渡用语），&为要&、&为盼&、&特此函复&等（结尾用语）。根据实际情况，适当地运用这些专门用语，对于减少冗辞赘语大有帮助。
　　（四）平实易懂无大话
　　公文用语要求平实易懂，指的是语言平直自然、明白晓畅、恰如其分，不矫揉造作，忌堆砌华丽词藻，忌滥用辞格，讲求于平淡之中见神奇，多用叙述、说明、议论，少用或者不用描写、夸张、渲染等手法，这是公文的重要特征。不论哪种公文，都具有一定的广泛性和群众性，这一特点就决定了公文语言不仅应当注意约定俗成，而且尤其需要做到雅俗共赏，平实易懂。主要有三点：
　　(1)不要堆砌词藻，乱用修饰词语。公文用语要精练确切，修饰语不宜过多。鲁迅先生在《且介亭杂文二集&人生识字胡涂始》中说：&倘要明白，我以为第一是在作者先把似识非识的字放弃，从活人的嘴上，采取有生命的词汇，搬到纸上来，也就是学学孩子，只说些自己的确能懂的话。至于旧语的复活，方言的普通话，那自然也是必要的，但一须选择，二须有字典以确定所含的意义。&
　　在公文写作中，要如实地反映事物的本来面目，不允许有类似&燕山雪花大如席&、&白发三千丈&之类的艺术夸张。妥贴的夸张，在诗歌中会成为名句，而在公文中则会成为笑话。有些公文的作者，为了追求生动性，往往在写作中使用一些修饰语和形象词之类，不仅使公文显得虚泛、空洞，失去说服力，而且形成一种装腔作势、矫揉造作的文风。
　　(2)不要文白夹杂，故弄玄虚。公文中的遣词造句，应力求大众化，避免使用生僻晦涩的语句。有些公文中常常喜欢使用一些半文半白的词语，例如放着现成的&他&不用，非用&其&；放着现代词&如果&不用，要用&若&等。
　　这种做法，看似富有学究味，其实，其中的酸腐味、变质味很浓。
　　(3)不要过多地引经据典。一些人在公文写作过程中，喜欢引经据典地说明自己的观点，这在一定条件下是允许的，有时可以增强语言的表达效果。但是引用过多过滥，则会适得其反，使人感觉有卖弄学问、华而不实之嫌。一般而言，引经据典仅限于一些事务性公文中，如领导讲话、调查报告等文种；但在通用性公文中一般不允许引经据典，特别是有些庄重严肃的公文，如请示、命令、通告、批复等是绝对不能使用的。
　　（五）鲜明生动无套话公文写作一般要求写得平实、严谨、朴素，这是因为公文具有很强的政策性和实践性的缘故，特别是某些指令性、法规性很强的文件，诸如命令、指示、通报、决议、条例等，更要写得庄重严肃。但这并不排斥公文语言的生动活泼，在保证内容真实的基础上，审慎地运用一些修辞手法可使公文的内容表达显得生动活泼，从而更有效地发挥它的作用。
　　公文语言鲜明生动，是指其所表现的公务活动内容必须富有新意，而不是人云易云、平淡庸俗、无制发机关特质的内容。这首先要求制发公文的作者要有新鲜的思想，写进公文中的事例要典型。其次在表达手法上不能穿靴戴帽、套话连篇。公文不一定都是&板着面孔讲官话&，只要有创新的思维及丰富的公务活动内容，有好的文风，并切实掌握了公文写作的语言特点及要求，就可以把公文写得鲜明生动。
　　具体表现为：
　　(1)准确。这是公文语言的生命，它直接关系到公文质量的高低。俗语&一字入公文，九牛拔不出&，极其形象地说明了公文语言的准确性特点。这里，准确指的范围除内容要素外，在很大程度上取决于语言要素，即语言表达要符合客观实际，对问题的分析有理有据，符合逻辑，在遣词造句方面也要恰当贴切，符合语法规范。对于一些意义相近的词语，要反复考虑，仔细辨析它们之间的细微差别，选择最为准确的加以使用。
　　(2)简洁。公文重在实用，故在语言表达方面，在准确的基础上还应力求简洁。要用极省俭的文字表达尽可能丰富的内容，做到以少胜多。为此，就需养成一种&精雕细琢&的写作作风，在语言表达上要认真推敲，反复修改，竭力删掉那些可有可无的字词句段，毫不可惜。最后，达到&句中无余字，篇内无赘语&的境界。要注重使用那些论断性语言、综合性语言和群众性语言，以确保其简洁性。此外，还应适当运用一些简称（缩略语）等，也可使公文语言表达趋向简洁。
　　(3)庄重。公文是法定社会组织处理公务的工具，具有高度的政策性和法定的权威性，因而要求其用语必须做到庄严、郑重。为此，就需注意：要用叙述性、陈述性语言，忌用描绘性、抒情性语言；要用规范的书面语言，忌用方言土语。否则，都会影响公文语言的庄重色彩。
　　(4)朴实。公文重在实用，指导工作。因而在语言运用上还应力求朴实无华，要直陈其事，不要拐弯抹角，含蓄隐讳，故弄玄虚；也不要刻意藻饰、渲染、铺陈。否则，往往会适得其反。
　　(5)生动。指公文的语言虽然讲究朴实无华，但也不能失之平淡，要尽可能运用一些形象化的词语，借用一些现代汉语的修辞手法，如排比、层递、比喻、夸张等，但要注意有些修辞手法不宜使用，如双关、借代、象征等。
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　　任何能力都不可能由旁人直接传授，必须经过来回反复实践方可形成，公务文书（以下统称公文）写作能力亦然，撰写过许多“贯彻落实情况汇报”、“工作总结”、“领导讲话”等常用材料，每一篇文章都倾注了自己的心血，以下是他对公文写作的一些浅见，希望能给公考之路的考生一些帮助。
　　公文写作是一项精细科学的脑力劳动。它包含了许多层次的内容，不是主观上一眼就能看出来的，而必须经过深入的研究与思考才能做好，这也正是大家感到材料难写的一个重要客观因素。任何形式的写作都是主观对于客观的一种认知探索活动，在这一活动中，人永远是主体，因此，从这个意义来说，造成“写不出”“写不好”的原因就是我们没有很好的开动脑筋，没有有效地、全面地对事物的多方面进行综合分析。具体而言，主要表现为以下几个方面。
　　一是思想不重视
　　思想是行为的指南，进行公文写作，如果没有明确的思想目标，写作就会陷入被动和盲目。从自身情况来说是认识上的不重视。一方面缺乏足够的责任感，没有把公文写作放在应有的位置。即没有放在讲政治的高度、放在提高工作效率和总结经验教训、外树形象的高度来审视和对待，因而缺乏写作的动力和方向；另一方面，对公文写作本身也缺乏正确的认识，认为公文写作“无学”，认为公文写作和一般应用文一样，格式简单固定，写起来枯燥无味，没有什么学头；或者走向反面，认为公文写作种类繁多，结构各异，要求严格，自己知识积累不够，无从把握而不愿写。
　　其次是思考不认真。有个别同志不脚踏实地地学习，而且总以为自己学过就一定会，满足于一知半解，平时积累少，所以在具体写作实践中就会无处下笔。有时候领受了任务，不做深入细致的分析思考和实践，拿来就写，东一榔头西一棒槌。
　　其实公文写作，都有很强的针对性。先要吃透上级的指示精神，认真掌握下级的具体情况，深思熟虑后有针对性地撰写，否则就会陷于盲目，行文写作特别是制发文件时很容易就会游离于行文要求和主题之外，差之毫厘、谬以千里，荒腔走板、离题万里，甚至犯原则性错误，造成恶劣影响。
　　三是实践不深入
　　公文写作的内容来自于实践，又具体指导服务于实践，这是公文写作区别于一般文学创作的重要特征。公文写作涵盖了日常工作和生活的方方面面，如果不注重在实践中区分把握，很容易在格式等方面彼此混淆。如果一味地凭感觉、想当然，对发生在身边的事物视若无睹，把握不住写作的主题和格式，结果往往因情况不明、思路不清而写不下去。
　　四是训练不常态。当然，写不下去，除了对具体写作的格式要求和写作内容不熟之外，还有一个重要的因素――平时缺乏练笔。有些人对格式内容的要求虽然有一定的了解和认识，但由于缺乏实践训练，也往往导致脑中有印象，笔下却没有墨水。另外，平时的词汇积蓄量少，知识信息储备不足，也是造成写不下去的一个重要方面。基于这一点，我认为，文字能力弱不是造成写不下去的根本原因，不注重下功夫熟悉情况，不愿花精力勤思常练才也是造成写作困难的根本原因。
　　干部职工提高办文能力是十分必要的，只有提高了文字能力，才能总结经验教训，突出其他的职能，有了“做功”必须要有“唱功”，才能使工作完成得更加有成效。然而，提高文字水平并非一件容易的事情，需要持之以恒、坚持不懈的努力，去集腋成裘、聚沙成塔，最后做到下笔成文、结构整齐、文字精当。除了必须高度重视、提高思想认识、自觉地积极地撰写材料之外，具体可以通过下面六点努力来快速提高能力。
　　一是积攒“下锅米”
　　撰写公文通常有两条最基本的要求：“上要着天，下要着地”。着天就是知上晓上；着地就是掌握信息、立足现实。公文重在实用，鲜明的实用性是公文首要和最本质的特点，也是公文的出发点和归宿。因此，公文写作之前，必须掌握大量的信息材料，经过鉴别、筛选、分析、综合，将相关的材料转化为公文的内容。在撰写公文时，并不像不会写作文的小学生，胡编乱写，不是没得写就瞎编或者不写，而是“奉命作文，代人立言”，不管你有没有准备，有没有什么感想，都必须按时交出所布置的公文任务。而这样的话，如果没有平时的积累，那么，在遇到紧急情况时，恐怕就会误了重要的事情。俗话说“巧妇难为无米之炊”，再巧的农妇也做不出没有米的饭。撰写公文也是如此，在平时必须注意积累相关资料。
　　1.素材的积累。公文写作离不开素材，资料是否齐全，是否有用，关系到公文能否完成得出色。材料是进行分析的起点。徐霞客在写游记时，进行了长距离的跋涉，去搜集资料，他走过19个省，为了亲自了解真相，进行了长期的地理考察活动，最后完成了200
　　多万字的游记，很多都是通过亲自体验搜集的材料整理而成的。写自己单位的材料、上报信息，也要有这样的精神，要长期积累和充分占有单位工作、活动情况等素材。
　　积累公文写作材料，要从小处做起，养成善于观察与思考的习惯，多参加会议，多阅读上级的重要文件和领导讲话，充分把握上级的相关要求，多阅读报纸、杂志，及时了解国家相关政策与方针，多看新闻，掌握国内外热点消息，关注群众的心声，并且将自己的所见、所闻、所读、所感都记录下来，形成文字材料。可以准备专门的本子，在平时将你认为有用的资料抄写或剪辑下来，贴到或记到本子上。日积月累并且反复运用，你的小仓库就会积攒了越来越多的“下锅米”啦！
　　2.思想的积累。思想，就是指客观存在反映于人的意识中经过思维活动而产生的结果。对于公文材料而言，思想是灵魂。大家就需要通过阅读文件、参加会议、参观考察、深入调查研究、亲临现场等多种渠道，去捕捉那瞬间闪现的新想法、新见解，及时记录下来。在看书读报时，对重要的、好的文章要进行认真思考和分析，它好在什么地方？怎样立意？怎样布局谋篇？怎样开头和结尾？有哪些不足？假如换我来写篇文章又会是怎样？这样一对照思考，自己也就慢慢有提高，自己的思想仓库也会越来越“满”！
　　3．语言的积累。我们都应该知道，公文写作中非常重视语言的积累提炼。平时要从大量报纸刊物、网络和其他材料的阅读中提炼出一些脍炙人口的名言警句和生动活泼的俗语，以及现代社会的一些新鲜词汇，并且运用到公文中，这样便会为我们的公文增加一些画龙点睛似的亮色。当然，在面对不同对象时，加入的语言是不一样的。撰写不同类型的讲话稿，面对群众（口语化）和面对高层人士（不落俗套）要有所区别。有时候，经典的语言并不是所有人都能听懂的，要特别注意宣讲的场合和对象，长期积累这些细节并分对象熟练运用语言文字。
　　二是学会“模仿秀”
　　模仿的意思是指有意无意的学习他人的言行，使自己的言行与对方相似。古人常说，熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。巴金曾说过，读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就慢慢体会了它们的好处，也就慢慢摸到文章的调子和作法了。著名作家茅盾也认为“模仿是学习的最初形式”。我们小时候学习写字，有专门的字帖，画画中也有“临摹”一词，同样的，在公文中，初期也是需要经常模仿和参考。
　　要提高公文写作能力，应有意识地选读一些范文，以作借鉴。只有读多了，读熟了，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。如，总结、报告、汇报材料的开头，通常会用到“在&&&的正确领导下”，“在&&&的大力支持下”，“在&&&的亲自过问下”；在总结成绩时，通常都会用，“取得良好的成效，得到干部群众拥护和欢迎”，或者是“各项工作呈现良好态势”等等进行归纳；以领导为主角的新闻报道，通常会有“&&&领导亲自到会并发表重要讲话”，“&&&领导不辞辛苦（根据天气变化可相应改为“冒着大雨”、“冒着严寒”、“顶着烈日”等）走访和慰问了&&&”等语句；在分析问题时，一般都会用“在认真总结工作的同时，我们要清醒地看到，仍然存在一些突出的矛盾和问题”必用此语来增强危机感，类似的语句还有：“机遇与挑战并存，压力与困难同在”；在结尾通常都会“以更加昂扬的斗志、更加饱满的热情、更加务实的作风和更加勤奋的工作，推进财政各项工作再上新台阶”来鼓舞士气，增强信心。但我们也应认识到，读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，依葫芦画瓢。
　　回想我自己写东西的经历，有时候……也有时候写好后给领导看了，领导说还挺不错的，挺像个样子的。于是，我发现，原来“模仿”也是那么重要的。只有先学会模仿，有所创新，充实新的内容，当然这样的模仿并不是生搬硬套，而要灵活运用，所以说，“模仿”并不是件丢脸的事情，而是最开始的时候提高写作水平的有效途径。
　　清人唐彪在《读书作文谱》一书中说：“谚云读书十篇不如作一篇”, “学人只喜多读文章,不喜多做文章;不知多读乃藉人之功夫，多做乃切实求己功夫；其益相去远矣。人之不乐多做者，大抵因艰难费力之故；不知艰难费力者，由于手笔不熟也。若荒疏之后作文艰难，每日一篇半篇亦无不可；渐演至熟，自然易矣”。文章非天成，妙手靠实践，人们也常说“拳要打、字要写”、“文贵于精，精在于练”， 天道酬勤，勤能补拙，熟能生巧。这些话很有道理，所以我们不仅要多读,更要苦练,任何好文章都离不了苦练。文稿的写作才能、技巧，也是从刻苦实践中锻炼出来的，只有多写常练,坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。
　　当然，练习公文写作是有一个过程的，不可能一蹴而就的。工作中，常常听到一些人说；“我们想是想写，就是不知道从何写起”。笔者认为，不妨从整理会议记录、情况反映做起，做到勤写、多写、长期写。
　　在大量阅读、积极模仿的基础上，我们可以经常试着向上级的报刊杂志、网站投稿，发表一些“豆腐块”、“火柴盒”，我们不要小看了“豆腐块”、“火柴盒”，它虽小但却可以起到练笔的作用，坚持下去，会发现自己的写作水平的提高。
　　此外，还可以多拟一点通知、大事记、会议纪要、请示、报告等相对来说内容单一、结构简单、篇幅短小的文体做起，逐步向实施方案、工作规划、工作汇报、工作总结等相对重大的文体拓展，也可以先从办法、规定、条例等相对来说规范性较强、模式化程度较高的文体学起，逐步向领导讲话、调查报告、经验材料等非规范化、模式化的文体拓展，也可以先从自己熟悉的领域写起，逐步向其他领域拓展，这样可以发挥自己知识和业务方面的优势，增强写作信心。
　　有道是：“常看胸中有本，常写笔下生花”。通过练笔可以锻炼我们的思维能力，开阔知识面，只要坚持勤于练笔，不怕失败善于总结经验教训，自己就会慢慢“入门”，写作水平就一定能在“日不见长”中逐渐得到提高。
　　四是细搭“骨头架”
　　常言：“道得人人意中语，千回百折费寻思”，在写文章之前，必须静观默察，烂熟于心，凝神结想，深思熟虑，只有这样才能把思想、材料变成系统的语言，把系统的语言变成书面文字，尤其是要从结构入手，谋篇布局、理好思路，搭好架子，就像大厦的钢构，一二三四，然后填内容、润语言。
　　写文章必须要提高谋篇布局的能力，更重要的是要认真锻炼思路，加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。毛泽东曾说：“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突。”只有对内容经过精心思考，对文章的谋篇布局做到胸有成竹，再动笔写作，才能写出结构严谨，逻辑性、条理性强的文章。要列好提纲，或打腹稿。前面有哪些问题，后面就有对应的解决办法，要前后呼应。要写总结，那么一般必须要对经验进行一二三四的汇总，再合理的凝练提升。
　　搭好架子是起草公文的一道重要工序。按提纲写稿子，有许多好处：可以帮你组织材料；可以使你想问题更周到；免得一面写一面想，写时吃力不讨好。列提纲，一定要在掌握领导意图的基础上进行。提纲列的越细致越好，不要光列大题目，还要列小题目，就连每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目里面，也要考虑清楚。
　　比较简短的公文，可以不列提纲，但一定要打好腹稿。打腹稿，虽然不一定形成文字，但对文稿的谋篇布局也要想明白。有了好的提纲或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就会得心应手。
　　五是经常“拆东道”
　　拆东道是永修俗话，就是了解掌握实际情况，然后可以做到百战不殆。学习公文写作，需要根据行文意图去琢磨下笔的具体方向、材料的写作目的，需要达到的效果，尤其是要辨析好文体，准确使用公文文种，正确办文拟稿，这也是掌握公文写作的重要途径。
　　怎样辨识运用的文种呢？首先能够区分行文的方向，依据隶属关系来确定适用文种。例如，“请示”和“函”都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。向具有隶属关系的上级机关行文，应该用“请示”；向无隶属关系的机关行文，应该用“函”。如，关于购置**设备的请示，**公司关于申请专项资金情况承诺的函。其次能够区分公文功能的相同点和相异点，依据公文的具体事由来确定适用文种。例如我们常使用的“通知”文体，在向下印发、告知某些事项和要求时，我们多使用它。而“函”则是上行、下行和平行都可以运用。如果是我局向省政府报告情况、说明困难，那就只能使用函，不能使用请示文体。只有下级机关才能向上级机关使用请示或报告。
　　关于报告与请示，我们必须拿出来说一说。报告与请示两种文件，因为同是上行文，人们往往分辩不清，在工作中常常混用、错用。我们通过比较，是完全可以将两者区别开来，区别是：第一，从性质上看，报告是陈述性公文，是阅件；请示却是请求性公文，是批件、办件；第二，从内容上看，报告是汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级询问用的，不能写请示事项；请示重在请求，要写清请示事项，一事一请，每个请示只写一个请示事项，要求上级批复。第三，从时限上看，报告是事后说明，请求是事前陈文，请示的发出机关，要等上级批复之后才能把请示事项付诸实施，决不能“先斩后奏”。如，关于2011年土地收入情况分析报告，关于要求解决我县某镇集镇建设资金缺口的请示，这样一比较，请示与报告的不同也就一目了然了。
　　六是鸡蛋里“挑骨头”。“鸡蛋里挑骨头”比喻故意挑毛病，一般用在报复别人时，故意挑对方的毛病。而在这公文写作中，蛋里“挑骨头”是必不可少的，它可以使公文更加完善。所谓公文，都是“三分写，七分改”。多修改自己的文章，使其更加全面，更加完美，也是一种责任心强的体现，更是提高写作能力的一个重要环节。
　　列宁写文章时，向来喜欢把稿纸折成两半一半起草，一半修改，再看时，发现什么不足，想到什么，便立刻记在右边。如此反复修改，文章就很难不完美了。曹雪芹撰写《红楼梦》也是“增删五次，披阅十载”，可以说勤改、善改是名篇佳作凝聚在诞生之前，也是许多伟人的写作利器。
　　每次完成了文稿后，自己要通过对文稿相关材料的确认，文稿语言是否通顺，是否存在病句等仔细检查，也可以遵循“热时写，冷时改”的原则。创作灵感来时，写出的文章就像自己的孩子，怎么看怎么好，这时就需要过段时间再来修改，才能以他人的身份看初稿，才能发现其中不足。公文多修改也符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，文章频改，功夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。学习公文写作，要养成“文章不厌百回改”的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想。所谓“当局者迷，旁观者清”，要做到不耻示人，谦虚听从别人的意见，别人将“刺”挑出来了，文章才会更完美。对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。
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