目录 页 1. 销售部组织结构图 1.1 1.2 销售部部门设置组织结构图 销售部职位明细结构图 6 7 码2. 市场传媒部组织结构图 2.1 2.2 香格里拉酒店集团 PR 组织结构图 北海香格里拉大饭店市场传媒部组织结构图3. 市场传媒部 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 什么是传讯 集团形象手册 摄影
传媒联络管理系统 新闻资料 广告监督 报告及计划 危机处理 搞好关系4. 职责范围 4.1 4.2 4.3 市场传媒部总监/市场传媒经理 助理市场传媒经理/传媒联络员 美术总监/美工5. 日常工作介绍 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 检查电邮及回复 检查小册子及宣传资料 检查宣传海报 安排美工工作 设计(海报/宣传资料/小册子等) 打印免费券 制作指示牌(非会议及婚宴) 媒体报道 阅读每日报纸并存档6. 月度工作介绍 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.9 6.10 6.11 每月培训计划 差异报告 公关月报 每月新闻剪辑 下三个月预测 下月广告计划 美食导报 广告付款 安排酒店员工参与活动 宴请媒体维护关系6.8 E-blast7. 年度工作介绍 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 答谢晚宴 婚礼秀 月饼品尝会 圣诞亮灯仪式 福利院及启智学校控望 全年市场计划8. 常用表格 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 采购单(PR 单) 200 元以下无 PR 采购申请单 美术工作申请单 招待申请 支票申请单 零用现金报销单 的士明细表 培训出席记录 休假申请表9. 北海媒体\供应商简介及联系方式 9.1 9.2 北海媒体简介及主要负责人联系方式 常用供应商简介及主要负责人联系方式21.销售部组织结构图页码 1.1 1.2 销售部部门设置组织结构图 销售部职位明细结构图 4 531.1 销售部部门设置组织结构图 S&M Dept. Organization Chart销售部 Sales and Marketing Department会议及宴会统筹部 Events市场传媒部 Communications预订部 Reservations客房销售 Room Sales41.2 SBHI 销售部职位明细结构图市场销售总监销售总监市场传媒部经理预订部经理秘书 美术总监 业务发展及 公共事务总监 市场传媒协调员 预订部文员 预订部主管宴会及会议统筹 副总监中级销售经理宴会及会议统筹 主管销售经理宴会及会议统筹 协调员销售代表销售协调员52. 市场传媒部组织结构图 页码 2.1 香格里拉酒店集团 PR 组织结构图 2.2 北海香格里拉大饭店市场传媒部组织结构图 7 862.1香格里拉酒店集团 PR 组织结构图 Shadow Wong Senior Corporate PR Manager Elizabeth DeMotte Vice President PR Bonnie Ang PR CoordinatorLori Lincoln Director of PR C North AmericaKaren Luard Director of PR C Europe & Middle EastJudy Wang Director of PR C ChinaJudy Reeves PR ManagerKate Jones PR ManagerDeborah Li PR ManagerEsther Yang PR OfficerMainland China DOCs/CMs at Property levelAnita Meier PR German PR AgencyA deux commes French PR AgencyGolin/Harris Japan PR AgencyCatchOn PR CHI PR AgencyDOCs/CMs at property level72.2北海香格里拉大饭店市场传媒部组织结构图市场传媒部经理艺术总监美 市场传媒部协调员工83. 市场传媒部 页码 3.1 什么是传讯 3.2 集团形象手册 3.3 摄影 3.4 传媒联络管理系统 3.5 新闻资料 3.5.1 新闻资料夹 3.5.2 刊物库 3.5.3 剪报 3.6 广告监督 3.7 报告及计划 3.7.1 传讯计划 3.7.2 传讯计划摘要 3.7.3 每月传讯活动报告 3.7.4 特定项目计划 3.8 危机处理 3.9 搞好关系93.1什么是传讯所谓传讯，就是市场传讯，意思是有意识而又有计划地不断以种种方法促进一个机构与 大众彼此的了解；这些方法有以下几种： 广告 C 运用创新的技巧使传讯产生说服力；措施不外付钱在报章杂志刊登宣传稿，或 利用电台或电子传媒进行传播，藉以推广产品、意念或服务。 直销 C 利用任何传媒直接接触顾客或让顾客直接回应的传讯方式，一种以个人为主的 业务推广方法。 促销 C 使货品增值，同时增进消费者购买欲，以致即时售出货品的方法。 宣传刊物 C 任何有助于推广业务的印刷品，例如宣传小册子或单张、海报、桌上广告 卡、明信片、招贴等。 公众关系 C 利用报刊、电台、电视台等传媒，以无偿的方式刊登或广播通常经过编辑 的宣传材料，有别于广告这种有偿的宣传方式。 3.2 集团形象手册这是公司守则，必须依循。 传讯部必须存放一本集团形象手册。 总部将定期补充及增订手册的部分内容， 你务必将新资料加插于手册内。 除集团形象手 册以外，传讯部存有一本中文版的传讯手册，版本颇旧，现集团已无中文版更新。一本英文 版的传讯手册，可在集团的内部网站上找到相应内容，并应当及时更新。 3.3 摄影图片库 C 为你酒店保存一个内容齐备的图片库至为重要。传讯部需经常使用图片。无 论是幻灯片或照片，必须一一加上标签、存档及更新。 摄影工作细则 C 若需要广告公司或独立摄影师拍摄新照片， 必须填妥摄影工作指示表。 摄影报价 C 摄影工作指示表发出后，应收到一份摄影报价单。集团拥有指定的广告公 司担任摄影，也可寻找当地摄影拍摄普通使用照片。 模特儿参演表格 C 确保摄影工作雇用的模特儿签妥适当的聘书或委任书。 3.4 传媒联络管理系统 总部设立了一个传媒联络管理系统，以便更能有效、一致地与国际传媒建立良好的关系。 有关详情，参看传讯手册 8.3 页公众关系传媒联络管理系统。 3.5 新闻资料 3.5.1 新闻资料夹 你必须为酒店准备一份新闻资料夹。 虽然新闻资料夹内容会随个别需要和传媒的要求有 所不同，但有关酒店各方面的详尽新闻稿（包括管理高层的简历）务需准备妥当，以供随时 应用。3.5.2刊物库10每家酒店都应有藏量丰富的刊物库。A 和 B 刊物的最新一期应存放于刊物库；这样，你 就可经常得知重要的报道，以及准确掌握广告的定位。你的传媒联络名单会有所增删，因此 期刊名单也要经常作出相应的修订。 3.5.3 剪报剪报是衡量你宣传酒店成功与否的一种方法。剪下报道，并呈交总经理、市场总监以及 其它部门主管。剪报存档应以类别分门：餐饮推广、一般报道和个别访问等等。这些剪报有 助你评估在公关方面作出的努力，让你了解哪些地方仍需多下功夫。你也许需要考虑聘用剪 报公司来监督报刊报道。须知监督的数量多少和范围大小直接影响收费的标准，应先与市场 总监商讨。 3.6 广告监督要让自己更有效地发挥传讯方面的作用，必须监督你主要对手的广告活动。你必须监督 对手在不同市场的广告，特别在本地传媒。下列方法可助你达到目标： ? 找出同一市场竞争对手。 ? 把对手或自己酒店正在登广告或打算登广告的报刊列出。 ? 定期作报告，内容包括： - 酒店名称 - 刊物名称 - 刊登广告日期（月份、星期、日期） - 广告宣传活动名称 - 形象/策略 - 广告大小 - 彩色或黑白 - 位置/页数 - 监督费用 ? 竞争对手实际支付的费用往往很难得知，但报刊提供逐次计算的收费表可作为监督费用 的指标。 剪下对手的广告，清楚加上标签（报刊名称和广告刊登日期）并加以存档。 与市场总监商计报告形式和次数。 3.7 3.7.1 报告及计划 传讯计划你应与市场总监磋商，完成酒店全年传讯计划。这份计划属全年市场计划的一部分，应 每修订一次。 3.7.2 传讯计划摘要为了有效地给广告、直销、宣传刊物、宣传作计划和预算，你必须完成下列传讯计划摘 要报告： - 客户广告计划表11- 餐饮广告计划表 - 直销计划表 - 宣传刊物计划表 - 公众关系计划表 这些计划商要对于交待整年财政预算、策略计划和监督传讯计划进度帮助仍大。 3.7.3 每月传讯活动报告你必须完成每月传讯活动报告， 提交给酒店的总经理/市场总监， 并把副本送至集团传讯 部。报告应于随后的一个月的首七天内做好。 注意事项： ? 把主要活动分点列于适当环节内。内容应简洁扼要。 ? 报告须于随后一个月的最初七日内完成。 ? 只须填写适当部分，例如某几个月并无任何宣传或（临时）广告活动，那么这两个 环节就空着。 详见本手册 6.3 章节内容。 3.7.4 特定项目计划很多时候个别的传讯计划牵涉到各个范畴，包括广告、直销、宣传刊物和公众关系。若 要好好计划，顺利推行，你务须制定一个特定计划。 详见本章末附件。 3.8 危机处理传讯部在处理危机中起着举足轻重的作用。危机出现的时候，你的责任包括准备传媒声 明以及控制发放资料。 3.9 搞好关系使传讯工作无论对内对外都有声有色，必须编列联络表，并不断增订其内容。例如：主 要政府联络人，包括处理新闻事务的官员（任何提及政府官员的新闻稿应向本地或外国处理 新闻事务的官员、礼宾部查明） 、姐妹酒店的传讯部同事名单、姐妹酒店或其他酒店餐饮通讯 /宣传册子的存档。还应熟悉自己酒店的市场手册。4.职责范围12页码 4.1 市场传媒部总监/市场传媒经理 4.2 助理市场传媒经理/传媒联络员 4.3 美术总监/美工16 21 26134.1市场传媒部总监/市场传媒经理工 作 职 责 第一部分 工作概况职位 : 部门 :市场传媒部经理 市场销售部 市场销售总监 美工 酒店所有部门分部门 : 职位代码：CM市场传媒部 职位级别 : 2直属上级 : 管辖下级 :其它联系部门 :批 准:日 期:年月日职 位:市 场 销 售 总 监签 名:________________更 新:日 期:年月日员工姓名:执行日期：年月 日签 名:________________14第 二 部 分 主 要 工 作 范 围 职位 部门/分部门 工作概述/目的 : : 市场传媒部经理: 市场销售部/市场传媒部策划、指导、监管并参与一切有关推广业务的传媒活动。在市场销售总监指引及监督下，按照 酒店既定方针和步骤促进所需传媒活动，籍以建立并维持酒店的尊贵形象。 工作知识要素 1. 2. 3. 4. 5. 6. 综合职能 广告 直销 宣传刊物 公众关系 环保意识15第三部分 工作职责 市场传媒部经理 职责 1. 综合职能 行动 ? 根据酒店市场计划和传媒手册的大纲，制订 一年一度的传媒计划，其中包括明确的目标 和预算。 将实际成绩与原定目标相比较，如有未尽妥 善之处则设法改善。 与市场销售总监、广告公司及集团市场部通 力合作，监督及指导广告、宣传刊物及公关 所需的图片摄制工作。 确保传媒部的原版幻灯片储存库足以应付一 切广告、宣传刊物及公关活动的需要。 参与传媒部每月开支的预算工作。 协助市场销售总监策划邮递宣传活动，并监 督计划的实施情况。 确保集团形象手册及时增订最新内容，并按 其中指引加以切实执行。 确保传媒手册能及时增订最新内容，并使其 发挥培训功能。 监督监督美术部的业务。 履行传媒活动所需的其它一切有关职责。? ?? ? ? ? ? ? ?2.广告? ?? ? ? ?与市场销售总监及广告公司合作，创作广告 设计稿，并制定传媒推广方针。 确保酒店的宣传信息及推广活动与姐妹酒店 及香格里拉集团广告相互配合，以便广告预 算发挥最大成本效益。 确保广告形式与香格里拉集团形象相配合。 确保一切广告均及时经市场副总裁批准并由 总部审核。 分析酒店市场的划分情况，以确保安排传媒 宣传活动能与之配合。 监督传媒宣传活动程序，使之按照既定计划 进行，并妥善控制广告预算。16第三部分 工作职责 市场传媒部经理 职责 3. 直销 行动 ? ? ? 策划直销活动，监督有关活动的执行情况。 监督及考查直销活动的反馈情况，籍以改善 不足之处。 控制预算。4. 宣传刊物? ? ? ?统筹及执行一切宣传刊物的印制工作。 确保在网站上及时增补最新的宣传资料。 监督酒店公共区域的陈设及临时标志的制作 及质量情况。 酒店酒店对外发送的礼品质量并编制有关预 算。确保礼品上的酒店标志符合集团形象手 册的规定。5. 公众关系? ? ? ? ? ?向当地、地区的有关媒介发布新闻稿。 策划及组织新闻宣传活动。 及时更新新闻资料夹内的宣传资料。 复审及指导各项酒店参与的赞助及公关活动 确保煎报定时在酒店管理层间传阅并妥善保 存。 担任酒店的发言人。6. 环保意识? ??? ?确保工作区域环保措施的施行 不断地探求利用环保的改进措施，纳入环保 管理方案 参加由饭店环保和节能管理委员会发起的社 区活动和方案 确保环保信息深入贯彻到部门内的所有员工 时刻遵循“节能、环保、再生”的原则， 积极参加环保活动17第四部分 个人素质要求 市场传媒部经理 个人条件 身体 身高/年龄/性别 基本条件? ? ?参考附加条件?外观整洁 口齿清晰 健康状况良好身高 165 厘米以上语言?流利的英语对话及书 写能力 具有酒店管理部门颁 发的资格证书 2 年以上在国际集团性 酒店的工作经验?其它国家语言资历? ?酒店管理部门颁发的证书工作经历? ?1 年以上在国际集团性酒店担任 经理的工作经验性情 领导能力/关系/潜力? ? ? ? ? ? ?灵活主动 精力充沛 团队合作精神 想象力和创造性 质量标准 达到期望 忠实，奉献精神? ? ?幽默感 自信心 成熟其它? ?超时的工作能力 熟练的电脑操作能力184.2 助理市场传媒经理/传媒联络员 工 作 职 责 第一部分 工作概况职位 : 部门 :传媒联络员 市场销售部分部门 : 职位代码：市场传媒部 职位级别 : 5直属上级 :市场传媒部总监/市场传媒部经理管辖下级 : 无 其它联系部门 : 酒店所有部门批 准:日 期:年月日职 位:市 场 销 售 总 监签 名:________________更 新:日 期:年月日员工姓名:执行日期：年月 日签 名:________________19第 二 部 分 主 要 工 作 范 围 职位 部门/分部门 工作概述/目的 : : 市场传媒部联络员: 市场销售部/市场传媒部协助策划、指导、监管并参与一切有关推广业务的传媒活动。在传媒总监及传媒经理的指引及 监督下，按照酒店既定方针和步骤促进所需传媒活动，籍以建立并维持酒店的尊贵形象。 工作知识要素 7. 综合职能 8. 广告 9. 直销 10. 宣传刊物 11. 公众关系20第三部分 工作职责 市场传媒部联络员 职责 1. 综合职能 行动 ? 协助原版幻灯片的搜集工作，丰富其储存量， 以应付一切广告、宣传刊物及公关活动的需 要。 协助酒店及集团市场部与广告公司合作的广 告、宣传刊物及公关活动所需的摄影工作。 搜集有关对手的资料及剪存有关对手的广 告。 协助传媒活动及一切有关职责。 在传媒总/传媒经理缺席时代行其职责。? ? ? ?2.广告?? ?协助传媒部门与广告公司策划客房国际推广 及当地广告活动的广告设计稿及利用传媒推 广的活动。 协助安排传媒推广活动的次序，并保证及时 支付有关费用。 收集所有餐饮广告然后呈交市场副总裁及总 部省览。21第三部分 工作职责 市场传媒部经理 职责 3. 直销 行动 ? ? 协助策划直销活动，监督有关活动的执行情 况。 协助监督及考查直销活动的反馈情况，籍以 改善不足之处。7. 宣传刊物? ? ? ?在协助协调及执行一切有关制作刊物的活 动。 控制一切有关市场宣传刊物的印刷数量并开 列有关清单。 将酒店宣传刊物样本送交集团市场服务组备 用。 协助制作酒店公共区域使用的陈设及临时标 识。? 8. 公众关系 ? ? ? ? ? ? ?协助编订传媒联络名单。根据传媒联络管理 系统管理被指定的传媒资料。 协助撰写并发布新闻稿。 协助酒店通讯的制作工作。 协助执行新闻宣传活动。 编订传媒所需的新闻资料夹。 协助执行有关酒店参与的赞助活动及公众关 系的职责。 将报刊资料及剪报存档备考。 在传讯总监/传讯经理缺席时担任酒店的发 言人。22第四部分 个人素质要求 市场传媒部联络员 个人条件 身体 身高/年龄/性别 基本条件? ? ?参考附加条件?外观整洁 口齿清晰 健康状况良好身高 165 厘米以上语言?流利的英语对话及书 写能力 具有酒店管理部门颁 发的资格证书?其它国家语言资历? ?酒店管理部门颁发的证书工作经历 性情 领导能力/关系/潜力? ? ? ? ? ? ?灵活主动 精力充沛 团队合作精神 想象力和创造性 质量标准 达到期望 忠实，奉献精神? ? ?幽默感 自信心 成熟其它? ?超时的工作能力 熟练的电脑操作能力234.3美术总监/美工美术总监工作职责第 一 部 分 工 作 概 况 职 位 美 术 总 监 部 门 职 位 代 码 市 场 销 售 部 4 工 作 汇 报 给 市 场 传 媒 部 其 它 关 系 餐 饮 部， 人 力 资 源 部分 部 门 市 场 传 媒 部批 准 职 位 更 新: : : 市 场 销 售 总 监日 期 签 名 日 期: : :年月日________________ 年 月 日员工姓名 执行日期: ： 年 月 日 签 名 :________________页 数:3 页24第 二 部 分 主 要 工 作 范 围 职位 部门/分部门 工作概述/目的 : : 美术总监: 市场销售部/市场传媒部统筹安排美术设计及店内印刷工作， 确保按时完成工作， 并符合北海香格里拉大饭店的标 准和形象。负责全酒店的节日和促销活动的装饰设计和制作。 工作知识要素 12. 行政管理 13. 印刷 14. 美术设计 15. 摄影 16. 综合25第 三 部 分 主 要 工 作 职 责 职责 1. 行政 ? 仪容及态度 ? 严格遵守酒店各项规章制度 行动 ? 仪容整洁，工作态度认真，勤奋好学? 参加会议?按要求参加其他部门的相关工作协调会 议2. 印刷 ? 3. 美术设计 ? 安排好促销海报、 宣传单的设计工作及其 它美术工作如期完成 定期与餐饮部和人力资源部沟通， 在节日 和促销活动前， 提前作好装饰设计和制作 工作。 安排好所有印刷工作如期完成?4. 摄影?根据上级管理部门要求拍摄高质量的照 片 有意识地拍摄关于酒店的有新闻价值的 照片 保持美工室、 雕刻室的清洁， 备有消防设 备 保留海报、照片、底片等以供再用 每周检查物料是否齐全，并及时补充 了解国内市场有关材料的新动向， 保持设 计与广告触觉的潮流化和时代感 在上级管理部门要求时，承担其它工作?5. 综合?? ? ??26第 四 部 分 个人素质要求 美 术 总 监 基本条件?个人条件 身体 身高 / 年龄 / 性别 / 形 象 / 健康 语言 资格证书 / 培训参考附加条件?? ?形象整洁 态度良好 身体健康 流利的中文表达能力 中专毕业/美术专业 电脑设计二十五岁以上??英语对话能力? ?工作经验3 年以上酒店工作经验5 年以上同类酒店工作经 验性情 能力/相互关系/性格/潜力? ? ? ? ? ?灵活主动 精力充沛 团队合作精神 想象力和创造性 质量标准 求知性 超时工作能力 计划性和成本控制其他? ?27美工工作职责第 一 部 分 工 作 概 况 职 位 美 工 部 门 职 位 代 码 市 场 销 售 部 5 工 作 汇 报 给 市 场 传 媒 部 其 它 关 系 餐 饮 部， 人 力 资 源 部分 部 门 市 场 传 媒 部批 准:日 期:年月 日职 位:市 场 销 售 总 监签 名:________________更 新:日 期:年月日员工姓名:执行日期：年月日签 名:________________页 数:3 页28第 二 部 分 主 要 工 作 范 围 职位 部门/分部门 工作概述/目的 : : 美工: 市场销售部/市场传媒部负责整个饭店的美术设计工作及店内印刷工作， 确保与北海香格里拉大饭店的标准和形象 相一致。 工作知识要素 17. 行政 18. 印刷 19. 美术设计 20. 摄影 21. 综合29第 三 部 分 主 要 工 作 职 责 职责 3. 行政 ? 仪容及态度 ? ? 参加会议 ? 严格遵守酒店各项规章制度 按要求参加其他部门的相关工作协调会 议 接纳经市场传媒部经理批准的工作申请 单 安排好所有印刷工作如期完成 按期设计制作促销海报、 宣传单及其它美 术工作 安排好设计工作如期完成 接纳经市场传媒部经理同意的设计工作 单， 如有紧急设计要求， 须先征得经理同 意。 根据上级管理部门要求拍摄高质量的照 片 有意识地拍摄关于酒店的有新闻价值的 照片 保持美工室、 雕刻室的清洁， 备有消防设 备 保留海报、照片、底片等以供再用 每周检查物料是否齐全，并及时补充 了解国内市场有关材料的新动向， 保持设 计与广告触觉的潮流化和时代感 在上级管理部门要求时，承担其它工作 行动 ? 仪容整洁，工作态度认真，勤奋好学4. 印刷?? 3. 美术设计 ?? ?4. 摄影?5. 综合??? ? ??30第 四 部 分 个人素质要求 美 工 基本条件?个人条件 身体 身高 / 年龄 / 性别 / 形 象 / 健康 语言 资格证书 / 培训参考附加条件?? ?形象整洁 态度良好 身体健康 流利的中文表达能力 中专毕业/美术专业 电脑设计 有美术设计经验 灵活主动 精力充沛 团队合作精神 想象力和创造性 质量标准 求知性 超时工作能力 计划性和成本控制十八岁以上??英语对话能力? ?工作经验 性情 能力/相互关系/性格/潜力?一年以上酒店工作经验? ? ? ? ? ?其他? ?315. 日常工作介绍 页码 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 检查电邮及回复 检查小册子及宣传资料 检查宣传海报 安排美工工作 设计(海报/宣传资料/小册子等) 打印免费券 制作指示牌(非会议及婚宴) 媒体报道 阅读每日报纸并存档 35325.1检查电邮及回复1. 双击桌面 Lotus Notes 图标。 2. 打开后在 Enter your 框内键入密码(Password)如：123456，在 For user 下拉框内选择适当的 用户名（如 Windy Wang/SBHI/Shangri-La） ，在 At 下拉框中选择合适的用户名（如 Windy Wang） ，确保两个下拉框内的用户名一致，按下 OK。 3. 进入页面后选择第一个按钮 Mail 进入邮箱。 4. 左侧为命令菜单，右侧为邮件显示区域。现简单介绍常用选项：左侧竖列菜单中 Inbox 为 收件箱，Drafts 为草稿箱，Sent 为已发送，Trash 为垃圾箱。右侧显示区最上方按扭分别是 New Memo 为新建邮件，Reply 为回复，Reply with Options 带历史纪录回复，Forward 为转 发，Delete 为删除，Copy into New 为复制为新邮件。 5. 查阅邮件：选择 Inbox，右侧区域会出现所有的邮件，双击邮件名即可打开查看邮件。如 果此选项显示为 Inbox(2)则表示你的收件箱现在有两封新邮件，一般未打开看过的新邮件 会显示为红色，并带有星号，打开看后则为黑色，如果看过电邮又想让它变成红色未查阅 状态，可选中该邮件，并按一下键盘上的 Insert 按钮，则邮件又会变为红色状态。 6. 删除邮件：单击选中右侧邮件，直接按键盘上的 Delete 按钮或是按上方的 Delete 按钮删除 选中邮件，这种方法只是暂时将邮件放入垃圾箱中，或在垃圾箱中找回邮件，也可彻底清 空垃圾箱。 7. 回复邮件：打开邮件后，若想给发送人回复邮件，可以点击右侧区域上面的按钮 Reply 或 是 Reply with Options，二者的区别为 Reply 只是单纯的自动跳转到空白的邮件页面，自动 将发送人的电邮地址生成到你的收件人地址栏，你可以在空白处键入想要回复的内容，然 后发送。Reply with Options 在生成回信时会自动将原邮件的历史内容一并复制到新邮件 中，加入你需要的内容后选择发送。 8. 转发邮件：打开邮件后若想转发此邮件，可按下 Forward 按钮，页面会跳转到新邮件，该 邮件会保存有所有此封电邮的信息，在地址栏 To 的空白地址输入框内输入你想转发的电 邮地址。 9. 存邮件草稿：编辑好邮件后，如果还不想发送邮件，可以选择最上面的按钮 Save As Draft， 邮件就会存为草稿，如果下次想要修改或是发送时，可以点击左侧的菜单中的 Drafts，在 草稿箱中找到该邮件。 10.整理垃圾箱：移入垃圾箱的邮件，如果想要恢复，可在进入垃圾箱后选择最上方的 Restore 或 Restore All， 第一个命令是恢复你选中的邮件，第二个命令是恢复垃圾箱里所有的邮件。 如果要清除邮件，可选择 Delete Selected Item 或 Empty Trash，第一个命令是删除选中邮 件，第二个命令是清空。 11. 编辑收到邮件内容：如果想要编辑收到或已发送的邮件内容，可以打开邮件后，选择上方 的 Copy into New Memo，系统会生成新邮件，邮件是打开邮件的所有内容，你可以编辑修 改之后存为草稿或直接发送。 12.邮件优先紧急级别：编辑完一封新邮件后，发送前可以选择邮件优先级别，一般默认为 Normal， 如果需要紧急优先发送的话， 或以在邮件最上方的命令按钮选择 Delivery Options， 然后选择 Importance（重要）的级别 Low/Normal/High 中的 High，在 Delivery Priority（发 送优先权）中同样选择 High，然后按 OK 即可。 5.2 检查小册子及宣传资料酒店小册子 Brochure 及宣传资料 Flyer 分别存放于以下部门：前台、礼宾部、大堂吧、 咖啡厅、小商场、商务中心、香宫、豪华阁酒廊，每天或隔天检查相应区域，确保各部门小 册子及宣传资料充裕并且是最更新的，摆放整齐位置正确。335.3检查宣传海报宣传海报 Poster 一般放在以下位置：一进大厅正面区域（礼宾部斜对面） ，一般是长方 形水牌 4 块，大堂吧方形水牌 1 块，咖啡厅方形水牌 1 块，香宫方形水牌 1 块。一般用于放 置日常酒店推介产品，如湖南菜、咖啡厅自助餐、大厅水牌一般放置非会议的欢迎水牌，菲 律宾歌手宣传海报、礼宾部租车海报及婚礼时新人在门口迎亲的指示牌。 确保所有海报都是经过 GM 批准的最新海报，在各部门需要时负责制作相关主题内容 的海报。 5.4 安排美工工作接到相关部门的设计/拍摄/印刷等要求后，协调安排美工工作，做到及时、高效、正确 的完成各部门交付的任务。部门要求美工工作，首先需要填写美术工作申请单，经过本人与 部门经理签字后，附上其它附件（如印刷资料，设计资料等）一同交至传媒部经理处，由经 理统一安排调度美工工作。 美术工作申请单填写及式样请参见 8.3。 5.5 设计（海报/宣传资料/小册子等）接到部门要求或是美工工作单后， 与相关负责人充分探讨设计想法， 请有关部门给足料 后开始着手收集想关资料。撰写文案，在互联网上搜索图片，联系摄影师为产品拍照，而后 由美工或是广告公司按照你的思路设计出样稿。 接到样稿， 打印出来， 在示意图边标注清楚边距大小的尺寸， 并在空白处注明所为何用， 交至总经理处审核批准（标准批准程序应为销售部总监――相关部门负责人――总经理） ，不 符合要求的按照总经理意见继续进行修改，批准后总经理会在空白处签名确认，如果总经理 忘记时，请注意提醒签字。 将总经理签字后的设计样稿存入相关档案夹中， 通知广告公司或美工制作成品， 成品到 货后先送至收货部经由收货部和公共部验收是否符合要求达到标准，不符合的将退回重做， 符合的请收货部出具收货单，后将成品交给总经理查看，确认可以后将成品放至相应的位置。 一般饭店对外宣传的 Flyer 应该包含以下方面：标题――介绍――图片――价格――联 系方式，收到部门的制作要求时，需收到经由部门经理签字的申请单，确保制作要求详尽明 确再行制作。 酒店非喷绘自行设计打印的海报（Poster）用纸有一定要求，池畔吧应使用蓝色书纸， 咖啡厅使用绿色书纸，香宫使用红色书纸，大堂吧使用黄色书纸。 设计好后的海报电子版存在 A-COMMS 下的 PROMO， 会分为 FLYER 和 POSTER 两个 文件夹，请排文件夹存放。 5.6 打印免费券向客人赠送免费券是酒店为了建立关系、开拓业务、增进感情使用的一种方法。免费券 可以分为免费房券、免费房含餐券、免费自助餐券、免费游泳券等，内容不同，均使用相同 的空白免费券打印而成。在收到经由财务总监和总经理签字后的招待申请单后，至财务部领 取空白免费券，由财务人员记下编号和张数，核对数量正确后，打开电脑，找到格式，更改 相应日期和内容后打印出来，将打印好的免费券与招待申请单一同送至总经理秘书处。总经 理秘书会交给总经理在券上签字后，送到财务部盖财务章，免费房券才可生效。相关申请人 可到财务处登记领取完成后的免费券。路径：A-COMMS/PROMO/VOUCHER345.7制作指示牌（非会议及婚宴）除会议以外的指示牌均由我部门负责制作。 婚宴的指示牌一般制作 3-4 张，如是大宴会厅的指示牌，一张没有箭头的置于宴会厅门 口，一张向右箭头的置于宴会厅客用厕所前，一张向左箭头的置于香宫前，一张没有箭头的 置于礼宾部大堂指定位置。婚宴指示牌打印好后交由美工制作黄底，因为酒店水牌的尺寸大 于打印出来的 A3 尺寸，水牌的底色为黑色，为了覆盖黑色，故需美工再裁出与水牌同样大 小的米黄色书纸，将 A3 打印稿粘在上面才可以将指示牌交给宴会厅的员工，婚宴前摆出。 大堂处水牌供新人在酒店门口迎宾时使用，新人抵达后，礼宾部员工会将水牌推出酒店门口 置于新人身边，新人上楼后收回大堂放置，婚宴结束后撤下。 非会议指示牌一般用于旅行团或政府 VIP 团不在酒店开会时协助制作。会议指示牌会 由 EVENTS（宴会及会议统筹部）跟会人员负责制作。多数情况下非会议水牌为欢迎水牌， 要求不多，黑体字，排版看起来均匀协调，不失重，必须要有酒店的 LOGO。GM 要求为中 英双语，可看情况制作纯中文指示牌（涉及到的内容极为复杂专业的） 。除欢迎水牌外，一些 警示牌也由我部门负责制作，如台风警告，指示牌涉及到法律责任的，请在拟好中文后交由 财务总监审核，确保措词准确，无法律责任风险。后交由 GM 审批，确认可以后，放下大堂。 凡是放置在大堂的所有指示牌均需 GM 审核同意才可放置。 指示牌格式存放路径为：ACOMMS/PROMO/SINAGE 5.8 媒体报道由于酒店公关需要， 常常要邀请媒体对酒店活动进行报道。 媒体对报道的热情度取决于 饭店活动的新闻价值，故公关部的一大职能就是制造让媒体感兴趣的新闻点。邀请媒体来酒 店报道，一般在活动开始前一个星期可以致电相关负责人提前预约邀请，得到对方确认后， 准备好新闻稿及背景资料，打印出来或发至对方邮箱。 在饭店活动举行前 1-2 天再次致电负责人提醒约会。活动当天提前致电各媒体负责人， 告知对方自己将在什么位置等候，提醒抵达时间，后带好事先准备的文字材料提前等待。 满足媒体报道的各种需要， 积极配合并安排好相关工作， 在媒体采访离开时将材料交给 对方，以供采编发稿时参考或直接使用，送走新闻媒体时问清播出或登出时间，感谢对方的 支持。可于适当的时候为对方申请免费餐券以示感谢。 确认播出时间后，发电邮给全酒店的 LOTUS NOTES 用户，CC 一份给 GM，告知酒店 活动的报道将于几月几日，什么频道，几点播出，重播时间为几点。如果相关报道出现在网 上的，将网址附上，以供查看。 报道播出后，再次致电媒体表示感谢。平常如果有什么有新闻价值的消息，也可提供给 媒体，就算与酒店无关的也可以，以增进关系。 5.9 阅读每日报纸并存档公关传媒部一个很重要的职能是获取外界信息，故认真阅读报纸是一件很重要的工作。 目前公关部的报纸有《北海日报》《北海晚报》《南国早报》《沿海时报》《北海日报》为 、 、 、 。 官方报纸，是政府的喉舌，一般可从上面找到较多北海政府动向，为机关单位强制征订报纸， 宣读面广。 《北海晚报》是面向市民的报纸，机关单位也会订阅，比较休闲轻松，印刷发行量 小于《北海日报》 。酒店要求报社帮登的新闻稿一般多发于《北海晚报》 ，因为报社审稿编排 控制原因。 《南国早报》是广告发行量最大，覆盖面最广，知名度最高的报纸，很多与广西相 关的新闻消息都可以从上面找到。 《沿海时报》 在北海的发行量不大， 一般是放置于飞机上的， 由于关系比较好，故常常帮我们免费发新闻稿，一周只有周四一期。35阅读报纸时发现有价植的新闻，可剪出来，在空白处注上报纸名称及日期，收集一部分 后用单面纸粘好，例会时可以先读出来与同事共享，然后将剪报交给部门秘书，秘书会打印 出签名条，待销售部相关成员阅后签名，全部看完后会交回公关部，打孔后归档。 报纸报道上提到北海香格里拉大饭店的， 剪出来另外存放， 专门打印出上面标有报刊名， 发行量，报道名称，刊登日期格式的 A4 纸，将剪报贴好，每月初将上一个月整月的剪辑打 印粘贴整理好， 交给 DOS 审阅， 这个剪辑是衡量你工作表现的重要部分之一。 剪辑格式存于： A-COMMS/PROMO/NEWSCLIP366.月度工作介绍页码 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 每月培训计划 差异报告 公关月报 每月新闻剪辑 下三个月预测 下月广告计划 美食导报 E-blast 广告付款 安排酒店员工参与活动 宴请媒体维护关系376.1每月培训计划培训部要求各部门达到一定的培训时间，故每月需制定培训计划，培训计划应于每月底 做下月培训计划，现在由于种种原因已不再需要制定，由秘书统一制定，报给秘书即可。 6.2 差异报告公关部相当于整个销售部门的管家部，所有的支出加上全酒店的宣传推广费用均由公关 部控制和掌握。差异报告是掌握和控制各项支出的重要参考，每月初（一般是 5-6 号）由财 务部提供打印的报告书（A&BP） ，检查核对每个项目的预算及实际支出，控制合适的正负差 异应为 5%，实际支出如果超出或少于预算的必须要查找原因解释为什么超出或少于。 打开 P:\SM_GROUP\SALESMKT\VAR-RPT，找到 P&L Variance Report，打开，将 A&BP 里的数字：本月及本月预算相应的各项数字键入差异报告相应的表格里，对应项为 Actual 和 Budget，在 Comments 里写入超出或少于 5%的差异原因，如果浮动不超出 5%的可以原因处 填入 Well within Budget and Forecast，超出的按实际原因解释。完成报告后交给总监开 P&L Meeting。 （由于某些原因，现在是由公关部经理与业务发展总监一同与 GM 开 P&L Meeting， 如果 GM 有疑问，由公关部经理负责解释。 ） 现分别解释各个项目： Total Labour - 劳动力总成本，此项不由本部门解释，故在 Comments 处可保持填入 Monthly accrual。 Laundry & Dry Cleaning C 洗衣和干洗，此为销售部员工的洗衣费成本，由于销售部的员 工工服是自行制作的， 每月酒店会按级别提供等级不同的洗衣费给销售人员洗涤自已的工服。 此项不需解释，填入 Monthly accrual。 Uniforms C 制服，此项为其他部门的制服费用，不需解释,填入 Monthly accrual。 Printing & Stationary C 文具和印刷，此项为酒店内部各部门的文具和印刷品的费用还有 酒店各部门需要的 Flyer。按原因解释，如 More in-house printing flyers to promote CNY and Valentine’s Day。 Tel, Telex, Postage C 通讯费，为销售部桌面固定电话、传真及各销售人员报销的手机通 讯费用。如果有增加，需要查看清单，是因为什么原因增加，如果因正常原因，如果月饼推 销时期电话销售量增加可将原因写入，如果不是则需告知 DOSM（现为 DOBD） ，在部门例 会上提醒各销售人员注意节约费用。参考解释原因：More tele-marketing and also claim of Nanning Mobile Phone Fee。 Traveling Expenses C 差旅费，为销售人员出差的住宿、餐饮、交通等费用，包括去参加 Trade Show 和 Sales Mission 的差旅费。销售人员出差酒店内部有补助规定，可找秘书拿到。 销售人员每年会有一张出差安排表，在修改 Forecast 的时候要参考这张表再询问相关销售人 员计划有没有变化，如果有变化则相应修改下三个月预算，以便每月发生费用时出入不会太 大。有时候未能拿到销售人员的出差计划或临时有变动未告知，可按实际情况写明，如出差 计划推迟，可解释：Sales trip to Beijing was postponed。 Advertising-Group C 广告-形象费，此为香格里拉集团统一收取的集团形象广告费用，每 月费用由总部统一收取，无需解释，原因处照写 Expense for Group Image Advertising ($1569) which is charged by SLIM。 Advertising-Rooms C 广告-客房策略，此费用一部分为总部统一收取的集团客房宣传费 用，另一部分为广西交通台的广播费用。我饭店在广西交通台以资讯形式发布讯息宣传饭店， 每天固定播出资讯 6 次（分别是每天 10 点、16 点 30、20 点 30 各一次，然后重复一次） ，每 月月底提供给交通台下月整月（30 条）的资讯消息。此合作计划到本月底一年合作期满，考 虑是否需要续签。参考内容：Expense for Joint China Promotion ($301.67) which is charged by38SLIM. Advertising-F&B C 广告-餐饮， 与餐饮有关的广告费用都放入这个项目， 如新乐队在日报 上的广告、餐饮部新推出的主题餐在日报第一版最下面一行的套红广告条等，都属于此项目。 可依旧每月具体广告内容解释：Expense for promoting Women’s Day, Lobby Lounge’s new band and Coffee Garden’s Korean Theme Buffet。 Trade Shows C 行业内部展示会，每年集团都会安排行业内部展示会，地点一般在北京、 上海、广州，销售人员届时会到三地参加，除了差旅费需要花销以外，总部还会收取各参加 酒店的费用，是不含在差旅费中，由总部另行收取的费用。若当月没有花费的可以写上 No expense。每年年底总部会发来 Trade Shows 和 Sales Mission 的计划安排，根据这份安排来制 定下一年的费用安排，一般总部已经注明了每个参加人员总部需收取的费用了，制定费用时 参照总部的月份和费用做好预算，总部推迟或更改时间时，可修改预算，这样每月核算成本 时就不会有出入。 Photography C 摄影，过去酒店使用传统相机时，会产生胶卷和冲印费用，现在普通拍摄 使用酒店自已的数码相机，高标准的拍摄从店外请专业摄影师来拍摄，故此项很少使用了， 但是偶尔也需要将数码片冲印出来使用。没有花费则写上 No expense。 Gifts & Giveaways C 礼品和赠品，一般是答谢晚宴、月饼品尝会、赠送的月饼、销售人 员出差外的赠送礼物、本地销售人员每月赠送客户的礼品以及会议统筹部赠送给会议组织者 的纪念品等。Comments：Well within Budget and Forecast。 Promotion C 促销，所有酒店的促销行为产生的费用都会放入这个项目。使货品增值，同 时增进消费者购买欲，以致即时售出货品的方法就是促销。比如酒店的包价行为，情人节特 价，新乐队推广，五星名流卡等都属于促销范围。Comments：Lost of 5-star Card of Feb。 Direct Marketing C 直接推销，利用任何传媒直接接触顾客或让顾客直接回应的传讯方式 都可以称为直销，它是一种以个人为主的业务推广方法。一般是用 Expresso 制作的 E-blast 的酒店宣传电子邮件，Expresso 公司会依据发送量收取各酒店的费用，另一种是寄各种资料 给客人的邮寄费用都会算入 DM。Comments：Expense for E-blast Through Expresso hasn’t been charged by SLIM。 Entertainment C 招待费（等称 ENT） ，酒店为了与顾客的关系常常需要宴请，每月销售经 理都需宴请相关客户，公关部需要宴请媒体，答谢晚宴的食品费用都属于此项。如果超过预 计 ENT 费用可解释：More ENT for attracting more business。 Marketing Fees C 市场费，总部会根据每家酒店的营业额按 1.25%收取市场费，此项不需 解释，如果有增加则代表酒店的营业额增加了。Comments：1.25% of GOR。 Brochures & Literature C 宣传小册子和宣传品，介绍酒店的小册子、月饼宣传册、婚宴宣 传册及菜单、Sales Kits 等都属于该栏目。印刷了什么就照写上去，如果没有印制就写上 No Expense。 Signs C 广告牌，酒店原计划在北海机场立广告牌，后由于北海航班较少，宣传效果甚差 一直没有投入，没有使用则写 No Expense。 Miscellaneous C 杂项，常常包括部门订的报纸杂志、鲜花等，还有其它无法归类的项目， 如每年 DOSM 要参加的总部会议费也入在此项。参考 Comments: Well within Budget and Forecast。 6.3 公关月报公关月报（Activity Report）是衡量公关部每月工作表现的参考。由以下部分构成： 1. KEYACTIVITIES FOR THE LAST MONTH A Public Relations ? What was most successful and why39? ?What journalists have you met and hosted?(Please asterisk any new contacts made.) Please list here all the press releases that were distributed and are attached to this report. Please tick the appropriate box if the release was of international interest and therefore sent to the regional PR offices and/or your Shangri-La counterparts. ? What major coverage have you received in the last monthe other than from press releases? For example, from media events, interviews and hosted journalist visits. ? If you are one of the designated hotels to distribute corporate and sister hotel releases to the media in your region please list what coverage you have achieved in the last month. B Collateral, Advertising and Promotions ? List the collateral samples and advertising tear sheets that you will be sending to your VPSM ? List the press clippings to be mailed to VPSM Office 2. MAJOR OPPORTUNITIES FOR THE NEXT THREE MONTHS A Public Relations ? What are the key activities and promotions for you and your department? ? What PR activities will support this? ? Which key journalists/ publications will you be targeting for editorial? ? What new creative ideas and angles do you have to promote the hotel? ? How will you implement these ideas? ? What creative ideas mentioned in your previous report have been implemented? B Collateral,Advertising and Promotions i) Collateral ? List the direct mail pieces and brochures for development for the next three months. Please tick the appropriate box tho confirm if they comply with SLIM standards or if they are your own creative. ii) Advertising and Promotions ? Planned advertising for the next three months 3. ANY OTHER NOTEWORTHY AND MISCELLANEOUS ACTIVITIES 范例详见附件。6.4每月新闻剪辑每月与酒店相关的新闻剪辑(News Clipping)，包括自己发稿的与其他记者提到在北海香 格里拉举行活动的新闻都应剪下，剪出来另外存放，专门打印出上面标有报刊名，发行量， 报道名称，刊登日期格式的 A4 纸，将剪报贴好，每月初将上一个月整月的剪辑打印粘贴整 理好，交给 DOS 审阅，这个剪辑是衡量你工作表现的重要部分之一。 各报纸参考发行量为： 《南国早报》 （Nanguo Morning Post）-300,000 份 《北海日报》 （Beihai Daily）-100,000 份 《北海晚报》 （Beihai Evening News）-50,000 份 《沿海时报》 （The Coast Times）-50,000 份 剪辑格式存于：A-COMMS/PROMO/NEWSCLIP 6.5 下三个月预测40每月底需要做下三个月的预测(Forecast)， 根据自己的计划及各部门推出的新计划， 衡量 每月的支出及年底的未使用余额（有些计划未使用或用昨没有预计的这么多）调整下三个月 各个分类的金额，没有变动的可以不用修改。今年的各项预算最好在年底前全部花完，否则 下一年制订时会按今年的实际使用削减费用。 预测修改在 P:/FCST2006/DEDUCT/A&BP,修改各子表，则总表 Forecast 会自动变化， 由于此表由很多公式链接而成，故要注意不要随意删减或增加行，只要修改数字即可。 6.6 下月广告计划每月底需做出下月的广告文案， 如果常规登在北海晚报上每月 6 条的广告条 （现改为北 海日报了，数量可适当调整，因为日报较贵，但是发行量阅读量较晚报大，总经理认为更有 价值） ，交通台每月 30 条的酒店资讯，发在晚报上介绍酒店产品的软文等，都需要提前准备 好，经由 DOSM 及 GM 批准后，在刊登前 5 天交给相关负责人。 过去每月可以发 1-2 篇有偿新闻稿在北海晚报上，RMB1200 每篇约 800 字，一般是做 酒店专门的 Promotion 推荐。无偿新闻稿必须是有新闻价值的，如拾金不昧、捐款等，否则 很难免费登上报纸，对于帮忙登载和撰写免费新闻稿的相关人员，可适当申请免费餐券以表 谢意。在撰写新闻稿时，请勿必注意以下两点：一是标题一定要提到北海香格里拉大饭店， 二是前三句话一定要把事情说清楚。 有偿新闻稿基本流程为： 将写好的新闻稿打印出来――填写 PR 单――将新闻稿附在 PR 单后――交部门总监签字――交 GM 签字――批准签字后发给报社――刊出后将报纸剪下留 存（需留下登有文章的整页报纸，上面有日期和时间）――交给财务相关负责人收货记帐。 路径：A-COMMS/RPOMO/ADF&B 或 RELEASE 6.7 美食导报提前准备下两个月的美食导报(F&B Newsletter)， 文字及设计需经 DF&B， DOSM 及 GM 签字批准，然后填写好 PR 采购单，将 PR 单及签字批准的设计稿复印后一同交由采购部找供 应商印刷，原签字设计稿存在本部门备查。 PR 单填写格式详见本资料 8.1，具体路径：A-COMMS/PROMO/NEWS E-blast 香格里拉集团意识到电子时代到到来，除了传统的酒店通讯，美食导报以外，还增加 了另一种先进的手段：将宣传内容制作成电子图文邮件的形式，发送到客户的邮箱中。集团 统一使用的电子图文邮件编辑网站为 Expresso，本部门有该软件的使用手册，具体使用方法 详见使用手册。 使用 Expresso 制作 E-blast 的电子图文邮件使用的地址由各销售人员提供客户的电邮地 址，需要要经常 Updated，以免浪费资源发送到无效地址。使用 E-blast 是需要付费的，届时 会收到帐单，但是到目前为止因为使用量很少，还未收到过帐单。6.9广告付款在广告完毕后要确保付款到位， 本月的广告费用必须在当月全部入帐， 否则下月不能再 补入。协助填写报销单据及转帐单据，并跟催付款情部。41基本流程如下：广告制作时填写 PR 单（200 元以下填写 200 元以下无 PR 采购申请单） ――将经过签字确认的设计样稿附在 PR 单后――由本部门总监签字――交给采购部寻找供 应商，找四家供应商就设计报价，选择价格最优的供应商制作――PR 单由总经理签字――供 应商将成品送至收货部――收货部验收――公关部验收――收货部开具收货单――收货单的 黄联交由公关部存底――将成品发至相关部门――有收货单后财务会入帐并着手付款。 如果在报社登广告是不需要开具收货纪录的， 由于报社与我饭店有抵数协议， 故在做广 告时应填写 PR 单，在 PR 单上要注明本次抵数金额及现在的抵数余额，并到财务经理处打印 出抵数清单，与刊登过的广告报纸一并附于 PR 单后，交采购部及总经理签字，后由财务入 帐抵扣。 （一般广告都是先登了才填单报销的，所以收货的证明是登有该广告的报纸） 6.10 安排酒店员工参与活动酒店的公关部除了要控制酒店的印刷品， 负责设计所有的宣传以外， 还应当组织员工参 与可以提升酒店知名度，建立良好企业形象的活动。香格里拉集团倡导勇于承担社区责任， 公益慈善活动也是酒店的一个重要公关活动，它是企业形象的展示平台，所以公关部更应当 与人力资源部一同企划和组织各种公益活动，让香格里拉的牌子深入人心。 每年酒店常有的活动除了集团统一实行的关爱儿童活动， 还有其它捐款活动、 探望福利 院的老人、启智学校的学生、曲樟希望小学学生等慈善活动，也有酒店内部发起的戒烟仪式 等等。 活动举行时切记邀请媒体来报道，以扩大影响，如何邀请媒体，详见资料 5.8。 6.11 宴请媒体维护关系为了与媒体建立良好的关系，常常需要宴请有关负责人至酒店用餐以增进感情。常用 的做法如下： 邀请媒体――填写 ENT 单――宴请当晚提前致电再次提醒约会――约定时间前 提前在大堂等候――晚宴――送别――将 ENT 单交给餐厅员工――签单。 注：ENT 单最好提前申请，在用餐时将单子交给餐厅员工，以避免发生将帐目转到员 工帐名下的事情发生，如果是临时宴请，请于第二日立刻补单。7. 年度工作介绍 页码427.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6答谢晚宴 婚礼秀 月饼品尝会 圣诞亮灯仪式 福利院及启智学校控望 全年市场计划7.1答谢晚宴每年一月和八月是酒店安排客户答谢晚宴(Thank You Party)的时候， 一般是在北海和南 宁各举行一次。答谢晚宴举行前，需与 DOSM 商讨举办形式、举办经费、礼品及奖品、节目43形式等，有必要时可以整个销售部相关人员及餐饮部负责人讨论。 整理出会议的记录，并根据讨论意见做出中英双文的答谢晚宴计划，内容应当包括日 期、人数、用餐形式、餐饮成本、酒水成本、礼品成本、装饰成本、抽奖奖品、演出节目安 排、时间安排表、相关项目负责人等。可参照往年的答谢晚宴计划。路径： A-COMMS/PARTY/THANKS PARTY 背景板设计好后由 GM 签字确认，并在晚宴当日检查是否安装好。 销售人员列出客户名字，由 DOSM 审核是否应当邀请，控制好晚宴人数，并发送邀请 函，提醒客户当晚需带好自己的名片以供抽奖。 提前准备好主持人的主持辞，一般答谢晚宴的主持人经常由公关部经理和另一名男员 工共同担任。由于担任主持人时会无暇分管晚会其它事项，故应当事先安排好相关的工作人 员，如果晚宴总负责人、节目跟催人、礼品发放人等。安排好销售经理提前在宴会厅迎接各 自的客户，并带领至晚宴会场，客户将名片投至抽奖箱内，未带名片的客户可使用酒店准备 的名片（需备好废旧名片以便没带名片的客人现场填写） 。名片的作用在于抽奖，更可以结识 更多的新客人，让新的客户留下联系方式，晚会结束后将抽奖的名片集中起来，交给销售人 员自行整理收藏。 范例详见附件。 7.2 婚礼秀一年一度的婚礼秀(Wedding Show)是我饭店的重头戏之一，主要组织事宜由 EVENTS 负责，我部门负责在各部婚礼秀协调会后撰写活动方案、制作广告并刊登广告、邀请相关新 闻媒体报道、婚礼秀宣传册设计、制作出入证、印制婚礼秀门票及背景板设计等。婚礼秀是 我饭店制造的一个新闻亮点，会收到很好的新闻效应。 范例详见附件。 7.3 月饼品尝会一年一度的月饼品尝会(Moon Cake Tasting Party)一般会分别在北海和南宁各举行一 次，目的是籍借品尝会引起客人的兴趣，提醒客人节日的临近，也借此机会让更多的新客户 品尝到我饭店的月饼，刺激购买的欲望。 具体操作方法请参照答谢晚宴，品尝会的举行需与餐饮部紧密联系合作。 范例详见附件。 7.4 圣诞亮灯仪式每年是圣诞节是我饭店尤为注重的重要节日，界时将邀请市领导亲自参与亮灯仪式， 仪式前应召集相关部分开协调会，共同商议举办形式及具体负责项目，撰写活动计划并落实， 邀请新闻媒体报道发稿。 范例详见附件。7.5福利院及启智学校探望公益福利事业是酒店一直关心和注重的事业，如何在社区负担应有的责任，让外界感 受到世界知名酒店集团不同的经营理念是一件很重要的事情。我饭店有参与并组织各种公益44活动的优良传统，常规的公益行为有福利院探望、启智学校探望、曲樟希望小学探望等等， 一般在每一年的 12 月份。 在活动前应与人力资源部共同商讨并撰写活动计划，然后落实各项安排，确保到位， 提前告知媒体活动安排，以便媒体安排好自己的时间，界时与媒体一同前往报道该活动。 范例详见附件。 7.6 全年市场计划每年年底时会制订下一年的市场计划(Marketing Plan)，在制定时可以参照今年 1 月份的 MP 以及今年每月实际使用的数额制定今年的计划。 每个分表的具体范围可详见 6.2 差异报告 的各项解释， 如果 Travel 就是差旅费， Trade Shows 是行业内部展示会等。 首先修改 19A&BP， 把财务部更新的 A&BP 复制过来，删掉旧表。然后再做 14PRPLAN，最后做 21PERIOD。在 整个销售部的市场计划里，我部门只需更新 14-21 三部分。 19 的表格根据明年的安排更新好各项费用后， 依照 19 的数字修改 14 的各项计划和数字， 15 是利用 EXPRESSO 发送电邮的全年计划安排，可根据自己的安排调整，但是后面的总数 要与 A&BP 的数字一致。16 的培训计划需问 HR 要 Training Plan。17 是全年广告计划。18 是出差及集团行业内部展示会。19 是 A&BP 总表。20 是各项花费所占比例。21 是下一年每 个时期所需的分析和推广计划。 路径：P:\GU\SM_GROUP\SALESMKT\MP\MP2006 范例详见附件。8.常用表格页码458.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9采购单(PR 单) 200 元以下无 PR 采购申请单 美术工作申请单 招待申请 支票申请单 零用现金报销单 的士明细表 培训出席记录 休假申请表北海媒体\供应商简介及联系方式 9.1 9.2 北海媒体简介及主要负责人联系方式 常用供应商简介及主要负责人联系方式46
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