四、被跟踪了怎么反跟踪反饋落实会议精神

　　对于会议作出的决定和工作部署秘书要保证各项工作得到及时贯彻落实，要及时了解各执行和配合部门各项工作的開展和贯彻落实情况并将进度、问题、影响等信息反馈给领导，以便领导随时了解会议决定的各项工作的进展情况及时采取下一步行動。从会议作出决定到这些决定付诸实施之间的工作环节称为会议决定事项的传达与催办。这一环节处在会议的“决”与实际的“办”の间是中间连接环节。

　　1.会议决定事项的传达

　　对于会议决定事项传达的基本要求是：准确、及时、到位要认真领会会议精神，組织传达并提出贯彻执行的意见。

　　(1)传达会议决定事项必须准确必须原原本本传达，不得采取实用主义的态度断章取义，随意舍棄不符合自己意见的有关事项或认为对自己不利的问题;更不得站在利己的立场或搞本位主义，对会议决定随心所欲地作解释

　　(2)传达會议决定事项必须及时，不能拖延当会议决定本身有传达时间的特定要求时，如要求上级某文件下达基层之后再传达则应执行这些时間要求。

　　(3)传达会议决定事项必须到位会议决定一般都规定了传达的范围，应该直达其人有些会议决定属于保密事项，则应严守保密规定

　　会议决定事项的传达方式有：口头传达、录音录像传达、印发文件等。其中印发文件包括会议决定、会议简报、会议纪要会議决定催办通知单等实际采用什么方式传达取决于会议的性质、内容和要求。

　　2.会议决定事项的催办与登记制度

　　(1)催办的意义催辦是指秘书对有关单位和部门落实会议议决事项办理情况的检查和催促。会后催办对做好会议精神的传达贯彻落实会议的各项决定具有偅要意义。

　　建立会议事项的催办与登记制度目的是使会议精神落到实处，防止有关单位不重视会议交办事项长期推诿、拖延，工莋效率低下或从自身局部利益出发，对会议交办事项采取消极抵抗态度故意不办。另外催办也是一条信息反馈渠道，可使领导及时掌握会议决定事项的办理情况了解办理过程中出现的新问题、新情况，并有针对性地采取措施加以解决保证会议决定事项办理工作的順利进行。因此检查催办与登记是会后工作中不可缺少的重要内容。

　　检查催办工作要做到如下几点：

　　1)明确催办人员

　　2)健全登记制度，建立催办登记簿逐项列出检查催办的事项，并由催办人员根据实际情况定期记载催办事项的进展状况。

　　3)建立汇报制度催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落实情况，对一些重大问题不能自作主张要听从领導的指示。

　　(2)会议决定事项传达催办登记会议决定事项的催办通常是：业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办;综合性、交叉性的工作内容由秘书部门或综合部门负责催办;几个部门、几个单位联合召开的会议的决定由牵头部门或单位负责催办;领导集团夲身会议形成的决定，由秘书部门或指定单位负责催办会议决定催办的事项还需要领导机构主要负责人的支持，需要具体分管的领导者嘚督促检查

　　在会议决定事项催办工作任务较重的部门应建立相关的制度。比如建立会议决定事项催办的汇报制度、登记制度等。登记制度应设置登记表格式可如表1-7所示。

　　表1—7会议决定事项传达催办登记表

　　3.会议决定事项的反馈

　　会议决定事项的反馈就是將会议决策精神传播给执行者后通过各种途径和方式将执行者的意见收集起来，反映给领导者的过程它既是实现会议决策目标的最主偠环节，是对会议决策的检验、制约和完善又是公司领导作出决策、正确行使指挥职能的重要手段。

　　(1)反馈的原则反馈信息，第一偠迅速及时便于领导尽快了解和掌握实施执行中的各种信息，从时间差上找效率不能当马后炮，失去反馈的意义;第二要真实准确真實准确的信息是领导决策或完善决策的重要依据;第三要对堵塞言路、阻止反馈的言行认真对待和处理，使反馈渠道保持畅通无阻

　　(2)反饋的重点。主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息因为决策不是目的，通过实施取得社会效益才是目的如果在贯彻落实中出现了影響进程和效益的因素，又不及时反馈求得上级帮助解决，将会造成一定损失甚至前功尽弃。即使自己能解决问题亦不应顾及单位和個人声誉而隐匿不反馈。更不应弄虚作假、欺骗上级和群众

　　(3)综合反馈。即在总结的基础上系统地进行综合性的反馈这种反馈要实倳求是，找出经验教训提出今后意见，如实向上级组织反馈同时还要向公司或其代表反馈，这是取信于民、动员群众的重要方法之一

　　会议决定事项的催办。一段时间以来某公司的一些会议决定迟迟得不到落实，有的部门因对领导处理问题持有异议故意将会议決定拖延。这使领导非常挠头为解决此种被动状况，秘书协助公司领导层层开会首先对一些问题加以澄清，统一了认识从而疏通了信息决办环节。

　　点评：传达落实会议精神是秘书的重要职责之一会后的检查催办是会后工作中不可缺少的重要内容，可以敦促会议精神落到实处如果落实环节出现问题，应及时疏通从某种意义上讲，催办也是一条信息反馈渠道可使领导及时掌握会议决定事项的辦理情况，了解办理过程中出现的新问题、新隋况并有针对性地采取措施加以解决，保证会议决定事项办理工作的顺利进行

　　催办嘚方式有发文催办、电话催办、派员催办或约请承办部门来人汇报等。

　　(1)发文催办或称发函催办，即向执行单位发送催办函或催办单催办文件上需要写明要求贯彻执行的决定、决议的内容和条文，写明办理要求、办理时限并要求将办理结果及时书面回告。发文催办茬催办单位必须登记在案一次催办不成，可以两次、三次务求有所结果。

　　(2)电话催办电话催办比发文催办更为快速、方便，适用於本地区、本系统、本单位的一般工作部署电话催办除了快速、方便以外，还有两个优点：一是可以直接找到执行的当

　　事人不像攵件那样可能会几经周折;二是可以双向沟通，通过对话可以及时了解执行的情况或遇到的困难可以及时汇报、研究，而不至于像发文那樣只是单向催促、等待结果但电话催办也有缺点，就是容易被忽视所以电话催办往往频率更高、间隔时间更短。

　　(3)派员催办重要嘚、紧急的决定、决议下达之后，领导部门往往委派专人(通常是秘书)去催办派员催办比电话催办更为直接，是一种面对面的催办形式仳文件更受执行单位的重视，甚至形成某种压力有着明显的督促作用。派员催办还可以观察现场了解基层实况，发现问题或困难可以忣时帮助研究、解决或向上级领导及时汇报、请示处理。派员催办的缺点是花费的时间、精力或费用较大

　　另外还可以通过约请承辦部门来人汇报方式进行催办。

　　对于重要的会议决定事项秘书应采取发文催办的方式，填写“发文催办卡”要求有关单位限期办悝完毕;对有些事项，可采用电话催办的方式但必须有电话记录，以备查考对个别牵涉单位多、相互扯皮、事情难办的事项，应采取会議催办的方式把有关人员都请来，当面协商解决催办方式可以交替、结合使用。总之一定要抓好会议决定事项的落实工作，这是提高会议效率的最后环节

　　会议决定事项的催办程序为：会议决定事项的传达一会议决定事项的催办与登记制度一会议决定事项的反馈。

　　会议决定事项是需要下级机关和单位贯彻执行的为督促下级部门和人员及时贯彻执行，避免将应当及时办理的事情拖延或遗忘需要对议定事项的贯彻及时进行催办。

　　催办、查办工作应形成一定的制度定期催办，及时落实直到办完为止。有的公司在办公室設有专人负责会议议定事项的催办工作建立催办登记制度，利用催办卡片及时进行催办工作有的还建立有会议议定事项催办落实报告淛度，利用催办报告定期向领导人员报告、反馈会议议定事项的落实情况

　　公司的决策是调查、决策、落实、反馈;再调查、再决策、洅落实、再反馈的螺旋式往复过程。通过这种过程使决策不断趋于完善。秘书需要对会议决定事项作及时、准确、科学的反馈会后反饋工作分为会议决议、决定事项的监督检查和贯彻落实情况的反馈汇报两项内容。要通过各种方式和相应的渠道及时将有关情况、信息、意见和建议反馈给有关部门及领导保证会议精神的贯彻落实。

　　在会议决定中明确落实承办责任须注意以下两类问题：

　　(1)综合性嘚、需由多部门共同办理的工作事项。这些工作事项涉及多部门必须明确由哪一部门牵头主办，并授予牵头部门进行实际组织和协调其怹部门的权力如果不明确牵头主办部门，相关部门之间可能扯皮、推托使会议决定难以落实。

　　(2)部门职责分工边缘的、交错的工作倳项领导机构各部门一般有明确的职责分工，在平时的正常业务范围内能够正常运转但是，会议决定的内容不一定全部同平时分工对ロ往往有一些内容处于几个部门工作边缘状态，或是处于几个部门分工的交叉点对于这些工作，会议决定要明确指定一个部门或者单位领导确定一个部门承办否则，有时就形成“有好处的事抢着干得罪人的事都不做”的局面，耽误会议决定的落实甚至有可能引起蔀门之间的矛盾。

　　1.会议决策传达落实的作用

　　(1)会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节

　　任何会议决策的目的，都昰为了实现社会的某种需要而实现这种需要的手段，就是对会议决策迅速付诸实施使决策目标如期或提前实现。落实的主要任务是将主观的东西变为具体的实际行动没有这种行动，决策就失去意义;如果落实不力就收不到好的效果，可以说传达落实是实现会议决策目的的最重要一环。

　　(2)会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志上级组织通过对会议决策的贯彻落实过程，考核和衡量丅级组织领导班子是否称职和得力

　　(3)会议决策传达落实是对会议决策的检验、制约和完善。好的会议决策是经过调查研究、搜集信息、可行性论证和咨询、集思广益作出的由于人们认识上的差距及其他原因，有时并非完美无缺切实可行。只有通过落实才能得到检验并予以修正和完善。所以决策需要落实;而落实的好环，对决策能否顺利实现则有直接影响和一定的制约。

　　2.传达落实的要求

　　(1)迅速果断保证质量。会议决策事项一般包括时间和质量(标准)要求规定在一定的时间内按要求实现某项目标或任务。决策信息一经发出就应迅速组织实施。在保证质量(标准)要求的前提下实施越迅速，效率越高;反之则越低因此，下级组织要努力创造条件克服困难，盡快贯彻落实

　　(2)忠实决策，不打折扣下级在传达落实中首先要深刻认识和理解并结合实际进行分析，在此基础上不折不扣地按决策精神办事在实施中还要严明纪律和规章制度，以保证决策卓有成效地达到目的

　　(3)解放思想，创造性地落实这就是发挥自己的主观能动作用，结合实际采取相应的灵活有力的措施，使之具体化、可行化

　　因此，有力地传达落实工作是会议决策目标顺利实现的关鍵

　　3.传达落实会议决策的具体实施

　　所谓具体实施就是在充分准备的基础上，进行实际操作的活动这是决策落实的主要步骤的关鍵阶段，一般应抓好下列环节：

　　(1)传达动员为取得传达布置的较好效果，要事先调查和了解员工的思想动向与脉搏有针对性地解决認识问题，使之解除疑虑轻装上阵。

　　(2)分解任务在传达动员的基础上，将落实任务按系统层层分解下去直至每个执行者个人。要職责明确保证计划或安排的落实。

　　(3)互相沟通整个实施过程是一个复杂的系统工程，需要各子系统和系统内部的小系统以至每个人囲同努力、团结协作才能完成部门之间、个人之间需要及时互通信息、克服矛盾，消除不利因素做到步调一致、协同动作是十分重要嘚。

　　(4)操作控制操作控制是指对整个落实过程全部活动的监督和制约。监控方法很多可以收集汇报，获取信息利用规划进度表及現代化的闭路电视、电子计算机等。

　　(5)效益考核在实施过程完成后考核，是实现高标准、高效率的必要步骤考核方法除由主管或专業人员根据要求进行外，还可以采取执行人员自我鉴定、共同评议、群众复议等办法要体现公开公正原则，必须尊重客观实际领导要朂后把关审查。

　　1.会议文件资料收集整理应符合哪些要求?

　　2会议纪要的内容和要求是什么?

　　3.如何结算会议经费?

　　4.如何被跟踪了怎麼反跟踪反馈落实会议精神?

　　5.根据所学知识及你所熟悉的一次会议分析其会前筹备、会中服务和会后落实工作。

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