展会后如何筛选客户和发外贸跟进邮件
2017年上半年的国内外展会季快结束了，各位忙碌的外贸伙伴们也陆续从外地回到了工厂。展会不是走形式摆个摊就完事的，最终目的是能通过展会抓住几个大客户，展会虽然结束了但是更重要的事情还在后面。通过参展大家都有一些收获：从展会上获取到的行业信息、客户名片等等，回工厂后做的第一件事情是整理这次搜集到的客户名片，那么关于名片整理还是有一些门道的，下面崔德博客来简单说一下。
原文地址：http://www.kaifaxin.net/186.html
1、 首先面对手里一摞外贸客户名片，先找找客户公司名字，属于哪个国家地区，然后回想一下你在哪个展会遇到客户的，大概时间是几月几号，翻开你的展会记录本，记录了客户关心什么产品，对哪一款感兴趣，跟客户合影了也要写上是哪家客户，后面你发邮件的时候可以用照片帮助客户迅速想起你，拉近距离。所以说展会现场一定要做详细记录。
下面这张图是崔德博客整理的汉诺威展会客户名片表，每一张名片都扫描图片后放入表格，旁边写下当时对这个客户的现场记录，比如有个客户是波兰的电机经销商，子承父业，和丹麦另外一个客户是合作伙伴关系，他们几家打算合伙垄断北欧的高效电机市场，我们还一起在展会期间喝啤酒吃烤肉了等等。这些记录不止用于后面写跟进邮件，就是以后你有需要了翻出这个名片表，也能给你提供很有用的信息，好记性不如烂笔头嘛，对不对！
2、 筛选名片部分。这一部分工作建立在上面第一条的基础上，需要你对客户信息有一定了解。了解的方式是通过名片和上面的公司网站看一下是否从事这一行业产品，是生产商还是经销商，涉及到后面报价报什么价格；留公司邮箱的名片比留yahoo, hotmail, gmail, outlook等第三方邮箱的要正规；打开客户网站，了解客户主营方向、主营产品，跟你们的产品相同及不同的地方等等， 然后再有的放矢写跟进邮件效果会好一点。
3、发邮件的时间可以参考外贸开发信各国最佳发送时间这篇文章，是由老外总结出来的。考虑到国外客户周六周日都休息，所以别打扰对方。周一不管国内外都会很忙，相对来说周二，周三，周四这几天客户时间会稍微宽松一点，会仔细看一下邮件。发送时间弄清楚了可以提高客户点击的几率。
4、邮件标题如何写： 其实我上次写的展会后客户跟进邮件模板已经有一些建议了，类似毅冰的一个mail group的打法，用好了很受客户欢迎的。因为展会中见过面有名片，所以邮件标题可以包含客户的名字，假如是Luca他在展会看了某款产品表示感兴趣，那么邮件标题可以这样写 ： Re: Electrical Motor inquired by Luca at Hannover fair / 公司名 就这样就可以了，邮件标题不能过长，也别和我这个一样，适当换一个模板。5、邮件内容：根据实际情况来写，前面简单介绍一下哪个展会上认识的、日期、情况，介绍几句话足矣。类似外贸开发信一样的操作手法，简单几句话介绍下自己工厂，如果客户感兴趣，详细的报价和样品都可以再另外一封邮件提供，这样可以赢得客户的回复就再好不过了。关键要素：简短问候、介绍自己、展会产品、如需要可另外提供产品图片，样品、报价等。
附上一些展会后跟进邮件模板：
Dear Mr. Luca,We are glad to meet you in XXX FairWe are specializing in manufacturing XXX. Now we can supply Product A, Product B, Product C, in varieties.Please contact us freely as a good friend if you are interested in our products.Your early reply will be highly appreciated.Best regards,XXX
Hi Mr. Luca,How are you doing? Do you back to your office? Glad to get your name card from Hannover fair.This is John from ***. We specialized in manufacture XXX, and all our products with CE/UL approved!Regarding the XXX your selected on the fair, pls find the details with best offer in attachment.Hope to get good news from you! Thanks.Best regards,XXX
Dear Mr. ***,Welcome to visiting our factory at HK fair. It’s our pleasure!Regarding the items you interested, could you pls give us some more details? Such as material, dimension, design, etc. It will be very useful for us to quote the CORRECT price!Please give me your time schedule before your visiting. We’ll arrange to pick you up from the airport. Please call my cell phone if urgency: +86-136-****-****Thanks & best regards,XXX以上的内容仅供参考，里面还有很多细节的内容，小而美的内容，哪天想起来了我再补充。也欢迎其他的展会达人补充，分享有价值的内容能给外贸人一些方向，少走一些弯路。
转载请注明：崔德博客 >> 展会后如何筛选客户和发外贸跟进邮件
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展会归来，怎么发邮件跟踪一下客户
我有更好的答案
大多数外贸人都认为，展会结束才是真正商务活动的开始。参展企业应采取不同跟踪手段，发展、巩固、维护客户关系，达成企业目标，保证参展成果。展会信息在这给大家提供几个展会后的客户跟进的方法：(一)分类管理展会上每个业务员都会收到许多客户名片，有些参展企业还设计制作了来客登记簿，国际展会3-5天下来，登记簿上写了满满的来访登记。参展人员回到公司后，应尽快充实、更新企业客户档案。新的信息要准确翔实地登录，参展人员不要满足于名片、名录的转交，还应该把展会见面或拜访时了解到的一些“活”的情况告诉客户管理部门;有些客户已经变更了办公地址和通讯方式，一定要做好以新替旧的工作;还包括及时筛选掉那些缺乏发展潜力，却耗费大量人力物力的客户。调整客户名录，重新划分类别的目的是为了区别对待不同客户，实施差异化的营销策略。客户名录通常将客户分成现实客户和潜在客户两大类。1、现实客户指那些已与企业建立业务联系并购买过产品或服务的客户。会展以建立关系时间长短区分，有老客户，也有在展会初次成交的新客户;以业务量大小区分，有成交金额大、次数多的大客户，也有成交量一般的普通客户。展会结束后外贸公司应竭力巩固和发展现实客户关系，防止他们被对手挖走，在具体做法上一方面要保持已购产品的翻单，另一方面应持续向客户推荐新的产品和服务，充分发掘他们的潜在需要，不断开拓新的业务，努力实现顾客满意，提高客户的忠诚度。现时境外展会，不少签了合同的客商也不一定会履约，有些过后发现其他供应商有更好的价格，便又下了一份同样的订单;有些回家后因市场发生变化，便想取消原签合同;在他们眼里，合同仅相当于形式发票，完全没有约束作用。对此类客商也应及时沟通，一旦发现迟迟不开证、不汇定金的状况，要问清缘由并采取相应措施，或许能挽回一份合同、一个客户。2、潜在客户指那些在展会上认识、已就发展业务交换过意见、但尚未达成正式交易的客户。因客观情况不同，接触程度深浅又可细分为有价值的潜在客户和一般潜在客户两种。发展、密切与潜在客户的关系，并将其逐渐培育成现实客户，已成为展会后续工作的重点。潜在客户管理的关键是加强双方沟通，缩短彼此距离，找到合作的结合部分和共同点，消除客户采购前的疑虑，尽快形成现实的贸易关系。国际展会笔者公司客户行情部常根据潜在客户重要程度将其排队，分清主次，针对不同情况，实施相应的跟踪服务。有些潜在客户急需的资料，参展人员会在展中打电话要家里即寄，让客户一回办公室就能在桌上看到，客商钦佩我们的效率和诚意，这将有助于双方最终建立实质性的贸易关系。另外需要提醒的是，展会结束后，参展企业应该要求参展人员把展会得到的各种资料原件交公司存档，尽快将展会信息转化为公司资源，近年外贸业务员流动较大，一旦老业务员离开公司，如果没有完备的档案，势必影响沟通和业务。
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索菲原创：展会前后如何跟进客户（附跟进模板）
发布于： 23:40
公众号：索菲外贸笔记
几乎每个公司都会抓住机遇参加国内外大大小小的展会，很多人都在困惑展会前如何充分准备，展会后如何跟进并向客户发出第一封邮件。
这一节我和大家从两个方面进行分享：
1）展会前，侧重国外展会，应如何做好前期准备，和新老客户发通知函电。
2）展会后，应如何跟进客户，向潜在目标客户或意向客户发邮件。
随附跟进模板。
Part 1 展会前
一场重要的展会，尤其是国外展，应该提前两三个月去着手准备。打个比方我要参加德国科隆的食品饮料包装展，我会开始搜罗所有德国和邻近国家的食品饮料制造商，经销商等等，建立一个CLIENT DATABASE 客户数据库。
这一部分叫做ONLINE MARKETING RESEARCH线上市场调研。以此来搜集目标客户和潜在客户。如何调研呢，请看以下步骤：
1.可以通过搜索当地的B2B平台/黄页，或者用当地的搜索引擎去逐一分析筛选目标群体。
2. 可以针对性阅读浏览相关行业经济资讯，或目的国其他类似展会的动态资讯去更好地了解目的市场
3.可以通过展会官网了解参展商和采购商资讯，尤其是同行同类产品的讯息和参加过这个展会的客户信息，更好地知己知彼。
4.也可以通过当地一些论坛与目的国网友互动提问去了解，比方我会询问当地比较有名的大型超市，再通过搜索引擎去查询超市是否有线上网店，从中获取更多的食品包装饮料品牌，再逐一分析。
经过一定时间的线上市场调研，整理归纳好目的国客户资料后，开始发邮件。
给新客户发展会通知的函电大致可以这么发：
邮件主题：Please Visit Our Stand+摊位号码+展会名字（缩写）+国家
邮件内容如下：
Hello Sales Manager,
Greetings. It's Sophie from PAE China.
As a leading manufacturer of XXX, we will attend the XXX fair from..to（加时间） in（加国家名）.
Got to know that you are in the business of （加产品）或 you are in the same business line, we cordially invite you to visit our booth +摊位号码+展馆名字。
Any samples you'd like to have a look, please inform us in advance so we will get it ready accordingly. （以此为名，探探他们的需求）
Waiting for your further feedback and expecting to meet you at the fair.
Best Regards,
邮件签名中公司网址和其他联系方式要一应俱全。这样客户收到邮件打开的时候如果真的感兴趣也会通过网站了解你们资料。尤其是刚好要准备去参展的客户，会相应去记下你们的摊位号码，届时参观。
在此后的一两个月里都可以采用进阶式跟进方式，我之前在其他分享中有提及到的，这里不赘述，以此增加在客户邮箱的曝光率，引起客户关注。
提前一个月去陆续通知老客户或有过合作的客户：
这里分为两种情况，如果客户本身在目的国或邻近国家地区，函电可以这么发：
Trust you are doing well.
W'll attend the XXX fair from..to（加时间） in（加国家名）.
We hereby cordially invite you to visit our booth +摊位号码+展馆名字。
Any samples you'd like to have a look, please inform us in advance so we will get it ready accordingly.
Waiting for your further feedback and expecting to meet you at the fair.
Best Regards,
如果客户在一段时间里没有回复，都可以继续通过WhatsApp或者邮件进一步询问确认。
如果客户离参展地方十万八千里外的：
可以发邮件告知：告知的目的是让他觉得你们有实力参展，并且参展期间你们会有相关优惠活动，参展后你们的工厂会进入生产旺季，以此去撩一撩客户。
参加展会尤其是国际性大型展会都是获取新老客户订单的机会，前期的准备工作显得格外重要。不仅在展会过程用产品和实力去打动客户，更要在展会前用真诚和专业态度去吸引客户。
Part 2 展会后
展会后人手一本厚厚的名片本或记录着客户联系方式需求的笔记本。无论是公司规定下的客户分配，还是自己拥有自主的安排权，应该根据记录将客户进行分类。
一般来说，现场驻留时间长，给予信息比较全面/丰富，沟通时表达出对产品/服务比较浓厚兴趣，或者留下样板报价的客户都是潜在的目标客户。
&
而这类客户，应该争求最快效率，第一时间处理其需求并进行跟进的。在简单了解客户背景和所在国家地区市场行情后，跟进函电可以参考如下格式：
&
1） &有明确采购需求/留下样板的客户，邮件可以如下：
Hi XXX, & & & & & & & & & & & & & & &
Hope this email finds you well.
It’s Sophie from PAE China. Glad to meet you at XXX Fair and get your detailed requirements / sampl s.
Please see attached our best offer for XXX. （附上报价附件）
We wait for your further feedback soon.
Sophie
这一类客户，如果对方有回应，可以采取常规方式进行跟进。如无，可以采取提出免费打样/生产旺季/公司活动价格折扣/工厂推出新产品等方式在客户面前加大曝光率。
&
2）而当客户留下采购需求，但是数量不明确，材质不清楚，或者信息不齐全时，邮件可以如此写：
本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到
展会中还有很多打酱油的客户。比如交换名片索取目录册，比如驻足摊位简单问价。针对这类客户，要先了解客户背景/市场行情再进一步跟进。
跟进函电可以参考如下形式：
Glad to know you through XXX fair.
It’s Sophie from PAE China. Please see attached our best offer for XXX.
There is a ready market in your country because of its features/ advantages. 表明已经打入对方市场。列举出所报产品在其国家/地区市场的优势或优点。
Trust that if we have a chance to work with each other, it will be a win-win progress.
以上邮件所报产品是根据客户在现场挑选的款式再推荐相近的3-5款供其选择。而如果只是简单留下名片，可以按照对方国家市场，自己挑选3-5款发给对方选择。千万不要千篇一律发图册，发电子目录。琳琅满目的产品款式，给客户越多选择只会让客户无从挑选或者三分钟兴趣后又作罢。
在后续的跟进，可以再慢慢推荐其他款式或者按照上面提到过的采取提出免费打样/生产旺季/公司活动价格折扣/工厂推出新产品等方式在客户面前加大曝光率。
而在展会跟进的邮件内容中，要注意以下细节：
1） 遵从简洁明确的原则。能一句话表达的不要用一段话，能用简单大众的词表达的不要用高深晦涩的词组，尤其针对东南亚，中东，非洲或南美等客户；报价内容能一次性说清楚的不要牵丝攀藤，滞滞泥泥。这年头真不用客户用你的细节去多方面询价，那么哪怕你不愿意说，客户可能转眼又找到下家去询问。
2） 报价要以PDF格式发送。如果是简单单一的产品报价，也可以直接邮件中表述。
3） 如果在展会中有和客户留影的，可以作为附件附图，以增强客户对你的印象。提升一个客户的回复率和成交率不是一封邮件就能一击即中，更多是需要耐心和针对性的日常跟进技巧的。沉不住气的催单和逼单就像是玩一个游戏，让你坐着不动十分钟，而你自己先坐立不安破了功。
公众号：索菲外贸笔记。(C) 本文版权归索菲所有，一切形式转载请联系索菲授权。
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[cnvgzf于 05:25编辑了帖子]
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学习学习，正好参加展会回来
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发布于： 08:45
用户名cnagtr
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发布于： 08:46
楼主的讲解真的很细致！谢谢！
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发布于： 08:47
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用户名cnwfhe
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发布于： 08:51
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这些帖子都是你自己写的吗？
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发布于： 09:52
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发布于： 10:08
外贸本科生
用户名cnkfon
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发布于： 10:09
用户名cniipd
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发布于： 10:12
要去展会 先收藏
外贸本科生
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发布于： 10:32
您需要登录后才可以回帖，&或者&
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外贸经理, 积分 751, 距离下一级还需 249 积分
金币676 功勋币0 听众数注册时间最后登录在线时间244 小时帖子
& && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && && & & & 4月份是展会月，广交会，环球资源香港展，香港贸发局展会都开始了。很多朋友也去参展了，展会上拿到一些名片。那么展会后如何发邮件跟进客户呢？下面我来讲讲我自己的实际邮件模板和实用有效例子，希望对大家有点帮助，也欢迎大家补充。 & & & & 展会回来第一封邮件： & & & & 主要目的是为了告诉客户我们在什么日期地点的展会见过。我们展位信息，我们是做什么产品的，有什么优势。然后就是附件附上展位图片，产品信息和客户合影照片，让客户想起我们，记得有我们这个公司，有你这个人。 & & & & 标题&&：Nice meeting you at HK Fair-5E16-Tablet case & & & & Hello Natalie ,&&& & & & This is Mark form TTX Technology Co.,Ltd of leather tablet case and phone case,I take pleasure to meet with yours at HK global sourcing show.& & & & & & Nice to meet with you&&over there!we just back to the factory.I gave you catalog yesterday and had a talk with you.&&& & & & We did not know if you are still remembering us,To make you better remember us,our booth no: 5E16,we are a 12 years' specialist in the leather cases,please check attached picture. & & & & Our company establishes at 2005,we are professional factory specialist in the Leather cases products,our major market in European,USA,Japan etc,we do ODM and OEM business,our factory have almost 200workers,we have our own tooling house and injection room,we have 6 production line,can produce more than 10,000pcs per day. & & & & Our advantage is: if you do ODM products,we can offer very good price on the tooling,and we produce a mould only 7-10days,and each new ipad or iPhone we can produce the case in 2month before they lauch the iphone or ipad.&&& & & & Actually..Our company(TTX Leather co.,ltd) was establish since 2005,we are focus on the leather cases products,please kindly check below what we do.&&& & & & 1.iPad 2/3/4,Air,Air2,iPad Pro 9.7,iPad 12.9inch cases. & & & & 2.Universal tablet case(7/8in,9/10inch). & & & & 3.Smartphone cases(iPhone,samsung,LG,Huawei,Xiaomi,Nokia,Asus,Alcatel,Lenovo etc) & & & & 4.Macbook cases & & & & 5.Samsung,Kindle tablet cases. & & & & 6.Car holders/Car mount.&&& & & & Anyway..we will send you the list which products you are interested from us,hopefully..we can get a chance to work with you.&&& & & & Your earliest reply would be appreciated! & & & & Best regards. & & & & Mark & & & & 附件附上你们的多角度展位图片，和客户合影图片，你的名片。 & & & & 注意：这是第一封邮件，整个大小不能超过1M，最多不能超过2M。因为要保证第一封邮件发送成功，被客户阅读和回复，接下来发的邮件才能继续成功发送和有回复。 & & & & 展会后发第二封邮件： & & & & 目的是提醒客户在展会谈了什么，问了什么，对哪些产品感兴趣，给客户报了哪些价格，让客户产生回忆。 & & & & 标题：April HK Fair-5E16-details we talk & & & & Hello Javier, & & & & I am so glad to meet you&&at the April 11-14 HK Fair! & & & & This is Mark from TTX with 11 years' manufacturing experience in tablet case and phone case factory,our HK booth number is:5E16.&&& & & & If you come to Shenzhen,will you come to visit our factory?we can pick you up in the customs. & & & & Here is the products you are interesting in,hopefully you are still remembering us!&&& & & & 1.Leather Case universal for Amazon Kindle 6 inch and all 6 inch ebooks,it is our special design and you cannot find in other supplier,so catch time to boost your business,please check the picture and quote,the price is $2.9.&&& & & & 2.Universal case with sucker for 7/8 inch is $4.2,9/10 inch $4.8,it is exclusive product.please check the quote.&&& & & & 3.360 rotating Silicone Universal Case for 7/8 is $2.95,9/10 is $3.5.please check the quote.&&& & & & 4.Strongly recommend the best seller universal case with metal clip in Europe,7/8 inch is $4.2,9/10 inch $4.5.please check the quote.&&& & & & 5.Regarding ODM,we are strong with 10 engineers and our own tooling house to do your model.The tooling cost is 2000USD,usually takes 10 days to finish.Just tell us what model you want to do and send us your tablet, artwork or picture,then we can do that fast and deliver your own design case fast. & & & & 6.About leather material,we now use 8 kinds of&&leather most,please check the pictures. & & & & 7.Since you have office in Shenzhen,I would like to invite you to visit our factory when you have time.Hope to see you at our factory soon.&&& & & & Samples are available for you,do you need now?I can arrange fast ,send you fast and you can promote fast. & & & & We have cooperated with Tucano,Skech and Cellularline,so we are sure to meet your requirements and boost your business & & & & Anyway..your earliest reply would be highly appreciated!&&& & & & Best regards. & & & & Mark&&& & & & 附件附上展位图片，客户合影图片，产品图片，产品报价表。 & & & & 第三封邮件： & & & & 邀请客户来看厂详谈，了解情况和更多信息。 & & & & 标题：To 客户名字或者公司名_Welcome to visit our factory_TTX-Mark & & & & Hello James, & & & & Glad to contact you. & & & & Nice meeting you at HK Fair.We are a 12 years' tablet case factory and our booth No. is 5E16.We talked a lot and took photos together at fair,please check the attached file. & & & & We would like to invite you to visit our factory.We are glad to pick you up in the airport or customs.This can help us understand your business,requirments and markets better,thus we can give you quicker responce and more satisfactory service. & & & & Our exclusive strengths are that: & & & & 1. & & & & 2. & & & & 3. & & & & 4. & & & & 5. & & & & Is there anything we can do for you at this stage?We are ready to offer you fast and best support. & & & & Hope to get your swift reply.Thanks & & & & Best regards. & & & & Mark & & & & 附件附上展位图片，合影图片，你的名片，工厂图片，工厂简介，产品目录。 & & & & 第四封邮件： & & & & 目的是问客户从展会回来没，收到邮件没，有没有什么信息需要提供，需要确认，有没有什么事情可以协助和支持的。 & & & & 标题：HK fair-5E16-anything I can help you & & & & Hello Gabrielle, & & & & I am so honored and&&glad to meet and have a plesant talk with you at April HK fair. & & & & This is Mark from TTX with 11 years' manufacturing experience in tablet case and phone case factory,our April 11-14 HK booth number is:5E16. & & & & Do you back from fair?I email you the details you talk and ask at fair and send the information you need,do you see that? & & & & Our products are trusted by Tucano,Skech and Cellularline,we are confident and competent to offer you biggest support and meet your requirements and markets to the fullest.What can I do for you now?&&& & & & Looking forward to your soonest reply.Thanks in advance.&&& & & & Best regards. & & & & Mark&&& & & & 附件附上展位图片，合影图片，你的名片，厂房图片，车间图片，工程师打样图片，工人做事图片，证书，大客户出货图片等。 & & & & 第五封： & & & & 主要是给客户说周末愉快，节日愉快，假期愉快，保持跟进，让客户加深印象，记起你。& & & & 标题：wish you happy weekend/happy summer holidays/good life and smooth work& & & & Hello XX,& & & & Wish you a happy weekend,have a good time. & & & & By the way,with 12 years' manufacturing experience in tablet case,our products are trusted by Tucano and Skech,we are sure to meet your requirments and markets. & & & & Is there any possibility we can support you or any information we can provide?I will be obliged if you could kindly let me know. & & & & Your soonest reply would be appreciated.Thanks. & & & & Best regards. & & & & Mark & & & & 附件展位图片和合影图片。 & & & & 发完这5封邮件，你还可以打国际电话，skype,whatsapp，wechat和客户及时问候，沟通，及时交流。即使是每天的打招呼，每周的周末祝福，坚持下去，客户也会记住你的。主要是加深印象，增加信任，那样才有可能给你下单的。& && && && && && && && && && && && && && &&&
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高级经理, 积分 1640, 距离下一级还需 360 积分
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谢谢分享哈，
金币56 功勋币0 听众数注册时间最后登录在线时间84 小时帖子积分171UID488548
实习生, 积分 171, 距离下一级还需 29 积分
金币56 功勋币0 听众数注册时间最后登录在线时间84 小时帖子
金币1072 功勋币0 居住地安徽省 合肥市 蜀山区 荷叶地街道听众数注册时间最后登录在线时间215 小时帖子积分1167UID495877
高级经理, 积分 1167, 距离下一级还需 833 积分
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