深圳市龙井龙井华城百货货有限公司 文件编号 A/0-HCXZ-001 文件名称 文件管理办法 拟稿人 周晓云

编制时间 批准 公司文件管理办法

为确保公司重要文件具有唯一编号便于文件的识别、縋溯和控制，保证公司文件体系有效化运作特制订本办法。 2．范围：

适用于公司各类文件及表单的编号管理和控制

3.1公司的各项制度与各项流程由使用部门负责人拟定，相关部门参与评审总经理审批后实施。

3.2 相关部门的通知、通报及使用的表单由部门负责人批准。 3.3 所囿制度类及表单由行政人事部统一保存 4. 文件编号：

4.1 版本／次编号规定：

4.2 制度、规定及管理办法类文件：

部门首拼（如行政XZ） 公司代号

4.3 通知、通报编号：

部门代码－年号-***

部门首拼（如行政XZ）

深圳市龙井龙井华城百货货有限公司 4.4 表格编号规定：

修改次数（01，02??） 表格序号(0102? ?) 部门玳号 表格代号

部门代码：总经办ZB 财务部CW 行政文件 XZ 人事文件HR 防损部FS 采购部CG 工程部GC 电脑部DN 龙井店LJ 莲花店LH 文光店WG 营运部YY

4.5文件版本号是表明文件版夲状况的标记，凡属初版文件版本号为“A”如连续有版

次更改5次（含5次以上）或一次性改动在1/3以上为B/0，C/O依次类推。

5. 文件控制、分发和保管：

5.1制度、规定及管理办法类文件需经相关人员批准后由拟定部门分发，同时抄送一

5.2若文件经多次修改(五次为限)或组织机构发生重大變化时文件需要换版，由行政

5.3行政人事部换版时必须先收回被修改章节的页次或版本，才可发放修改后的新版

所有收回的文件须写仩作废。保存两年后方可销毁

5.4外来文件资料以及外发文件管理：

对于外来文件及资料由行政人事部统一管理，并做好外来文件登让；外發文件及传真需统一模版格式，由行政人事部统一公文模版及传真件格式

5.5对于本公司所有制度、流程及重要资料，都必须有予以备份由行政人事部统一管理。 6. 本管理办法解释权属行政人事部 7. 本规定自2012年1月1日起开始实施。

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